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SAP-Archivierung - eine eigenständige Disziplin ?
SAP-Archivierung als eigenständiges Marktsegment
Die SAP Archivelink-Schnittstelle

von Dr. Ulrich Kampffmeyer
(Stand Herbst 2000)
Profil_Kampffmeyer
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SAP-Archivierung als eigenständiges Marktsegment
SAP hat sich mit seinem R/3-System zum Marktführer bei ERP-Lösungen aufgeschwungen. Die Jahr-2000-Umstellung war nicht der einzige Motor für den weltweiten Erfolg, sondern eher das geschlossene Gesamtkonzept, daß kaufmännische Lösungen beliebiger Couleur aus einer Hand erlaubt. Nicht zuletzt hat die Strategie, den größten Teil des Geschäftes durch Integratoren und Systemberater bei der individuellen Einrichtung und Anpassung durchzuführen, zu einer starken Unterstützung durch die führenden Systemhäuser geführt. Standardschnittstellen zu Subsystemen gibt es jedoch wenige. Eine hiervon ist Archive-Link, die Schnittstelle zum Anschluß der elektronischen Archivierung. SAP hat den Bereich Archivierung - im Gegensatz zur inzwischen integrierten Workflow- und Dokumenten-Management-Funktionalität - deutlich ausgegrenzt und damit einen großen Markt für die Archivsystemanbieter geschaffen. Jedes SAP-System produziert während seines Einsatzes so viele Daten und Dokumente, daß eigentlich für den Anwender keine Chance besteht, ohne ein Archivsystem langfristig auszukommen.
Architekturen von Archiv- und DMS-Lösungen im SAP-Umfeld
Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene Möglichkeiten der kopmbination von Archiv- und Dokumentenmanagementlösungen mit SAP unterscheiden:
Archiv als hierarchisches Speichermanagement
Archiv mit zusätzlichen eigenen Clienten
Dokumentenmanagement- und Archiv als einheitliche Middleware
Variante A: HSM - hierarchisches Speichermanagement
Die typische Archivanwendung für SAP ist eigentlich der Anschluß eines nachgeordneten Archivdienstes, der vollständig von SAP R/3 selbst verwaltet wird. Diese Art von Archiven ist daher dem hierarchischem Speichermanagement zuzuordnen. Daten aus SAP werden in das Archiv ausgelagert. Die Speicherform sind SAP-Formate (s.u.). Für den Anschluß ist in der Regel die ArchiveLink-Schnittstelle ohne Erweiterungen ausreichend. Als Client wird die SAP-GUI genutzt. Da ausschließlich SAP-Formate im Archiv vorliegen, ist die Darstellung ohne zusätzliche Viewer möglich. Das Archivsystem hat im Prinzip keine eigene Index-Verwaltung, sondern stellt dem SAP-System intern die benötigten Daten und Dokumente transparent für den Anwender zur Verfügung. SAP ist hier das führende System. Ein Zugriff auf gespeicherte Daten und Dokumente mit anderen Anwendungen ist nicht möglich. Die Funktionalität des Archivsystems beschränkt sich auf die Verwaltung der Speicher. Das Scannen von Dokumenten wird ebenfalls durch die ArchiveLink-Schnittstelle abgedeckt. Die gescannten Dokumente werden anschließend der Verwaltung durch SAP zugeführt.
Diese Variante läßt sich sehr einfach und kostengünstig einführen, war aber bisher ausschließlich auf die Nutzung durch SAP beschränkt.
Variante B: Archiv mit eigenen Clienten
Nahezu alle ArchiveLink-zertifizierten Archivsystemanbieter bieten über die reine HSM-Lösung hinaus Systeme an, die über eine eigene Index-Datenbank und eigene Clienten verfügen. Bei diesen Lösungen besteht die Möglichkeit im Bereich des Scannens eigenständige und von SAP-unabhängige Hochleistungssysteme einzusetzen. Durch die Index-Datenbank des Archivsystems ist die Identifizierung der erfaßten Dokumente möglich. In einem Batch-Arbeitsgang werden dann die notwendigen Verbindungen und Index-Ergänzungen zu Stamm- und Bewegungsdaten des SAP-Systems vorgenommen. Hierdurch werden die erfaßten Dokumente auch dem SAP-System bekannt und können ebenfalls über SAP recherchiert und angezeigt werden. Für diese Art der Anbindung ist in der Regel eine Ergänzung der ArchiveLink-Schnittstelle erforderlich, um die notwendigen Index- und Statusmerkmale zwischen Archivsystem und SAP-Anwendung auszutauschen. Hierfür werden spezielle ABAP-Module verwendet, die auf den Anwendungsfall zugeschnitten sind.
Ein wesentlicher Vorteil dieser Architektur ist, daß Dokumente auch unabhängig von SAP recherchiert, angezeigt, indiziert, weitergeleitet und Qualitätssicherungsprozessen zur Verfügung gestellt werden können. Hierfür ist nicht die SAP-GUI erforderlich. Auch andere Lösungen können auf die Index-Datenbank zugreifen und die gespeicherten Dokumente nutzen.
Variante C: Dokumentenmanagement- und Archiv als einheitliche Middleware
Dieser Ansatz ist eine konsequente Weiterentwicklung der Variante B. SAP ist hierbei nur eines von mehreren Systemen, daß Daten und Dokumente an das Archiv abgibt und dort wieder abruft. Durch Konverter werden neutrale Speicherformate erzeugt, die von allen Systemen genutzt werden können. Dies erfordert eine Wandlung von Daten und Dokumenten aus SAP in beide Richtungen. Die Lösung ist mit beliebigen Anwendungen nutzbar, da sie über eine eigenständige Index-Datenbank und vollständige Verwaltungsfunktionalität verfügt. Sie ist überall dort von Vorteil, wo heterogene Lösungen z.B. mit Notes oder Exchange als Groupware, Fachanwendungen auf dem Host oder andere Lösungen im Einsatz sind. Für SAP ist hier eine bidirektionale Kommunikation aufzubauen, die Dokumenten-ID`S sowie Attribute und Statusmerkmale an SAP übergibt. Hierfür wird in der Regel ebenfalls ABAP-Programmierung eingesetzt. In SAP selbst müssen nur noch die Dokumenten-ID`s des Archivsystems verwaltet werden. Andere archivspezifische Merkmale brauchen nicht mehr in SAP gehalten werden.
Diese Form der Archivierung bietet darüber hinaus die Möglichkeit, ein dynamisches Dokumentenmanagement zwischen dem Langzeitarchiv und die Anwendungen zu legen. Das DMS ergänzt die Funktionalität um Funktionen, die im Office-, Groupware- und Workflow-Umfeld benötigt werden, wie z.B. Verteilerkreise, Checkin/Checkout, Versionsmanagement, Renditionmanagement und andere. Sie unterstützt ferner die Migrationssicherheit bei Systemwechseln oder –erweiterungen. Unterhalb der Middleware können Archivsystemkomponenten unterschiedlichen Alters und verschiedener Hersteller genutzt werden.
Variante C ist damit die variabelste Lösung. Sie ist aber zugleich die am aufwendigsten einzuführende und zu pflegene Lösung.
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Die SAP Archivelink-Schnittstelle
Das entscheidende Bindeglied zwischen Archiv und SAP ist die standardisierte ArchiveLink-Schnittstelle. Die SAP Archivelink-Schnittstelle liegt heute in der Version 4.5 vor. Archivsystemanbieter müssen ihre Systeme und Software einem aufwendigen Zertifizierungsverfahren bei SAP unterziehen, daß die vollständige Unterstützung der SAP-Spezifikationen und eine sichere Kommunikation sicherstellt. Derzeit sind ca. 20 Anbieter mit ihren Lösungen seitens SAP zertifiziert. Die ArchiveLink-Schnittstelle hat damit den Stellenwert eines internationalen Industrie-Standards erreicht.
Die ArchiveLink-Schnittstelle ist für alle R/3-SAP-Anwendungen einheitlich verfügbar. Die Schnittstelle ist derzeit verfügbar für die Module FI, CO, SD, SAPoffice, HR, MM/PS und PP sowie mit Anpassungen für andere Module wie DVS. Für R/2-Anwendungen sind individuelle Schnittstellen von Systemintegratoren erforderlich. Als Plattformen werden verschiedene Unix-Derivate und Windows NT unterstützt.

Verzeichnis der zertifizerten Archivsystemanbieter mit Archivlink-Schnittstelle:
SAP certified

Dokument- und Speicherformate
SAP unterstützt eine Reihe eigener Formate für die Archivierung. Diese werden über die Archive-Link-Schnittstelle an das angeschlossene Archivsystem übergeben. Die wichtigsten Typen sind:
TIFF
Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression nach CCITT/4 abgelegt. Spezielle TIF-Formate oder die Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header werden nicht unterstützt. Dieses Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. Dieses Format kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden.
OTF
Das OTF ist ein eigenständiges SAP-Format für Output, der von der SAP-Anwendung erzeugt wird. Hierzu gehören Einzeldokumente wie Briefe, Begleitscheine etc. sowie mit SAPoffice erstellte Dokumente. Soll dieses Format von anderen Clienten als der SAP-GUI angezeigt werden, sind spezielle Viewer erforderlich. Anstelle des proprietären SAP-Formates kann inzwischen auch die Ausgabe als PDF-Datei gewählt werden.
ALF
Dieses Format ist speziell für Sammelausgabe von Daten in Form von Listen, Journalen, Konten etc. eingerichtet. Hierbei handelt es sich um die traditionelle COLD-Archivierung. Soll dieses Format von anderen Clienten als der SAP-GUI angezeigt werden, sind spezielle Viewer erforderlich. Von Drittanbietern gibt es inzwischen auch Konverter, die das ALF in andere Formate wie z.B. AFP wandeln können.
REO
Reorg-Dateien sind SAP-interne Datenbanktabellen, die für Auslagerungszwecke an das Archiv übergeben werden. Die Nutzung und Verarbeitung dieser Dateien ist nur durch das SAP-System selbst möglich. Ziel der Auslagerung ist die Entlastung der operativen SAP-Anwednung von historischen Daten, die sehr umfangreich sein können.
Über Archive-Link können außer den von SAP selbst erzeugte Daten- und Dokumentenformaten als auch extern eingebrachte – wie z.B. digitaler Fax-Eingang und Scannen – verarbeitet werden. Für SAP-fremde Dokumente Formate gibt es drei Ansätze:
Einbindung spezieller Archivlösungen entsprechend Variante B oder C, bei der die extern gehaltenen Dokumente referenziert werden. Hier können Performance-, Speicher- und Redendundaz-Probleme auftreten, die individuell für jedes angeschlossene System gelöst werden müssen.
Der SAP-Office-Ansatz erlaubt auch die Integration von Dokumenten, die mit anderen Office-Produkten wie Microsoft WinWord, Excel oder anderen erzeugt worden sind. Hier erfolgt die Einbindung über OLE, DDE oder .EXE-Aufruf.
Für technische Dokumente wie großformatige Zeichnungen oder CAD-Dateien ist eine Kombination mit dem DVS-Modul gegeben. Diese erlaubt auch die Abbildung strukturierter Zusammenhänge und die Kombination mit anderen SAP-Daten.
Typische Prozesse der Systemnutzung
Im Umfeld der SAP-Archivierung gibt es eine Reihe von typischen Anwendungsszenarien. Es wird hier unterschieden zwischen
Spätes Archivieren
Hierbei wird erst nach Abschluß der Bearbeitung das Schriftgut gescannt und zu den SAP-Daten hinzugefügt. Der Nutzen dieser Archivierungsform, die die geringsten Anpassungen an bestehende Arbeitsabläufe mit der herkömmlichen Papierbearbeitung erfordert, ist umstritten. Die Nutzung des Archives beschränkt sich hier weitgehend auf Anfragen zu bereits abgeschlossenen Vorgängen.
Gleichzeitiges Archivieren
Die Erfassung von gescanntem Schriftgut erfolgt parallel zur Bearbeitung des Vorgangs in SAP. Hierdurch wird eine direkte Zuordnung und auch eine sichere Indizierung gewährleistet. Das Papier steht während der Bearbeitung noch zur Verfügung.
Frühes Archivieren
Beim frühen Erfassen von Schriftgut ergibt sich die Möglichkeit, durch Workflow die Dokumente sofort an den richtigen Arbeitsplatz zu verteilen. Die Bearbeitung erfolgt ohne Papier am Bildschirm. Das Routing ermöglicht auch die Hinterlegung von Verteilerkreisen um Abwesenheit oder unterschiedliche Zuständigkeiten abzubilden. Mittels Barcode und/oder OCR läßt sich dieser Prozess der Posterfassung und –verteilung bei entsprechender organisatorischer Vorbereitung sogar weitgehend automatisieren.
Obwohl diese Verfahren auch mit anderen Dokumentenmanagement- und Archivsystemen realisiert werden, sind die Begriffe „Frühes Erfassen“, „Paralleles Erfassen“ und „Spätes Erfassen“ heute sehr eng mit SAP und Archive-Link assoziiert.
Client-/Server-, Internet- und Remote-Nutzbarkeit
Das Architektur-Konzept für SAP-Archivlösungen orientiert sich am dreistufigen Client-Server-Modell. Wesentliche Komponenten sind:
R/3-Datenbank-Server
R/3-Application-Server (mehrere möglich)
R/3-Presentation-Server (PC-basierte Clienten mit SAP-GUI)
Diese Komponenten werden für die Archivierung ergänzt um:
Archiv-Server für Ansteuerung der Speichersubsysteme, Caching und Verwaltung
Gegebenenfalls Archivsystem-spezfische Applikationsserver
Gegebenenfalls Archivsystem-spezifische Anwednungsclienten wie z.B. Scannen
Das Konzept sieht den Einsatz mehrerer logisch und/oder physikalisch getrennter Archive vor. Hierbei wird die Pool-Bildung z.B. nach Dokumententypen oder Aufbewahrungsfristen unterstützt. Über die Archive-Link-Schnittstelle läßt sich der Speicherort definieren. Bei kleineren Installationen ist jeweils ein Archiv direkt mit einem SAP-Modul verbunden (Variante A). Es lassen sich jedoch auch unternehmensweite, verteilte Lösungen aufbauen, sofern ein LAN-Zugriff gewährleistet ist.
Für den Remote-Zugriff über DFÜ ist in der Regel eine Systemoptimierung mit speziellem Caching für die Übertragung von großen Dokumenten oder Dokumentenkollektionen erforderlich.
Wesentlicher Vorteil der aktuellen ArchiveLink Version 4.5 ist die Erweiterung der Schnittstelle um das HTTP-Protokoll. Das bisherige proprietäre RPC-Verfahren wird hierbei ersetzt. Dies ermöglicht den Zugriff auf gespeicherte Dokumente mittels Standard-Internet-Browser. Hierbei erfolgt eine Umsetzung von speziellen URL`s auf einem Web-Server oder einem webfähigem Archivserver in die standardmäßig implementierten Archivzugriffe. Durch die Verwendung von SAP-spezifischen Signaturen wird sichergestellt, daß die Anfrage an das Archiv auch von einem R/3-Benutzer kommt. Ebenfalls können nunmehr Dokumente auch über HTTP zur Archivierung bereitgestellt werden. Für zahlreiche Anwendungsfälle erübrigen sich hierdurch die Installation eines zusätzlichen Viewers sowie bestimmte Library-Dienste.
Zukünftig ist eine Erweiterung der Schnittstelle (ArchiveLink Plus) zu erwarten, die den Einsatz von ArchiveLink noch universeller gestalten wird. In Verbindung mit dem SAP-eigenen Workflow, neuen Schnittstellen zur Einbindung von Groupware in SAP und der Internet-Fähigkeit von ArchiveLink lassen sich alle denkbaren Geschäftsprozessverfahren direkt mit SAP-Mitteln abbilden. Spätestens mit R/4 erhebt damit SAP den Anspruch die ausschließliche Master-Anwendung auf allen Arbeitsplätzen zu sein. Dies wird zusätzlich unterstrichen durch die Bemühungen branchenspezifische Komplettlösungen im Umfeld Finanzdienstleister, Pharma oder Chemie bereitzustellen.
IXOS beherrscht den Markt für SAP-Archivsysteme
Der Markt für SAP-kompatible Archivsysteme wird deutlich von iXOS dominiert. IXOS war maßgeblich an der Entwicklung der ArchiveLink-Schnittstelle und des Zertifizierungsverfahren für die Schnittstelle beteiligt. Es ist davon auszugehen, daß derzeit iXOS ca. 80% Marktanteil hat. Die nächst wichtigsten Anbieter sind ACS, Easy, SER, CE und SiDoc. Der Rest des Feldes von rund weiteren 14 Anbietern mit ArchiveLink-Schnittstellenzertifizierung teilt sich die übrigbleibenden Prozente. IXOS hat durch seine Nähe zu SAP jeweils einen Entwicklungs- und Vertriebsvorsprung von sechs oder mehr Monaten – zumindest solange, bis die Wettbewerber sich auf eine neue Version der ArchiveLink-Schnittstelle haben zertifizieren lassen. Weitere Vorteile ergeben sich für iXOS durch die Empfehlungen von SAP und durch das Bundling von iXOS mit SAP in einigen Vertriebsregionen. IXOS muß im Prinzip nur noch bei den vorhandenen SAP-Kunden nachverkaufen. Derzeit verfügen erst ca. 15-20% aller SAP-Systeme über eine Archivkomponente. Hieraus ergibt sich ein erhebliches Marktpotential für Archivsysteme im SAP-Umfeld.
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