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PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Archived old Web Site - Privacy declaration, addresses and links to external web sites may be invalid - Please visit www.PROJECT-CONSULT.com | | | Return on Investment bei Workflow? | | | | | | PROJECT CONSULT Newsletter 20001218
| | | | | Der Workflow-Managemen-tSystem-Anbieter Staffware Plc. ( http://www.staffware.com ) hat auf Basis einer Befragung von 100 seiner Kunden eine Untersuchung zur Wirtschaftlichkeit und zum Return on Investment (ROI) durchgeführt. Ziel war zu ermitteln, ob nachweisbare Effekte beim Einsatz eines Workflow-Management-Systems (WMS) erzielt werden konnten. Bei der Beantwortung konnten mehrere Angaben gemacht werden, so dass die angegebenen Werte nicht 100% ergeben. Die wichtigsten Ergebnisse der Studie sind:
| | | | | • 62,5 % haben ihre Prozessorganisation stromlinienförmiger gestalten können
• 57 % erzielten bessere Servicelevels in der Kundenbetreuung
• 46 % gaben an, dass sie mit dem WMS eine bessere Kontrolle über ihre Prozesse haben und schneller notwendige Änderungen umsetzen können
• 33 % haben maßgebliche Verbesserungen in der Mitarbeiterproduktivität erzielt
• 29 % verzeichneten Kosteneinsparungen, die sich direkt auf das Betriebsergebnis auswirkten
| | | | | Die Studie enthält neben den zusammengefassten Ergebnissen ferner eine Aufschlüsselung nach Branchen. Sie kann kostenfrei von der Web-Site http://www.staffware.com heruntergeladen werden.
| | | | | Im wesentlichen bestätigen die Ergebnisse die Aussagen in der PROJECT CONSULT Workflowstudie, die im ersten Band die erzielbaren Nutzenpotentiale ausführt. Im einzelnen sind folgende Bereiche betroffen:
| | | | | • Informationsbereitstellung
Die Informationsverfügbarkeit und aktive Bereitstellung betrifft unterschiedliche Informationsarten und Anwendungen und Zeitpunkte des Informationszugriffs. Hierzu gehören beispielsweise die automatische Auflistung der offenen Vorgänge und Aufgaben, der Direktzugriff auf mit der Aufgabenstellung verbundene Dateien und Dokumente, die Transparenz der Vorgangsbearbeitung selbst sowie ihre Rückverfolgbarkeit und nicht zuletzt die Lösung des Problems der "Hol und Bringschuld" von Informationen.
| | | | | • Optimierung der Geschäftsprozesse
Die Leistungsfähigkeit einzelner Produkte in diesem Bereich ist unterschiedlich gut ausgeprägt. Unabhängig von diesen Leistungsunterschieden bieten WMS die kontrollierte Vorgangssteuerung auch in dezentralen und verteilten Umgebungen, was die termingerechte und vollständige Bearbeitung betrifft. Sie führen in der Regel zu einer Straffung der Aufbau und Ablauforganisation und unterstützen die Just-in-Time-Reaktion vor allem in interaktiven Prozessen. Je nach Leistungsfähigkeit im Bereich der Ad hoc Funktionalitäten lassen sie zudem Auswertungen über den Soll und Ist-Ablauf zu. Bei Bereitstellung echter Ad hoc Funktionalitäten sind somit zum einen schnelle Informationen über die Art und Weise der aktuellen Bearbeitung von Vorgängen möglich und zum zweiten Korrekturen des Sollprozesses.
| | | | | • Lösung von Stellvertretungssituationen
Bei Integration von Kalendern oder Zeiterfassungssystemen in das WMS lassen sich automatisch Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern zur Steuerung von Stellvertretungsmaßnahmen auswerten. Auf diese Weise ist die automatische Meldung der Stellvertretungssituation an den Stellvertreter z.B. in Form einer Redline auf dem Desktop möglich. Der Mitarbeiter kann anschließend auf die Vorgänge und Aufgaben des abwesenden Kollegen/in entsprechend seiner Berechtigung zugreifen. Die rechtzeitige Bearbeitung vor allem wichtiger Vorgänge lässt sich sicherstellen.
| | | | | • Unterstützung bei Zertifizierungsmaßnahmen
Über die Modellierung und stetige Anpassung von Ablaufdefinitionen ist das Unternehmen jederzeit in der Lage, sich einen Überblick über die gültigen Prozesse und damit verbundene Zuständigkeiten zu verschaffen. Damit werden periodisch wiederkehrende, zeit und kostenaufwendige manuelle Analysen erheblich reduziert. Durch die Ausgabe der Ablaufdefinitionen z.B. in MS Word oder Excel können die Abläufe als Anlage oder direkt in Verfahrensdokumentation verwendet werden.
| | | | | In ihrer Gesamtwirkung lassen WMS einen schnelleren ROI erwarten als dies vergleichsweise bei Einführung eines Dokumenten-Management und elektronischen Archivierungssystems der Fall ist. Allerdings sind für die Erschließung von Kostenvorteilen das Design und die Funktionalitäten eines WMS ausschlaggebend. Und hier sind bei allen marktgängigen Systemen zum Teil erhebliche Defizite festzustellen. Das betrifft nicht zuletzt auch das WMS von Staffware. Es ist immer wieder erstaunlich, wie wenig gerade im Design von WMS auf die Bedürfnisse der Anwender und auch organisatorischen Administratoren eingegangen wird. Solange die Systemarchitektur nicht auf die einzelnen Aspekte der Nutzenpotentiale optimiert werden, ist auch die Aussage über einen ROI entsprechend zu relativieren und vielfach nur für bestimmte ausgewählte Prozesse haltbar.
| | | | | Opentext`s Blickwinkel auf
Knowledge Management
Apekte der Interpretation und Umsetzung von Knowledge Management oder Wissensmanagement durch verschiedene Anbieter waren bereits mehrfach Thema im PROJECT CONSULT Newsletter – so z.B. der Ansatz von Microsoft im Newsletter 20000215 und der Ansatz von Lotus im Newsletter 20000508. Microsoft sieht bereits heute in seiner bestehenden Produktpalette alle Komponenten für elektronisches Knowledge Management vorhanden – und wird damit dem in Deutschland interlektuell höher besetzten Begriff von Wissensmanagement nicht gerecht. IBM/Lotus betrachtet dagegen Notes/Domino eher als Plattformen für Knowledge-Management-Anwendungen – der Fokus hierbei ist das Zusammenführen von Mensch und Information. Eigentlich sollte man dann hier eher von Knowledge-Ressource-Management sprechen. Beide großen Anbieter von Standardsoftware besetzen massiv in ihrer Werbung den Slogan Knowledge Management die OpenText Inc. ( http://www.opentext.com ) hält sich aus dieser Werbeschlacht etwas vornehmer zurück. Grund genug einmal die Auffassung zum Thema Knowledge Management und das Produkt Livelink von OpenText zu beleuchten.
| | | | | OpenText lässt sich nicht auf die landläufige Diskussion um die Definition des Schlagwortes „Knowledge Management“ ein. Man muss sich statt dessen mit einigen anderen neuen Schlagworten beschäftigen, wie z.B. „eCommunities“ oder „collaborative commerce“ – jeder Hersteller pflegt heute seinen eigenen Sprachgebrauch, um sich vom Wettbewerb abzuheben und zumindest marketingtechnisch bei den neuesten Trends dabei zu sein. OpenText sieht die Anforderungen der Kunden und deren Interpretation von Knowledge Management als die Grundlage für den Einsatz des Produktes LiveLink an. Zu den wichtigsten Argumenten für den Einsatz von Knowledge Management zählen: „interne Kommunikation fördern“, „Kundennähe verbessern“, „Wachstum steigern“, „interne Abläufe verbessern“, „Teamarbeit fördern“, „neue Wissensgebiete erschließen“ und „Produktivität steigern“. Diese Argumente kennt man bereits aus den 80er und 90er Jahren – damals waren die Schlagworte „das papierarme Büro“, Workflow, Groupware und Enterprise Document Management. Nach Auffassung von Kunden von OpenText wird Wissen als wertvolle Ressource eingeschätzt, die Grundlage für die genannten Anforderungen ist. Nicht zuletzt hat sich deshalb ein „wissensabhängiges“ und „wissensbasiertes“ Unternehmen wie die Roland Berger Unternehmensberatung für ein Knowledge Management System entschieden.
| | | | | OpenText sieht ihren strategischen Vorteil in der einfachen Nutzung der benötigten Funktionalität, ohne umständliche Programmierung wie beim Wettbewerb. Ob der Kunde nun eine solche Lösung als „Knowledge Management“ oder „Document Warehouse“ oder „Colloborative Workflow“ oder „Advanced Groupware“Lösung bezeichnen möchte, ist für OpenText relativ unerheblich. Entscheidend sind die individuellen Kundenanforderungen, deren gemeinsamer Nenner sich unter den folgenden Slogans findet:
| | | | | • Anbindung von Knowledge Management an das interne LAN oder Intranet,
• intelligente Suchmaschine für den Abruf des Wissens vom Arbeitsplatz einschließlich Volltext-Recherche,
• abgesichertes Benutzerverwaltungs- und Zugriffskonzept,
• individuelle, dynamische Konfigurierbarkeit des Arbeitsplatzes,
• Anbindung externer Datenquellen wie das Internet, Online-Datenbanken etc.
• Zusammenführung von Informationen aus internen Quellen wie ERP und anderer operativer Software,
• Unterstützung der Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter,
• Integration von Dokumenten-Management und Workflow sowie
• Ein internes Benachrichtigungs- und Hilfesystem, das den Anwender automatisch über Veränderungen des Systems auf dem aktuellen Stand hält.
| | | | | positioniert hier LiveLink nicht mehr nur als integrative Intranet-Lösung, die aus verschiedenen Anwendungen benötigte Informationen zusammenführt, sondern als Basis für ein Enterprise Portal. OpenText benutzt hierfür die Bezeichnung „Portal in a Portal“ und macht damit deutlich, dass LiveLink einmal als eigenständige Portal-Plattform genutzt oder aber in ein anderes Portal integriert werden kann. Für diese spezielle Ausprägung eines internen Portals bürgert sich derzeit das neue Buzzword „Knowledge Portal“ ein.
| | | | | Die Zielrichtung geht hierbei in Anwendungsbereiche wie „Customer Relationship Management“, Mitarbeiterqualifizierung als neuartige, selbständige Fortführung des „Computer Based Trainings“ und in das Innovationsmanagement. Die Vielzahl der Begriffe, mit denen man das Einsatzspektrum von LiveLink umschreiben kann, ist schier unerschöpflich. Doch wie sieht es mit der angebotenen Funktionalität zur Abdeckung all dieser Kundenanforderungen aus?
| | | | | Der Ursprung von LiveLink liegt in der Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen und deren einheitlicher Aufbereitung, um sie unter einer Browserbasierten Oberfläche anzuzeigen. Bei diesen Quellen kann es sich um ERP Enterprise Ressource Planning Systeme wie SAP handeln, DataWarehouses oder beliebige andere Anwendungen. Herausragende Stärke der Erschließung der im LiveLink-Repository gespeicherten oder referenzierten Informationen ist die eigenständige Datenbank, die sowohl strukturierte als auch Volltext-Recherchen unterstützt. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem, das mit anderen Benutzerverwaltungen kombiniert werden kann, bildet sowohl die Basis für den Zugriffsschutz als auch für die Personalisierung der Arbeitsplätze. Als Unterstützung für die Nutzer des Systems werden Workflow, Dokumenten-Management, Diskussionsforum und Projekt-Management-Funktionen eingesetzt. Die aktive Bereitstellung von Informationen wird durch Agenten unterstützt. Anders als in Umgebungen wie Lotus Notes/Domino lassen sich die Nutzung der Funktionalität mit relativ einfachen Mitteln oder Programmierung konfigurieren.
| | | | | LiveLink Version 9.0 und myLiveLink
Mit der jüngsten Version von LiveLink kommen weitere Eigenschaften hinzu, die für eine moderne collaborative Wissensplattform benötigt werden. Zum einen ist dies ein erweiterter Support von XML, der nicht nur XML-Dokumente sondern auch Schnittstellen, Strukturdefinitionen und die Kommunikation über XSLT beinhaltet. LiveLink gehört damit zu den wenigen Systemen, die bereits vollständig auf dieser Plattform aufsetzen. Die neu konstruierte Middleware erhält zudem einen CORBA Adaptor. Im Bereich der Kommunikation wurden mit Secure Connect und einer offline nutzbaren Clienten Version erhebliche Verbesserungen eingeführt. Ähnliches gilt auch für die Erweiterung und die Automatisierung des Rendition Management mit neuen zusätzlichen Formaten und einem sogenannten Robot. Auch die Attributierung und Kategorisierung der Dokumente wurde überarbeitet. Hierbei werden auch erstmals XML-Metadaten als Grundlage genutzt. Der Workflow wurde um rollenbasierte Konzepte und komfortablere Übersichten ergänzt. Auch hier setzt OpenText zunehmend auf XML zur Ansteuerung von internen und externen Workflows. Neben StandardAdaptoren und der umfangreichen API für den externen Informationszugriff kann LiveLink inzwischen in bestimmten Repositories direkt suchen, so z.B. in Lotus Domino.
| | | | | Grundlage für die Portalfähigkeit von LiveLink ist myLiveLink, ein Ansatz wie er sich auch ähnlich in mySAP.com und anderen Portal-Oberflächen wiederfindet. Der wesentliche Unterschied bei myLiveLink ist der, dass man sich nicht von einem führenden System abhängig macht und diesem alles unterordnet, sondern das OpenText-Produkt als Integrationsplattform benutzt. Deshalb kommt auch weiterhin den einfach anzupassenden Schnittstellen zu den nachgeordneten informationsliefernden und informationsnutzenden Systemen besondere Bedeutung zu.
| | | | | Der nächste Schritt, „Knowledge Management“ mit konstruktivem Inhalt zu füllen, sind „ecommunities“. OpenText fokussiert mit ihrer Software zukünftig auf genau dieses Umfeld: strukturierte und unstrukturierte Informationen aufbereitet nicht nur im geschlossenen Intranet, sondern auch im Extranet und ausgewählten Teilnehmern im Internet bereitzustellen. Die Gartner Group hat hier bereits das nächste neue Schlagwort für die Branche geprägt – „C-Commerce“ oder „collaborative commerce“. Die Zusammenführung unterschiedlichster Partner, Firmen wie Personen, auf einer gemeinsamen Informationsplattform ist das wichtigste Merkmal dieses Ansatzes von eCommunities. Hier besteht natürlich die Gefahr, daß Überlappungen mit Angebotskategorien wie eCommerce und eContent entstehen. Durch ihre modulare Systemarchitektur fühlt sich aber OpenText auch dieser weiteren Herausforderung gewachsen. OpenText begibt sich in diesem Umfeld in einen verstärkten Wettbewerb mit Unternehmen wie Ariba, BroadVision, Documentum, IBM, Microsoft, Oracle oder Sopheon. LiveLink oder die Folgeversionen der heutigen OpenText Software müssen sich dann noch funktional erheblich erweitern. Die Schlagworte heißen „unstructured business logic“ (in der Vergangenheit als „collaborative workflow“ bezeichnet), „supply chain management“, „synchronous and asynchronous collaboration for projects, chats and discussion forums“ sowie selbstlernende „personalization“ und „profiling services“. OpenText hat sich gut auf die Herausforderungen vorbereitet. Dies geschah einerseits in einer Reihe von Kooperationen, andererseits durch Aufkäufe von Unternehmen mit ergänzenden Produkten. Hierzu gehörten Firmen wie Lava, Odesta, Microstar, Softcore oder RIMS. Lediglich die vom Produkt und der Architektur her etwas „ältliche“ Information Dimensions passt nicht so gut ins Produktportfolio. Hier ging es wohl mehr um die Übernahme der Kundenbasis. Auf der Liste der Partner finden sich heute noch viele Unternehmen, die zukünftig im direkten Wettbewerb zu OpenText stehen werden – z.B. Microsoft oder Oracle. OpenText muss kurzfristig für eine hohe Marktdurchdringung sorgen, um langfristig als profunder Knowledge-Management-Anbieter bestehen zu können. (Kff)
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Seitentitel: Artikel_Diskussion_2000_Investment, Zitierung: http://www.pc.qumram-demo.ch/portal.asp?SR=653
Zuletzt aktualisiert am: 21.6.2004
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