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GK:
| | Rechtliche Fragen zur optischen Archivierung werden derzeit häufig gestellt. Herr Dr. Kampffmeyer, Sie sind Vorsitzender des VOI, der kürzlich eine Initiative zur rechtlichen Anerkennung digitaler optischer Speicher gestartet hat:
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Kff:
| | Die rechtliche Anerkung der Archivierung von Dokumenten und Geschäftsdaten auf optischen Speichern ist nur ein Aspekt der VOI-Rechtsinitiative. Der Einstieg in rechtlich abgesicherte Dokumenten-Management-Systeme muß viel früher erfolgen. Die Rechtsinitiative setzt daher bereits beim „digitalen“ Dokument und beim Dokumentenaustausch an.
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GK:
| | Was ist eigentlich unter einem digitalen Dokument zu verstehen ?
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Kff:
| | Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, der die VOI Initiative berät, hat zu diesem Thema ein ganzes Buch geschrieben. Lassen Sie mich die wesentlichen Punkte herausgreifen. Der Dokumenten-Begriff geht im europäischen Recht von einer verkörperten Form aus, d.h. das tradtionelle unterschriebene Papierdokument. Dokumente in EDV-Systemen tragen keine handschriftliche Unterschrift, sie können jederzeit verändert werden und in einem Streitfall ist der Originalitäts charakter umstritten.
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GK:
| | Wie sieht denn die Rechtssituation für digitale Dokumente in Deutschland aus ?
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Kff:
| | Gesetze brauchen ihre Zeit und viele der Regelungen die heute existieren, nehmen auf die Möglichkeiten der modernen Informationsbearbeitung keinen Bezug. Im Falle eine Zivilprozesses kann der Richter frei entscheiden, ob er einen Ausdruck aus einem DV-System als Beweis anerkennt oder nicht - ungeachtet ob es Daten oder gescannte Faksimiles sind. Hier spielt die Qualität des Dokumentes eine Rolle, d.h. wie wurde sichergestellt, daß das Dokument unverändert das Original darstellt.
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GK:
| | Papier läßt sich doch mindest genausogut fälschen wie eine Datei.
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Kff:
| | Das ist richtig, nur gibt es eingeführte Verfahren, Papierdokumente zu prüfen. Solche Verfahren existieren für digitale Dokumente noch nicht. Im Prinzip ist der gesamte Prozess, wie ein Dokument entsteht, wie es versendet und wie es unveränderlich archiviert wurde, zu dokumentieren. Dies geschieht in einer Verfahrensbeschreibung, die von unabhängigen Dritten erstellt oder begutachtet wird.
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GK:
| | Gibt es den Regeln und Richtlinien für solche Verfahrensbeschreibungen ?
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Kff:
| | In der GOS und besonders in den neuen GOBs, den Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung, sind sind Grundparameter für Verfahrensbeschreibungen aufgeführt. Damit ist die elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten auf digitalen optischen Speichern ebenso möglich wie auf Mikrofilm und Papier. Der VOI Verband optische Informationssysteme hat eine Vorgabe für Verfahrensbeschreibungen und Grundsätze für die digitale optische Archivierung herausgegeben. Mein Unternehmen, PROJECT CONSULT, berät, erstellt und prüft Verfahrensbeschreibungen.
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GK:
| | Wenn das Verfahren der Entstehung und Archivierung so abgesichert werden kann, was passiert denn mir den Dokumenten, wenn ich Sie über Netzwerke versende?
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Kff:
| | Sie sprechen ein sehr kritisches Thema an: Dokumente werden heute über öffentliche Netze ausgetauscht, können kooperativ von mehreren Bearbeitern erstellt werden und sollen in Zukunft die Heimarbeit in „virtuellen Unternehmen“ ermöglichen. Für den reinen Datenaustausch ist die Frage der Standards durch die ISO Norm zu EDI abgedeckt. Unternehmen oder ganze Branchen schließen Verträge zum Austausch von Bestell-, Auftrags- und Abwicklungsdaten ab. Im öffentlichen Austausch von Dokumenten, also weniger strukturierten Informationen, fehlen solche Regelungen und sind auch kaum realistisch, da der Absender seinen Empfänger kaum kennt. Hier ist eine internationale Standardisierung von Dokumenten und eine Absicherung des Dokumentenaustauschs notwendig.
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GK:
| | Wie ist dies möglich, wenn Sie selbst einschränken, daß ein Verfahren wie EDI für den offenen Austausch nicht angewendet werden kann ?
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Kff:
| | Dokumente selbst müssen intelligent gemacht werden. Sie müssen Zugriffsberechtigungen, Merkmale gegen Veränderbarkeit, elektronische Unterschriften zur Authorisierung und Identifizierung des Absenders und ähnliche Eigenschaften mit sich tragen. Zur elektronischen Unterschrift existiert z.B. ein Entwurf der Bundesnotarkammer. Das Problem liegt jedoch im wirklich offen, internationalen Dokumentenaustausch. Hier müssen Protokolle abgesichert, Dokumente gegebenenfalls kryptografisch verschlüsselt werden. Die Industrie arbeitet mit Hochdruck an den Themen, was fehlt sind Vorgaben von Normungsgremien und Gesetzgebern.
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GK:
| | Normung und Standardisierung dauern lange. Ist es nicht vielmehr so, daß große Anbieter wie Microsoft oder IBM die Standards bestimmen ?
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Kff:
| | Dies ist richtig. Jedoch gibt es auch erste Erfolge seitens der Gesetzgebung. So hat z.B. der Bundesstaat Utah in den USA eine Gesetz zur elektronischen Unterschrift bereits herausgebracht. Anbieter wie Microsoft haben sich mit Banken und Kreditkartenunternehmen zusammengeschlossen, um Standards für finanzielle Transaktionen in öffentlichen Netzen zu schaffen. Eine Definition von abgesicherten, in sich geschlossenen Dokumenten fehlt jedoch noch. Der enorme Anstieg der Nutzung von InterNet und World Wide Web wird diese Entwicklung jedoch schnell voranbringen.
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GK:
| | Sie erwähnten, daß der VOI in diesem Gebiet aktiv ist. Worum handelt es sich beim VOI ?
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Kff:
| | Der VOI Verband Optische Informationssysteme ist der Fachverband der Anbieter und Hersteller von Dokumenten-Management-Lösungen. In ihm sind über 90 Beratungs-, Vertriebs-, Systemhaus- und Softwareherstellerunternehmen der Branche zusammengeschlossen. Der VOI hat die Rechtsinitive zur Anerkennung der digitalen optischen Archivierung, also z.B. auf nur einmal beschreibbaren WORM-Speichern, und eines sicheren Dokumentenaustausches gestartet, um dem Anwender mehr Sicherheit beim Einsatz solcher Systeme zu geben und zum zweiten klare Vorgaben und Regelungen seitens der Normierungsgremien und des Gesetzgebers zu erhalten.
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GK:
| | Wie kann sich denn der Laie über all diese Randbedingungen und geeignete Produkte informieren:
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Kff:
| | Zum einen gibt der VOI Informationsmaterial heraus. Besonders empfehlen möchte ich den Besuch des dritten Tages des DMS`96-Kongresses in Stuttgart vom 10.9. bis 14.9.1996. Dieser Tag beschäftigt sich speziell mit den Rechtsfragen des Dokumentenaustauschs, des digitalen Dokuments und der revisionsischeren Archivierung. Dort werden anerkannte Sprecher der Bundesnotarkammer, der Bundesdatenschützers und Rechtsanwälte zu diesen Themen Stellung beziehen. Der VOI ist übrigens Ausrichter dieses Kongresses und der begleitenden Ausstellung.
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GK:
| | Vielen Dank. Sicher kann man auch bei Ihnen weitere Informationen zu diesem Thema erhalten ?
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Kff:
| | Selbstverständlich.
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