PROJECT CONSULT ECM DRT DMS KM ILM
Logo PROJECT CONSULT - Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH  
 Contentmanager - Magazin
 Tipps für die DMS-Einführung
 Bereits bei der Auswahl der Dokumenten M
 Contentmanager - Magazin
 Relevante AdWords-Anzeigen mit Platzhalt
 Mit Platzhaltern können Werbetreibende i
 XING - Information & Documen
 [DE] Jobangebot: IT-Spezialist / IT-Proj
 Sehr geehrte Damen und Herren, mein Name
 XING - Information & Documen
 [DE] Jobangebot: IT-Spezialist / IT-Proj
 Sehr geehrte Damen und Herren, mein Name
Home  Englisch  Newsletter  Intern Hilfe  Kontakt  Impressum  Rechtshinweis 
  Detailsuche
PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer
Unternehmen
  Vision
  Grundsätze
  Leistungen
  Methoden
  Qualität
  Mitgliedschaft
  Slide-Show
  Mitarbeiter
  Auszeichnungen
  Unternehmensinfo
  Adresse
  AGB
Beratungsangebot
  Fachberatung
  Coaching
  Projekt-Management
  Workshops
  Anfrage
Seminarangebot
  Seminare
  Vorträge
  Seminartermine
  Handouts
  Anmeldung
Projekte
  Branchen
  Lösungen
Karriere
  Perspektive
  Stellenangebot
  Stellenmarkt
  Markt-Regeln
Presse
  Pressemitteilung
  Interview
  Artikelangebot
  Autorenrechte
  Akkreditierung
Website
  Sitemap
  Site-Info
  Aktualisierte Seiten
Impressum
Online-Publikationen
BIT Computer Zeitung
contentmanager.de ComputerWoche
documanager.de Document Management Magazine
DOKmagazin ECM Guide
E-Doc eGovernment Computing
Elektronische Steuerprüfung Information Week
IT-Business IT-Daily
IT Fokus KM World
Kommune21 MiD
MOS nfd
searchstorage.de silicon.de
Speicherguide Wissensmanagement
Google Werbung
Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de
Zur Problematik im Umgang mit E-Mails und der Archivierung von E-Mails
PROJECT CONSULT Newsletter 20050218
Problemfelder und Komplexität der E-Mail-Archivierung
Im Jahre 2003 führte die AIIM eine sehr breit angelegte Untersuchung in den USA, Irland, Brasilien, Deutschland, Großbritannien und Kanada zum geplanten Investitionsverhalten in IT-Technologien durch. Legt man diese Untersuchung zu Grunde, so planen oder planten in den untersuchten Ländern zwischen 20% und 33% der befragten Unternehmen Investitionen im Management von E-Mails. In Deutschland lag dieser Wert wie auch in anderen Bereichen bezeichnenswerter Weise an der unteren Grenze.
Aus unserem eigenen Erfahrungsbereich kennen wir den Wunsch nach Entlastung der E-Mail-Systeme (ebenso wie die Entlastung der ERP-Systeme) als einen der Trends im Markt für Dokumententechnologien (DRT). Genannt werden hier vor allem
• Rechtssichere Archivierung
• Virtuelle elektronische Akten
• Die universelle Inbox
• Entlastung für E-Mail und ERP
• Personal und Kosten sparen durch Prozessunterstützung
• Erschließung und Wiedernutzung vorhandener Inhalte
• Effiziente Posteingangsverarbeitung
• Elektronische Signatur
• Ablösung von Inseln und proprietären Systemen
• Bereinigung der IT-Infrastruktur
Entlastung der Bürokommunikationssysteme ist aber nur ein Aspekt, der in der Konsequenz zur Einführung eines elektronischen Archivsystems führen wird. Es gibt weitere, weitaus unternehmenskritischere Aspekte.
Wenden wir uns aber zuerst dem meist an erster Stelle genannten Wunsch der Anwender nach Entlastung der E-Mail-Systeme zu. Dieser ist leicht zu verstehen:
• Aufgrund der immensen Informationsflut quellen die Bürokommunikationsprogramme über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer.
• Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt weiter an.
• Der Aufwand für die Systemadministration wächst dadurch enorm.
• Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen, der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist.
• Häufig werden E-Mails und/oder Attachements generell gedruckt und dann abgelegt, was einen sehr hohen Personalaufwand bewirkt.
• E-Mails werden vielfach multiplikativ mit aufgeblähten Verteilerlisten versandt.
Deshalb widerstrebt heute gerade der gängige Umgang mit E-Mails den Wünschen nach Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Redundanzfreiheit und Sicherheit der Information. Eine revisionssicherer Archivierungsprozess von ein- und ausgehenden E-Mails kann hier Abhilfe schaffen.
Es gibt aber noch weitere Gründe, die für die Einführung einer elektronischen Archivlösung für E-Mails sprechen und die weit über eine Entlastung der Bürokommunikationssysteme hinausgehen.
• Müssen aufgrund betrieblicher oder rechtlicher Anforderungen E-Mails systematisch recherchiert werden, bedeutet dies für die betroffenen Unternehmen meist einen enormen Aufwand. Ältere E-Mails müssen mühselig aus Bandsicherungen wiederhergestellt werden, falls dies überhaupt noch möglich ist. Ein Archivsystem erlaubt dank seiner integrierten Suchfunktionalitäten eine drastische Reduzierung von Suchzeiten.
• Über E-Mail wird heute eine Vielzahl von geschäftskritischen Informationen übermittelt. Diese gilt es sowohl aus rechtlichen als auch aus unternehmensinternen Gründen zu sichern und in nachgelagerten Systemen bereitzustellen. Dem Archivsystem kann hierbei eine Schlüsselrolle zukommen.
• Compliance-Anforderungen, resultierend aus gesetzlichen Regelungen in den USA wie den Sarbanes-Oxley-Act, führen zu einer verstärkten Aufmerksamkeit auf die E-Mail-Kommuniukation verbunden mit der Forderung nach höherer Transparenz und Verfügbarkeit. Durch die Skandale um ENRON und WorldCom hat dies in den USA eine neue Brisanz erhalten: neue, mit bis zu 20 Jahren strafbewährte Anforderungen zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter elektronischer Informationen.
Ein Beispiel für Compliance Anforderungen sind auch die Auswirkungen von Basel II für die Unternehmen. Auch wenn man in Bezug auf die Kreditvergabe und die Dokumentations¬pflichten hier zunächst nur an die Banken denkt, hat Basel II auch erhebliche Auswirkungen auf alle Unternehmen. Kaum ein Unternehmen kommt ohne Kredite der Banken aus. Da sich die Kreditnehmer einem Rating unterziehen müssen, schlagen die Transparenzanforderungen von Basel II praktisch auf die Unternehmen durch. Ratingagenturen verlangen heute Einblick in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens und zwar auch hinsichtlich der Sicherheit und der Verfügbarkeit geschäftskritischer Informationen.
Weitere Beispiele sind die Compliance-Anforderungen des HGB/AO, der GDPdU, der GoBS oder der sogenannten Verrechnungspreisdokumentation im Finanzbereich, die ebenfalls Auswirkungen auf das Management der in der Bürokommunikation enthaltenen Information haben können.
Eine durchaus wachsende Zahl von Anwender löst heute die Probleme mit der Integration der E-Mal-Korrespondenz in ein elektronisches Archivierungskonzept oder über Insellösungen, die andere Problemfelder schaffen können. Auf der anderen Seite behindert die Komplexität der E-Mail-Strukturen eine systematische und möglichst automatische Klassifikation und Indizierung der E-Mail-Dokumente, was eine zwingende Voraussetzung für die Einführung jedes elektronischen Archivs ist. E-Mails sind aus Dokumentensicht nur jeweils ein Element in der gesamten Betrachtung des Dokumenten-Inputs und –Outputs – aber eines mit besonderer Komplexität.
Um die Komplexität der Struktur und des Umgangs mit E-Mails zu verstehen, müssen wir nur einen Blick auf das heutige moderne Verständnis des Dokumentenbegriffs werfen. Früher orientierten sich der Begriff Dokument und das Verständnis von Dokumenten-Management an einer physisch greifbaren Form. Heute kann ein Dokument eine beliebig komplexe Struktur wie ein Container mit beliebigen digitalen Komponenten besitzen. Host-Output, Web-Formulare, Protokolle von Web-Transaktionen, dynamische HTML-Seiten, digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen, Datensätze, Office-Dateien, elektronisch signierte Dateien und eben E-Mails mit Attachement – dies alles sind nach heutigem Verständnis Dokumente. Die E-Mail, mit der Möglichkeit über Attachments beliebig verschachtelte Strukturen zu schaffen ist das gängigste Beispiel für hoch komplexe Dokumentenstrukturen.
Hinzu kommt, dass bei einer Archivierung von E-Mails der Umgang mit verschlüsselten E-Mails beachtet werden muss. Bei verschlüsselten Dokumenten widersprechen sich der Wunsch nach Geheimhaltung von Informationen mit wesentlichen Kriterien der Langzeitarchivierung wie Sicherstellung der Information und Verfügbarkeit. Was passiert, wenn während der Aufbewahrungsfrist der Schlüsselinhaber verstirbt oder wenn der Schlüssel selbst abhanden kommt?
Elektronische Signaturen stellen eine weitere Schwierigkeit beim Archivieren von E-Mails dar. Die meisten Archivsysteme können heute signierte Dokumente verwalten. Elektronische Signaturen stellen einen wichtigen Schritt zu einer höheren Rechtssicherheit in der Bürokommunikation dar. Dummerweise läuft die Gültigkeit einer elektronischen Signatur in der Regel deutlich vor der gewünschten oder geforderten Aufbewahrungsdauer ab. In solchen Fällen müssen die Dokumente vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats einer Signatur „nach-„ oder „übersigniert“ werden. Solche Prozeduren werden, auch wenn sie durch die zuständige Aufsichtbehörde abgenommen sind von manchen Richtern sehr kritisch gesehen.
Der Umgang mit E-Mails und die E-Mail-Archivierung stellen also alles andere als ein triviales Problemfeld dar.
Strategien für die E-Mail-Archivierung
Bei der Archivierung von Emails können verschiedene Strategien gefahren werden. Ob man Emails komplett, also inklusive aller Anhänge oder Emails mit aufgelösten Anhängen archiviert, kann nur über eine individuelle Betrachtung der Vor- und Nachteile der einzelnen Vorgehensweisen erfolgen:
Auch die Frage, ob alle ein- und ausgehenden E-Mails grundsätzlich oder selektiv über Filterkriterien archiviert werden sollen, lässt sich ebenfalls nur durch individuelles Abwägen entscheiden. Als Vor- und Nachteile einer selektiven Archivierung können genannt werden:
Die Problematik des heutigen Umgangs mit E-Mails ohne strukturierte und sichere Aufbewahrung der in E-Mails enthaltenen Informationen, wie sie ein elektronisches Archivsystem bietet, lässt sich an zwei Phänomen der heutigen Informationsgesellschaft fest machen (Zitate Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT-CONSULT):
1. Information Overflow
„Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu.“
2. Information Gap
„Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen“ (JH)
Rechtshinweis


Rechtshinweis, Urheberechte, Copyrights und Zitieren.
Rechtshinweis
Legal notice
Autorenrechte

© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Unternehmensdaten
Top
Seitentitel: Artikel_Diskussion_2005_E-Mails, Zitierung: http://www.pc.qumram-demo.ch/portal.asp?SR=746
Zuletzt aktualisiert am: 18.4.2005
CopyRight © 1992-2012 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
20251 Hamburg, Breitenfelder Str. 17, Tel.: +49-40-46076220, E-Mail, Rechtshinweis
Optimiert für MS Explorer 5.x, 6.x, 1024x768 Pixel, Cookies(on), JavaScript(on)
Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de
News
  Newsletter
  Newsletter Inhaltsverzeichnis
  Newsletter PDF-Ausgaben
  Newsletter Portal
  Newsletter Probeabo
  Branchen-News
  In der Diskussion
  Zitate
  Veranstaltungen
  Termine
Wissen
  Was ist...
  Archiv
  Artikel
  Pressespiegel
  Bücher
  Studien
  Literatur
  Standards
  Code of Practice
  Rechtsfragen
  Links
  Download
Markt
  Kategorie
  Alle
  PLZ
  Marktübersichten
  Produktvergleich
  Eintrag
  Regeln
Foren
  CDIA+ Forum
  CMS-Forum
  DMS-Forum
  ECMguide
  Speicherguide
  XING-Forum
Spezial-Seiten
  CDIA+
  MoReq
Web Partner
AIIM Europe AIIM International
Benchpark BIT
BITKOM BrainGuide
Coextant CompetenceSite
CompTIA contentmanager.de
DLM-Network DMS Akademie
DMS Expo documanager.de
doxtop.com ECM WORLD
Electronic Office Elektronische Steuerprüfung
GDPdU-Portal GoodNews!
Kossow & Jeggle Results Open Directory Project
Optimila password
Plattform Wissensmanagement silicon.de
SoFind Wikipedia
Wissensmanagement XING
AMAZON
  Dokumenten-Technologien
  Dokumenten-Management
  E-Learning & E-Term
  Enterprise Content Management