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Ein Plädoyer für die elektronische Archivierung
PROJECT CONSULT Newsletter 20000817
Die Konturen des DokumentenManagements verwischen sich immer mehr, Produktkategorien gehen in anderen auf, werden umbenannt, neue Themen wie eBusiness, Knowledge Portale und Content Management bestimmen die Schlagzeilen. Ein Bereich des bisherigen Marktsegmentes Dokumenten-Management gewinnt jedoch erneut und in eher unerwarteten Anwendungsgebieten an Bedeutung: die elektronische Archivierung – oder wie im englischsprachigen Raum gebräuchlich, das Records Management. Das Thema Archivierung galt immer als etwas „staubig“, für die Unternehmensführung zu uninteressant und technisch immer etwas exotisch. Die Langzeitarchivierung bringt immer Speicherformat, Migrations- und Plattformadaptionsprobleme mit sich.
Ursprünglich kam die elektronische Archivierung aus dem Umfeld des Imaging, gescannte oder per digitalem Fax eingegangene Faksimiles wurden auf optische Speicher gebannt. Mit diesem Konzept wurde die Branche Anfang der 80er Jahre geboren. Schnell kam die Datenarchivierung von Output-Dateien hinzu – COLD, Computer Output on Laserdisk. Bereits diese Technologie stand frühzeitig im Wettbewerb zu hierarchischen Speichermanagement und DataWarehouse-Lösungen. Die Anforderungen der Speicherung von OfficeDokumenten aus Bürokommunikationsumgebungen und die Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten führte zu einer Öffnung der elektronischen Archive in Richtung dynamisches Dokumenten-Management. MultiMedia, dynamisch verlinkte Seiten, digitalisierte Sprache, CAD, mehrdimensionale Modelle und andere Formen neuartiger Informationsobjekte brachten neue Anforderungen an Speicherung, Nutzung und Repräsentation. Trotz des Bedarfs an performanten und sicheren Systemen für die langfristige Archivierung großer Mengen von Informationen geriet die traditionelle elektronische Archivierung unter Druck – Datenbanken, Datawarehouses und andere Repositories erlauben inzwischen ebenfalls die Erschließung großer Daten und Dokumentenmengen.
Die Renaissance der elektronischen Archivierung
Es sind mehrere Trends, die zur Renaissance beitragen. Zum einen wachsen die Berge von Informationen, die geordnet und langfristig aufbewahrt werden müssen, kontinuierlich – nicht nur im Papier, mehr noch bei Dateien und e-Mails. Immer mehr Dokumente entstehen, die nicht mehr für eine physische Repräsentation in Papier ausgelegt sind – sie existieren nur als digitale Versionen. E-Commerce mit digitalen Angeboten, Bestellungen und Bezahlungen erfordert die Dokumentation der Prozesse – Nachvollziehbarkeit durch rechtlich abgesicherte Transaktionsprotokollierung. Webseiten mit Angeboten, Shops und Produktinformationen wachsen ins Uferlose – die Inhalte, besonders wenn Angebots oder Gewährleistungsrelevante Inhalte betroffen sind, müssen mit dem Zeitraum der Veröffentlichung im Netz archiviert sein. Neue Geschäftsformen wie das ASP Application Providing bieten nicht nur Archivspeicherraum, sie erfordern auch selbst die Absicherung dieser Systeme, Protokollierung der Nutzung und sichere, unveränderbare Speicherung von Dokumenten der Kunden. Auch wenn sich durch eBusiness vieles ändert, die Prinzipien der ordnungsgemäßen Abwicklung von Geschäften verändern sich nicht. Ihre Abwicklung wird jedoch zunehmend aus der Papierdokumentbasierten Form in eine rein elektronische überführt.
„Die elektronische Archivierung ist das
Gedächtnis des Informationszeitalters“
Erkki Likaanen, EU-Kommissar, DLM-Forum, 1999
Ein wichtiger Aspekt der elektronischen Archivierung wird erst in den letzten Jahren deutlich – die unzureichende Archivierung elektronischer Informationen reißt die ersten Lücken. Es gibt bereits zahlreiche Beispiele, wo durch den Verlust digital gespeicherter Geschäftsdaten Firmen aufgeben mussten, mit Milliarden finanzierte, unwiederbringliche Daten aus Weltraummissionen nicht mehr lesbar sind, ganze Bereiche herkömmlicher Archive verschwinden, weil die Information nicht mehr in Papier oder Mikrofilm erstellt wird. Hierbei sei einmal ganz abgesehen von den Anforderungen zur Archivierung moderner Happening und Video-Kunst.
Die Anwendungsfelder und die Anforderungen an die elektronische Archivierung werden größer – digitale Signaturen, Speicherung von Webinhalten, multilinguale Erschließung, Dokumentation finanzieller Transaktionen, Standards für Langzeitformate und migrationsfreie Langzeitnutzung, Fragen des Informationsschutzes und von Autorenrechten, rechtliche Anerkennung digitaler Dokumente – die Liste ließe sich beliebig verlängern. Auch ohne sich gleich in das neue „eBusiness-Portal-Wissensmanagement-Content“Geschäftsfeld hinein zustürzen, ergeben sich zahlreiche neue Aufgaben und Chancen für die Anbieter elektronischer Archiv und Records-Management-Systeme. Auch wenn es angesichts der „InternetSturmundDrangBuzzwords“ unmodern klingt – die traditionelle elektronische Archivierung hat eine große Zukunft. Allein ein Gedanke könnte genügend Motivation sein wenn im Bundeskanzleramt revisionssicher elektronisch archiviert worden wäre, bräuchte man heute den Kohl`schen Aktenordnern nicht hinterherzulaufen, sondern könnte sie dem Ausschuss und der Öffentlichkeit im Web zur Verfügung stellen. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 21.6.2004
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