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ISO/DIS 15489 in der Abstimmung
Die zur Zeit als Draft International Standard (DIS) vorliegende Norm zur Schaffung eines international gültigen Standards zum Thema Records Management befindet sich in der entscheidenden Abstimmungsphase. Bis zum 24. Januar 2001 sind alle Beteiligten und Betroffenen aufgerufen, ihre Kommentare zum derzeitigen Stand einzureichen. Dieser ist über den Beuth Verlag zu beziehen. Der eigentliche Standard beschreibt dabei die wesentlichen Bestandteile, die das Thema Records Management ausmachen. Der Inhalt deckt u. a. die Themen Policy und Resposibility, Records Management Requierements, Design and Implementation, Records Management Processes and Controls, Storage and Handling, Monitoring and Auditing und Training ab. Parallel zu diesem Dokument wird zur Zeit noch ein Technical Report von der selben Arbeitsgruppe, der ISO/TC 46/SC 11, angefertigt, der weitere Richtlinien enthält. Er soll im Standard allgemein gehaltene Themen, die auch von Staat zu Staat verschieden geregelt sein können, detaillieren. Der Technical Report wird mit derzeit 148 Seiten dabei wesentlich ausführlicher als die eigentliche ISO-Norm (18 Seiten). Die Gliederung des Technical Reports entspricht dem Hauptdokument. Mit diesem Dokument sollen die im Standard beschriebenen Elemente mit länderspezifischen Beispielen gefüllt werden, da der Standard von der DIN selbst als kleinster gemeinsamer Nenner aller beteiligten Länder gewertet wird. Kommentare zur Norm können beim Normenausschuß Bibliotheks- und Dokumentationswesen des DIN eingereicht werden.
Um die ISO/DIS 15489 ist eine teilweise sehr hektische Diskussion entbrannt. Vertreter aus dem herkömmlichen Archivwesen empfinden sie als zu Informationstechnik-lastig; Internet-, eBusiness- und Content-Management-Verfechter empfinden sie als zu sehr von herkömmlichen papierbasierten Vorgaben bestimmt. Die entscheidende Frage ist, ob der zusätzliche Technical Report ausreichend konkret ist, die allgemein gehaltene Norm mit Leben zu erfüllen. Nur wenn sich viele Anbieter entschließen, einen solchen Standard auch als Standardkomponente ihrer Records-Management-Lösungen anzubieten, und andererseits Politik, Verwaltung und Justiz solche Normen als prüfbare, rechtlich anerkannte Grundlage für elektronische Dokumente verankern, kann ein Erfolg sichergestellt werden. Hierbei sind eine Reihe aktueller technologischer und rechtlicher Entwicklungen zu berücksichtigen. Die elektronische Signatur bringt eine neue rechtliche Qualität für Dokumente, die aber auch besondere Anforderungen an Transport, Verarbeitung und Speicherung stellt. Transaktionen auf eCommerce-Webseiten stellen als Kombination verschiedenster Nutz- und Protokoll-Daten eine völlig neue Form von Geschäftsdokumenten dar. Der Dokumentbegriff wird zudem erweitert um MultiMedia-Objekte aus unterschiedlichsten Komponenten. Dynamische Veränderungen an Dokumenten, die z. B. aus Datenbanken mit jeweils anderen Werten gefüttert werden, stellen hohe Anforderungen an die konsistente, gesicherte Dokumentrepräsentation genau eines Geschäftsvorfalles. Diese und andere Probleme der digitalen Welt lassen sich nicht mehr mit herkömmlichen Formen der Dokumentbeschreibung und -ablage lösen; es entstehen Dokumente, die nicht mehr für die physische Repräsentation als Papierausdruck designed sind. Wenn sich einmal die WAP-Technologie mit M-Commerce durchsetzt, werden noch ganz andere Typen von Dokumenten entstehen. Diese neuen Formen von Dokumenten generieren Probleme bei Langzeitarchivierung, Authentifizierung, Integrität, Konsistenz und inhaltlicher Erschließung. Es geht außerdem nicht nur um die Einzeldokumente. Eine weitere wichtige Anforderung, besonders im Umfeld von geschäftlichen Transaktionen und Vorgangsbearbeitung, ist der Umstand, daß ein Dokument für sich allein wenig Aussagekraft hat, sondern erst im Sachzusammenhang mit anderen Dokumenten eine spezifische Bedeutung erlangt. Typisch sind hier Zusammenhänge wie "Angebot - Auftrag - Auftragsbestätigung - Lieferschein - Rechnung" oder "Antrag - Vorlage - Stellungnahme - Entscheidungsvermerk - Bescheid". Ohne den Bezug und Sinnzusammenhang, den Kontext, sind die Dokumente auch bei vollständiger Versorgung mit Metadaten als singuläres Objekt nicht nachweiskräftig genug. Eine neue Norm für die einheitliche Beschreibung von Dokumenten muß sich an den Realitäten sowohl der herkömmlichen Archivierungswelt wie auch der modernen Informations- und Kommunikationstechnologie messen lassen - sonst scheitert sie bereits am altbekannten Medienbruch. Die Vergangenheit hat bereits viele gute ISO-Standards gesehen, die von der technologischen Entwicklung überholt oder von proprietären Interessen großer Anbieter ausgehebelt wurden. Beispiele für gescheiterte Normen im Umfeld Dokumenten-Management sind z.B. die ISO 10166 DFR oder die ISO 8613 ff. ODA. Auch die ISO 8879 SGML beginnt erst jetzt durch HTML und XML ihren Nutzen als Basisdefinition außerhalb einer eher bisher eng begrenzten Nutzungsgemeinschaft zu beweisen. Die ISO 9735 EDIFACT, EDI insgesamt, erfuhr erst durch die sehr konkrete Umsetzung und abgeleitete Entwicklungen wie SWIFT, ODETTE, SINFOS, EDISY und andere eine weitreichende und allgemein anerkannte Verwendung. Die neue ISO/DIS 15489 mit ihrem eher allgemein gehaltenen Charakter kann daher nur ein Rahmen für die zukünftige konkrete Umsetzung in Produkten sein. Die eingangs angesprochene Diskussion ist dabei als sehr nützlich anzusehen, da sie den Standard einer breiteren Öffentlichkeit bekannt macht und die praxisnahe Auseinandersetzung fördert.
Beuth-Verlag
DIN-Gremien

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Zuletzt aktualisiert am: 6.12.2001
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