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Wirtschaftlichkeit: ein anderer Ansatz
PROJECT CONSULT Newsletter 20050309
In fast allen Projekten – ob sie nun unter der Titelzeile Dokumentenmanagement, Archivierung, Wissensmanagement, Informationslebenszyklusverwaltung, Contentmanagement oder Geschäftsprozessmanagement laufen – ist es immer das gleiche Thema: der Nachweis der Wirtschaftlichkeit. Kosten-/Nutzenuntersuchungen, finanzielle Ist- und Soll-Gegenüberstellungen, Abschätzung des zu erwartenden ROI Return on Invest oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind vor der Investition in Dokumenten-Technologien vom Team vorzulegen. Sie entscheiden häufig darüber, ob das Projekt durchgeführt wird. Aber hat jemand schon einmal diese Fragen ernsthaft bei der Investition in SAP, in neue Netzwerkkabel oder in das Update einer populären Office-Software als Grundlage für eine Entscheidung darüber, ob man etwas überhaupt tut, benutzt?
Den Spiess umdrehen!
Meines Erachtens ist der bisherige Ansatz grundsätzlich falsch. Es geht beim Anwender nicht darum einen Nachweis der Wirtschaftlichkeit für die Einführung einer DRT-Lösung zu fordern sondern von der Unternehmensleitung, der Organisation, den Kontrolleuren und anderen Entscheidern den Nachweis abzuverlangen, dass es ohne den Einsatz von ECM-, DMS- KM- oder ILM-Technologien eine Chance für das Überleben des Unternehmens gibt. Diese Technologien sind heute notwendige Infrastrukturen!. Der Spiess muss also umgedreht werden. Wir wissen heute, dass moderne DRT-Lösungen sicher und kostengünstig sind, dass wir ohne sie weder die Compliance-Anforderungen, noch die Anforderungen an einen effizienten Kundenservice erfüllen können, dass wir ohne sie hilflos von der Informationslawine überrollt werden, dass wir ohne sie die Information in unserem Unternehmen nicht als Wissen nutzen können, dass wir ohne den Einsatz dieser Lösungen im Wettbewerb nicht bestehen können. Diese Erkenntnis, dass ECM genauso wichtig wie CRM oder ERP ist, muss in die Entscheideretagen transportiert werden. Besonders in einer Gesellschaft mit hohen Lohnkosten und hohen Ansprüchen an den Lebensstandard, die über kaum natürliche Ressourcen verfügt, sind Schnelligkeit, Innovation, Kundenservice und „Information at your Fingertips“ entscheidende Faktoren für die Wirtschaft und für das Überleben unserer Unternehmen.
Konsequenzen
Wo liegen die größten Wirtschaftlichkeitspotentiale – nicht beim Sparen von Raumkosten oder Organisationsmitteln, sondern in den Personalkosten, direkt und indirekt. Schnellere Bearbeitung durch Prozessunterstützung, automatisierter elektronischer Posteingang, vollständige virtuelle Aktensichten auf alle Informationen zu Kunden, Produkten und Vorgängen, elektronische Archivierung aller Daten ... weitere Positionen gibt es ohne Ende. Jedoch laufen sie alle auf das Gleiche hinaus – Einsparung von Arbeitszeit, Einsparung von Personal. Auch wenn wir Mitarbeiter in Deutschland nicht einfach auf die Straße setzen können, zielen alle Bestrebungen zur Verbesserung der Ergebnisse, zur Straffung der Prozesse und zur Vermeidung von Kosten auf das Personal ab. Der Einsatz von Dokumenten-Technologien wie Collaboration, Knowledge Management, Workflow und ähnlichen Lösungen vernichtet Arbeitsplätze. Und in unserer Dienstleistungsgesellschaft gibt es wenig Alternativen, wenn nun auch die Büros durchoptimiert werden. Es gibt keine Auffangmöglichkeiten. Aber es gibt vielleicht noch neue Geschäftsfelder für die Business-Process-Management- Anbieter: Simulationssoftware.
Simuliertes Wirtschaftsleben als Grundlage für eine florierende Wirtschaft
Nennen wir die Initiative einfach einmal „Hartz 5“. Die freigesetzten Mitarbeiter aus Büros, Organisation, Archiven, Verwaltungen und Management, die alle keine echte Arbeit mehr finden, werden in virtuellen Unternehmen zusammengefasst, sozusagen virtuellen Kopien ihrer bisherigen Arbeitgeber. Dort dürfen sie dann virtuelle Anträge und Aufträge bearbeiten, in virtuellen Entscheidungsprozessen mitwirken, in virtuellen Wissensbasen sich austoben. Hierfür kann man natürlich die gleiche Software einsetzen, wie im realen Leben – also ein ECM, ein ERP, Datenbanken und Kommunikationsprogramme in einer Art Wirtschaftssimulation a la „Die Sims“. Der entlassene Mitarbeiter ist glücklich, er merkt vielleicht gar nicht, dass er entlassen wurde, wenn er in seiner virtuellen Firma weiterarbeitet. Die Arbeitsämter sparen Weiterbildungs- und Umschulungskosten. Alles was benötigt wird, ist ein PC zu Haus. Die Unternehmen haben eine ausgebildete Ersatzmannschaft quasi auf der Coach geparkt. Und die Mitarbeiter selbst sind glücklich, entfallen doch die Selbstzweifel, ob es auch ohne sie beim ehemaligen Arbeitgeber weitergeht. Die Gänge in den Arbeitsämtern werden leerer, alle sind zufriedener, und die Anbieter von ECM-Produkten haben ein neues Marktsegment mit Millionen potentiellen Kunden: Arbeitslose, die mit realitätsnahen Simulationen von ECM-, ERP- und Kommunikationslösungen beliefert werden. Wirtschaftliche und sozialverträgliche Lösungen für alle - lediglich die Anbieter von Fernsehprogrammen werden sich ärgern. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 18.4.2005
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