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WfMC - Perspektiven im Workflow-Management
Einleitung
Workflow-Standards
Workflow-Strategien
Workflow-Integration
Die Herausforderungen durch das Internet
Einleitung
Mit einem Workflow-System können die verschiedenen Arbeitsabläufe in einem Unternehmen unter Berücksichtigung von Ressourcen, Terminen und Kosten definiert, koordiniert, kontrolliert und nachvollzogen werden. Die notwendigen Informationen und Applikationen werden für jeden Teil eines Geschäftsprozesses aufgabenorientiert zur Verfügung gestellt.
Da in Unternehmen oft verschiedene Infrastrukturen an unterschiedlichen Standorten oder - auch nicht unüblich - in verschiedenen Abteilungen bestehen, müssen unterschiedliche Betriebssysteme und Plattformen in verteilten, unternehmensweiten Workflow-Lösungen übergreifend verwaltet werden. Ebenso bestehen heute Anforderungen hinsichtlich der Anbindung verschiedener Workflow-Engines auch unterschiedlicher Hersteller.
Diese Forderungen lassen sich nur mit standardisierten Schnittstellen erfüllen. Durch die Nutzung von Standards können neue Applikationsinseln vermieden und auch bestehende Anwendungen, wie z.B. Office-Produkte, kaufmännische Anwendungen oder Dokumenten-Management, in Geschäftsprozesse einbezogen oder aus diesen Anwendungen Prozesse initiiert werden. Entsprechende Standards erleichtern zudem spätere Migrationen.
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Workflow-Standards
Das primäre Standardisierungsgremium im Workflow-Bereich ist die 1993 gegründete Workflow Management Coalition (WfMC), der mittlerweile über 200 Software- und Beratungsfirmen angehören. Seit Anfang diesen Jahres ist die WfMC - ebenso wie schon die Document Management Alliance (DMA) und die ODMA-Gruppe (Open Document Management API) - unter dem Dach der AIIM (Association for Information and Image Management International) organisiert.
Workflow Management Coalition (WfMC)
Die WfMC hat fünf verschiedene Schnittstellen zur Interoperabilität verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten in unterschiedlichen Umgebungen beschrieben, die sukzessive von den Mitgliedern definiert und in Produkte umgesetzt werden:

Interface 1 - Prozeßdefinition (Erzeugen, Anzeigen, Ändern und Löschen von Workflow-Definitionen)
Interface 2 - Workflow-Client-Applikationen (Workflow Application Programming Interface (WAPI) zur Anbindung von Workflow-Client-Applikationen)
Interface 3 - Eingebundene Anwendungen (Workflow aus Anwendungen heraus, Aufruf von Anwendungen innerhalb eines Workflows, direkte Integration von Workflow in Anwendungen)
Interface 4 - Interoperabilität verschiedener Workflow-Engines (Selektion, Initiierung und Ausführung von Prozessen auf anderen Workflow-Engines; konkrete Definition für Nachrichtenformate und -typen verfügbar, um Internet E-Mail mit MIME-Encoding als Transportmechanismus zu realisieren)
Interface 5 - Workflow-Administration und Monitoring (Spezifikation für Audit-Daten, Kontrolle der Prozeßausführung, Datenbasis für die Analyse von Geschäftsprozessen)


Standardisierungsbedarf besteht gegenwärtig insbesondere für einen übergreifenden Zugriff auf Workflow-Engines verschiedener Hersteller (Interface 4) sowie auch hinsichtlich der Verfügbarkeit einer Web-Schnittstelle als Teil des Interface 2.
Da sich die WfMC durch ihre Umorganisation unter dem Dach der AIIM und die kontinuierlich wachsende Anzahl der aktiven Mitglieder in letzter Zeit vorrangig auf organisatorische Aufgaben konzentriert und die Umsetzung der Interfaces etwas vernachlässigt hat, haben sich neue Gremien gebildet, um eine Standardisierung nach eigenen Vorstellungen voranzutreiben.
JointFlow
Das JFlow-Modell ist der Internet-Workflow-Ansatz der Object Management Group (OMG), die wiederum die Standardisierung der CORBA-Middleware betreut, welche im Gegensatz zu Microsofts COM+ steht. JFlow basiert auf IIOP und der Verwendung von Java-Beans. Dieses Internetprotokoll bereitet Probleme in Verbindung mit Firewalls, die zur Zeit noch nicht gelöst worden sind, da das Modell noch nicht vollständig definiert worden ist.
Simple Workflow Access Protocol (SWAP)
Auch SWAP ist ein Standard für Workflow im Internet. SWAP orientiert sich wiederum an dem JFlow-Modell. Da SWAP auf HTTP und XML basiert, sind eine einfache Implementierung, Erweiterbarkeit und eine Plattformunabhängigkeit gewährleistet.
Damit sich kein neuer eigener Standard entwickelt, haben sich die WfMC und das JFlow-Gremium sowie die SWAP-Initiative dazu entschlossen, ihre Entwicklungen zu synchronisieren. Nach einer Aussage von Herrn Dr. Raetzsch , Vice Chairman der WfMC, wird sich die WfMC künftig in erster Linie mit der Koordination der verschiedenen, teilweise eigenständigen Bestrebungen und der Interessen der zahlreichen Mitglieder sowie mit dem Abgleich neuer Definitionen mit den ursprünglichen Zielen der WfMC beschäftigen.
In wie weit sich andere unabhängige Organisationen von einem Gremium wie der WfMC lenken und beeinflussen lassen und ob die WfMC hier den Überblick behalten kann, da sie sich demnächst mit einer Vielzahl von Organisationen abstimmen muß, bleibt abzuwarten.
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Workflow-Strategien
Abhängig von der Unternehmensgröße, den vorhandenen Anwendungen und Technologien, den Geschäftsprozessen u.a. bieten sich für Unternehmen verschiedene Workflow-Ansätze an.
Ad-hoc Workflow
Einfache Ad-hoc Workflow-Funktionalitäten können auch für kleinere Unternehmen äußerst interessant sein. Mit solchen Funktionen lassen sich z.B. sämtliche Postein und -ausgänge sowie die Weiterleitung von Informationen und Dokumenten nachvollziehen, steuern und kontrollieren. Die Firma Megasys bietet beispielsweise mit ihrer Produktlinie OfficeWare eine einfach adaptierbare Integrationsplattform mit Ad-hoc Workflow-Funktionalitäten für Office-Anwendungen an. Ähnliche Lösungen auf der Basis von Exchange sind z.B. von Eastman verfügbar.
Production Workflow
Traditioneller Production Workflow unterstützt strukturierte und zeitkritische, transaktionsorientierte Prozesse, die in großer Zahl bearbeitet werden und vorhersehbar sind. Klassische Beispiele sind Kreditanwendungen in Banken, Schadensabwicklung in Versicherungen oder das Rechnungswesen.
Collaborative Workflow
Im Unterschied zu Production Workflow, bei dem das System die Prozesse aktiv steuert, ist Collaborative Workflow in der Regel als Pull-System konzipiert. Hier greift der Benutzer aktiv auf einen gemeinsamen Informationsbestand oder Arbeitsvorrat zu und stellt die Ergebnisse aktiv in den Datenpool zurück. Collaborative Workflow wird teilweise auch als Synonym für Groupware gebraucht. Mit Collaborative Workflow können Informationen aber im allgemeinen besser strukturiert, und das Routing kann besser kontrolliert werden. Collaborative Workflow-Tools sind ”Knowledge Worker”-orientiert. Typische Funktionen sind Joint Editing oder elektronische Konferenzen. Ein Anwendungsbeispiel ist die Erstellung von Prospekten oder Werbekampagnen.
E-Forms basierter Workflow
Bei E-Forms basierten Workflow werden Prozesse über elektronische Formulare gesteuert. Die Fomulare können für einfache Abläufe, wie z.B. Reisekostenabrechnungen, vorgefertigt sein oder individuell angepaßt werden. Formulare haben den Vorteil, daß genau vorbestimmt werden kann, wo auf welchem Formular welche Informationen zu finden sind. Dadurch lassen sich Arbeitsabläufe automatisch initiieren und enthaltene Informationen entsprechend weiterleiten. Durch die Möglichkeit, elektronische Formulare alten papierbasierten Fomularen optisch anzupassen oder papierbasierte Formulare mittels OCR/ICR in Prozesse einzubeziehen, wird eine Verbindung zwischen elektronischer Welt und Papierformularen geschaffen.
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Workflow-Integration
Workflow-Funktionalitäten können sowohl Client-seitig (”Enabling” von Anwendungen für den Zugriff auf Workflow-Services) als auch Server-seitig durch die Nutzung spezialisierter Workflow-Engines in vorhandene Lösungen integriert werden.
Workflow-Engines
Workflow-Hersteller wie z.B. Staffware bieten neben eigenständigen Workflow-Lösungen auch reine Workflow-Engines und Toolboxen zur Integration in Business Applikationen an.
Kommerzielle Anwendungen umfassen heute oft interne Workflow-Engines, wie beispielsweise SAP R/3 mit Workflow Wizard, so daß keine eigenständigen Workflow-Produkte in diesem Umfeld mehr erforderlich sind. Im Vergleich zu herkömmlichen Anwendungen ergeben sich dadurch bessere Möglichkeiten für eine Steuerung und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsabläufen sowie eine gezielte Weiterleitung von Vorgängen und Dokumenten. Ein Zugriff durch andere Anwendungen auf diese Prozesse ist auf diese Weise allerdings nicht möglich.
Groupware und Workflow
Aufgrund der zunehmenden Verbreitung von Lotus Notes und Microsoft Exchange wird eine Workflow-Integration in diesem Umfeld immer bedeutender. Viele Hersteller wie z.B. CSE, Eastman Software, OneStone oder Staffware bieten daher unter der Oberfläche von Exchange und/oder Lotus Notes oder Domino integrierte Workflow-Funktionalitäten an.
Ein Beispiel für die Nutzung von Microsoft Exchange als Unternehmensplattform ist die mit einem Archiv- und einem Workflow-Produkt kombinierte Gesamtlösung der IVG Holding AG. Die IVG hat vielfältige, teilweise bereichsübergreifende Aufgaben in den Bereichen Immobilien, Service und Logistik zu lösen. Das System multiDESK Workflow der Firma DIaLOGIKa übernimmt hier die entscheidende Aufgabe der Integration und steuert die Kommunikation sämtlicher Anwendungen der IVG. Microsoft Exchange/Outlook dient in erster Linie als einheitliches Frontend für den Benutzer und ermöglicht eine einheitliche Ablagestruktur. Das Archivsystem HYPARCHIV der Firma ACS unterstützt Exchange, indem es die speicherintensiven Dokumente verwaltet. Außerdem übernimmt das Archivsystem Aufgaben wie die revisionssichere, langfristige Archivierung u.a. In einer Folgestufe des IVG-Projektes sollen auch entfernte Arbeitsplätze über das Internet in die Abläufe eingebunden werden.
Offene Ansätze
Bei vielen Herstellern gehört Workflow zu den Bestandteilen einer Produktsuite, z.B. Visual WorkFlo in der Panagon Suite für integriertes Dokumenten-Management von FileNET. Nachteil solcher Lösungen ist oft eine eingeschränkte Integrationsmöglichkeit mit Komponenten anderer Hersteller.
Zu den Voraussetzungen für eine größtmögliche Flexibilität bei der Implementierung von Workflow-Lösungen gehören offene, standardisierte Schnittstellen. Als Beispiel sei hier CSE WorkFlow genannt. CSE WorkFlow ermöglicht die Einbindung verschiedener Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme, unterstützt sowohl Ad-hoc als auch Production Workflow und präsentiert sich für den Benutzer unter alternativen Oberflächen wie dem eigenen CSE WorkDesk, MS Exchange/Outlook oder einem Browser. Eine Nutzung von Lotus Notes wurde durch die Partnerfirma EDVG realisiert. Prozesse lassen sich während der Laufzeit verändern und mitsamt ihrer Historie und den Prozeßversionen in einem Dokumenten-Management-System archivieren.
Infolge einer zunehmenden Standardisierung und Offenlegung von Schnittstellen und Formaten und dadurch verbesserten Integrationsmöglichkeiten verfolgen zur Zeit auch neue junge Unternehmen wie z.B. Novasoft reine Workflow-Ansätze, die sich nahtlos in die bestehenden Strukturen einfügen lassen sollen.
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Die Herausforderungen durch das Internet
Das Internet besticht durch seine Orts-, Zeit- und Plattformunabhängigkeit und hat auch zu entscheidenden technologischen Innovationen im Workflow geführt. Alle großen Workflow-Hersteller wie CSE, FileNet oder Staffware bieten Internet-Funktionalitäten an, um z.B. auch Dritte an Workflow-Prozessen zu beteiligen oder zumindest auf Daten und Dokumente aus Workflows zugreifen zu lassen. Auch wenn viele Fragen hinsichtlich Workflow im Internet noch offen sind, müssen heutige Workflow-Lösungen zumindest um verschiedene Internet-Funktionalitäten erweiterbar sein.
Elektronische Formulare zur Initiierung von Workflows
Sollen Workflows nur initiiert werden, ist in der Regel ein elektronisches Formular ausreichend. Mittels des Formulars können die für die Initialisierung und Abarbeitung notwendigen Daten von jedem Standard-Browser aus erfaßt werden. Die ausgefüllten Formulare, die ein Unternehmen über das Internet erreichen, können direkt in das Workflow-System eines Unternehmens übernommen und entsprechend weitergeleitet werden, um z.B. einen Bestell-, Reklamations- oder Schadensregulierungsprozeß zu starten.
Zugriff auf Daten und Dokumente
Mit ähnlich einfachen Mitteln läßt sich auch in laufende Arbeitsprozesse Einblick nehmen. Hierfür werden dem Anwender nur Status- und Bearbeitungsdaten sowie einzelne Dokumente bereitgestellt. Er befindet sich dabei nicht in der eigentlichen Workflow-Umgebung und kann zur Anzeige der Dokumente herkömmliche Browser nutzen. Dieses Verfahren bietet sich an, wenn man Dritten die Möglichkeit geben möchte, elektronisch nachzufragen, wie weit z.B. eine Antragsbearbeitung gediehen ist. Es ist nicht nur ein guter Kundenservice, wenn ein Kunde wie bei dem Dienstleister UPS jederzeit via Internet nachvollziehen kann, wo sich sein Paket gerade befindet, sondern gegenüber der herkömmlichen Beantwortung von Rückfragen gleichzeitig auch eine erhebliche Reduzierung des Aufwands.
Teilnahme an Workflows
Mit Hilfe von Applet-Technologien ist es möglich, jeden Browser ”on Demand” in einen vollständigen Workflow-Client ohne zusätzliche proprietäre Workflow-Software zu transformieren. Auf diese Weise läßt sich so manche Nutzerlizenz einsparen. Der Anwender benötigt nur die Browser-Software und einen Autorisierungsschlüssel und kann beispielsweise Teil-Workflows dezentral in Heimarbeit abarbeiten und die Ergebnisse mit Internet-Mitteln an zentrale Prozesse zurückgeben.
Zur Zeit ist Internet-Workflow allerdings in erster Linie als Ergänzung und weniger als Ersatz von Workflow-Lösungen auf Basis herkömmlicher Client/Server-Technologien geeignet. Dies liegt insbesondere an einer unzureichenden Performance bei der Übermittlung speicherintensiver Dokumente oder z.B. kompletter Kundenakten mit Internet-Mitteln. Bei jedem Arbeitsschritt müssen die zu verarbeitenden Daten zudem über das Netz an den entsprechenden Web-Server gesendet und wieder an den Web-Client zurückgeschickt werden.
Aufwendig gestaltet sich auch die Applet-Programmierung, wenn nicht bekannt ist, mit welchem Browser kommuniziert werden muß. In diesem Fall müssen Internetbasierte Workflow-Lösungen sowohl Microsofts Internet Explorer als auch Netscape in verschiedenen Versionen unterstützen. Ebenso ist die Definition von Applet-Schnittstellen äußerst komplex, wenn Dokumente nicht nur angezeigt, sondern z.B. auch mit einer Textverarbeitung bearbeitet und anschließend in den laufenden Prozeß wieder eingegliedert werden sollen.
Sollen dagegen Vorgänge über das Intra-/Internet nur initiiert oder Status- und Bearbeitungsdaten nur angezeigt werden, ist eine HTML-basierte Umsetzung und die Unterstützung von E-Forms gut geeignet, da in beiden Fällen das Datenvolumen, das über das Netz geschickt werden muß, relativ gering ist.

© CopyRight PROJECT CONSULT 2001, Autorenrechte Felix v. Bredow, Ulrich Kampffmeyer
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Zuletzt aktualisiert am: 6.12.2001
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