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ECM: was, wo, wie, wer, wann, warum, ...
PROJECT CONSULT Newsletter 20050404
Was ist ECM?
Zunächst einmal eine Idee, eine Vision. Ende der 90er Jahre war die AIIM international im Umbruch. Die Übernahme des IMC, der Verkauf der AIIM Show – ein komplette Neuausrichtung des internationalen Branchenverbandes stand an. Der Markt hatte sich dramatisch verändert. Web-Content-Management überholte das traditionelle Dokumentenmanagement in der Publikumsaufmerksamkeit, die Börse boomte mit den Dot.Coms. Also wurde auch die Neuausrichtung des Verbandes ein wichtiges Thema im AIIM Board of Directors, dem ich damals angehörte. Was lag näher, als die herkömmliche Welt mit der modernen Welt des Internets, des WCM, E-Commerce und E-Business zu verbandeln. Enterprise Content Management als neues Motto war nicht einfach da, es wurde hart erarbeitet. Dabei spielt das Akronym eine nicht unwesentliche Rolle. Mit ECM wollte man mit ERP und CRM gleichwertiges schaffen und zugleich den von den Web-Content-Management-Anbietern okkupierten Begriff CMS einfangen. ECM soll die Wichtigkeit des Themas, seine Bedeutung für die Unternehmen deutlich machen. IBM war eines der ersten Unternehmen, das Enterprise Content Management aufgriff. Ein neuer Begriff ist jedoch nur berechtigt, wenn sich damit auch eine neue Qualität verbindet. PROJECT CONSULT hat 2001 einen Artikel zu ECM veröffentlicht, in dem Dienstekonzept, Middleware und einheitliches, übergreifend nutzbares Repository als wesentliche neue Merkmale von ECM herausgestellt hatten. Diese Ideen finden sich heute auch in anderer, übertragener Form in ILM Information Lifecycle Management und SOA Service Oriented Architecture wieder. Es dauerte aber bei der AIIM eine Weile, bis man sich entschloss, dass neue Akronym auch mit Leben zu füllen, Definitionen des Umfanges zu liefern. Spätestens jetzt wurde klar, dass es nicht reicht herkömmliche Produkte umzuetikettieren. Diese Definition war auch einer Reihe von Anpassungen unterworfen, die die Weiterentwicklung des Marktes reflektieren. So definierte die AIIM ECM 2001:
„The technologies used to create, manage, customize, deliver, and preserve information to support business processes”.
2003 folgte dann eine leicht abgewandelte Fassung:
“The technologies used to capture, manage, store, preserve, and deliver information to support business processes”.
Hintergrund war die Integration des Output-Management, sich schon von selbst durch die Zusammenlegung der AIIM Show mit der On Demand Messe ergab. Im Jahr 2004 positionierte sich die AIIM endgültig als der weltweite Fachverband für ECM mit folgendem Mission Statement:
„AIIM is the international industry association connecting users and suppliers of enterprise content management (ECM) technologies - the tools and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content in support of business processes.”
Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider die Prozesskomponente in der Definition zum Opfer fiel:
“Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise.“
Dies muss nicht die letzte Änderung der Definition von ECM gewesen sein. Die AIIM Show & Conference 2005 in Philadelphia (warum nicht in New York ist eine andere Geschichte) vom 17. bis 19. Mai 2005, steht unter den Logo-Mottos
„Capture -:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“.
Stabil geblieben ist jedoch der Umfang von Komponenten für ECM, der sich auch in einer Reihe von Postern dokumentiert, die man sich an die Wand hängen kann (http://www.aiim.org/poster/puzzleposter.html, http://www.aiim.org.uk/publications/ecmroadmap/2005/poster.asp, http://de.wikipedia.org/wiki/ECM-Komponenten).
Wo macht ECM Sinn?
Der Teilbegriff „Enterprise“ im ECM Akronym, Unternehmen oder unternehmensweit, suggeriert und impliziert einen sehr hohen Anspruch. Jeder weiß, dass die Einführung eines solchen Systems im ganzen Unternehmen nicht auf ein Mal möglich ist, man kann nicht einfach den Schalter umlegen. Aufgabe ist es daher, eine generelle ECM-Strategie zu erarbeiten – und durchzuhalten -, die dann Stück für Stück nach Plan mit Leben gefüllt wird. Diese Aufgabe ist heute keine Kür mehr. ECM ist essentiell für das Überleben der Unternehmen geworden. Nicht nur das Informationswachstum und regulative Vorgaben zwingen zur Einführung von ECM-Systemen, um zeitgerecht mit geringem Aufwand marktfähig Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können, ist ECM unerlässlich.
Und was erwarten die Anwender?
In erster Linie verlässliche Produkte, verlässliche Partner und geringe Kosten. Gerade beim letzten Punkt ist in den vergangenen Jahren deutlich geworden, dass die Lizenzkosten für Software nur den geringsten Teil ausmachen. Programmanpassungen, Integration, organisatorische Einführung, aufwendiger Betrieb und hohe Folgekosten haben so manche Wirtschaftlichkeitsberechnung in den Papierkorb wandern lassen. Besonders die Abhängigkeit vom Anbieter hatte ihren Preis. Da die Funktionalität der Produkte sich immer mehr angleicht, kommt den Administrations- und Integrationswerkzeugen, Schnittstellen und Standards eine immer größere Bedeutung zu. Sie bestimmen den Grad der Unabhängigkeit des Anwenders.
Und die Anwender erwarten, dass die Produkte nicht mit einem Überschwang von Funktionalität glänzen, sondern sich auf ihre Anwendungssituation einfach einrichten lassen. Je näher eine Lösung an der Geschäftstätigkeit und den Problemen eines Anwenders ist, desto schneller fällt auch die Entscheidung für den Einsatz eines Produktes.
Die Frage nach dem Sinn von ECM erübrigt sich im Prinzip heute, da ECM eine unerlässliche Infrastruktur-Komponente ist, die heute in jedes Unternehmen gehört. Es geht nicht mehr um das „Ob“, sondern nur noch um das „Wie“ und „Wann“. Diese Erkenntnis gilt es besser zu vermitteln. Dies ist eine Aufgabe für Verbände, Berater, Anbieter und die Mitarbeiter in den potentiellen Anwenderunternehmen selbst.
Wie entwickelt sich der Markt?
Unter „Wie“ soll hier aber nicht die Frage betrachtet, wie ein System am besten einzuführen ist, sondern der Aspekt, wie entwickelt sich der Markt.
Die Analysten haben Anfang 2005 auch wieder reichlich Zahlen zur Entwicklung des ECM-Marktes veröffentlicht. Forrester (http://www.forrester.com) nimmt eine Verdoppelung des jährlichen Marktvolumens bis zum Jahr 2006 an. Ausgehend von Lizenzzahlen für ECM-Software (wie auch immer diese dort definiert ist) des Jahres 2002 von 1,48 Milliarden US-Dollar wird von einem Anstieg der Lizenzerlöse bis Ende 2006 von 3,34 Milliarden US-Dollar ausgegangen. Forrester meint, dass der größte Anteil im Marktsegment „Records Management“ generiert werden wird, also getrieben von Dokumentationsanforderungen durch Compliance. Es wird hier ein Wachstum des Gesamtvolumens von derzeit ca. 63 Millionen Dollar auf 1,125 Milliarden US-Dollar in 2006 geschätzt. Auch für die anderen ECM-Teilmärkte Dokumentenmanagement und Web-Content-Management sowie Digital-Asset-Management sehen die Analysten ein, gegenüber den Prognosen für Records Management zwar viel geringeres, aber dennoch stetiges jährliches Wachstum von im Schnitt zehn Prozent im Zeitraum bis Ende 2006.
Die Marktforscher der MetaGroup (http://www.metagroup.de), jüngst von Gartner (http://www.gartner.de) übernommen, greifen noch höher. Sie schätzen, dass der Markt für ECM-Software und ECM-Komponenten bis ins Jahr 2007 um etwa 15 Prozent jährlich auf über 9 Milliarden US Dollar weltweit anwachsen wird. Dabei wird die Anzahl der nennenswerten Anbieter weiter sinken und sich damit immer mehr Umsatz auf immer weniger Anbieter konzentrieren.
Die zunehmende Bedeutung von ECM in den Unternehmen sieht auch PROJECT CONSULT, jedoch möchten wir den optimistischen Annahmen nicht in allen Punkten folgen. Besonders in Deutschland ist auf Grund der angespannten wirtschaftlichen Situation eine große Investitionsbereitschaft derzeit nicht zu erkennen. Ein wesentlicher Trend, der die Annahmen jedoch stützen kann, ist die Entwicklung, dass sich Großkonzerne auf nur noch eine strategische Lösung festlegen werden, um dem ECM-Wildwuchs im Unternehmen Herr zu werden. Migrationen und Ablösung von Altlösungen werden zum Tagesgeschäft der nächsten Jahre. Suiten, die alles aus einer Hand bieten, haben dabei Vorteile.
Wer sind die Mitspieler im Markt?
Der Begriff „Konsolidierung“ ist heiß umstritten. Zwar kommen immer neue Anbieter hinzu, jedoch ist die Konzentration im Markt unübersehbar.
Vier Unternehmen dominieren heute das ECM-Parkett: IBM (http://www.ibm.de), mit einem sehr vollständigen, aber zerfaserten Portfolio; EMC (http://www.emc.de) mit guten Schwerpunkten, aber noch nicht alle ECM-Komponenten ideal abdeckend; knapp dahinter OpenText (http://www.opentext.de) und FileNet (http://www.filenet.de). EMC und IBM kommt zugute, dass sie auch Anbieter von passenden Hardwaresystemen wie Speicherlösungen und einer breit aufgestellten Service-Organisation sind.
Hinter dieser Führungsgruppe tut sich eine größere Lücke auf, die Unternehmen wie Hummingbird (http://www.hummmingbird.de), Mobius (http://www.mobius.de), Banctec (http://www.banctec.de)) und andere Traditionsanbieter gern schließen wollen.
Die ehemals vielgerühmten deutschen Teilnehmer am Neuen Markt liegen inzwischen abgeschlagen zurück: EASY (http://www.easy.de), SER Solutions (http://www.ser.de), Ceyoniq (http://www.ceyoniq.de), Betasystems (http://www.betasystems.de). Andere im Mittelfeld spezialisieren sich zunehmend. Der deutsche Markt ist mit mittleren und kleineren Anbietern immer noch so übersetzt wie kein anderer Markt weltweit.
Wenn man vom ständigen Nachwachsen von Unternehmen im ECM-Markt spricht, muss man auch sehen, woher sie kommen: aus dem WCM-Umfeld Vignette, Stellent, Interwoven oder Reddot, aus dem Gebiet der großen Standardsoftware-Pakete Microsoft (http://www.microsoft.de), Oracle (http://www.oracle.de) und SAP (http://www.sap.de) oder aus den Bereichen Druckoutput und Imaging Xerox (http://www.xerox.de) und Canon (http://www.canon.de). Auch darf man Unternehmen wie Adobe (http://www. ), Hewlett Packard (http://www.hp.com) oder Cisco (http://www.cisco.de) nicht unterschätzen – auch sie haben ein großes Interesse das Themen wie Dokumente und Speicherlösungen für sich zu besetzen. So vielfältig wie die Ursprünge der Unternehmen sind auch die Marktauftritte, Portfolios und Zielgruppen. In dem Maße, wie ECM Allgemeingut und notwendige Infrastruktur wird, werden auch immer mehr Anbieter aus angrenzenden Bereichen ihre Position im ECM-Markt suchen. Und dann gibt es noch die vielen kleinen echten Neuankömmlinge. Innovative Firmen, die Nischen besetzen oder spezielle Komponenten entwickeln. Der Mainstream der Entwicklung ist vorgezeichnet, auch wenn es heute noch mehrere hundert Anbieter von DRT Document Related Technologies gibt. Auf der PRO-JECT CONSULT Webseite findet sich eine kleine Übersicht, die Ende April aktualisiert wird (http://www.pc.qumram-demo.ch/Files/Marktuebersicht_neu.pdf). Viele der dort aufgeführten Anbieter werden die Arena wieder verlassen, durch Übernahme, Aufkauf oder Neuorientierung.
Warum ist ECM wichtig für das Informationszeitalter?
Der größte Teil aller elektronischen Informationen liegt in unstrukturierter oder schwach strukturierter Form vor. Fast alle Dokumente im Unternehmen sind heute „digital born“ der Ausdruck auf Papier ist nur noch eine zusätzliche Form der Präsentation, die kostenträchtige Medienbrüche fördert. Die Verwaltung, Erschließung, Bereitstellung und Kontrolle dieser Informationen ist das ureigenste Aufgabengebiet von ECM-Lösungen.
ECM ist unerlässlich, weil wir heute von der Verfügbarkeit, Auffindbarkeit, Nutzbarkeit und der Richtigkeit von Information existentiell abhängig sind. Die schöne neue elektronische Welt hat ihren Preis. Dabei geht es nicht um das von mir viel zitierte „Bewahren des Gedächtnisses des Informationszeitalters“, sondern um die Vermeidung von Chaos und Überlebensrisiken. Ohne die ständige Verfügbarkeit von elektronischer Information ist unsere Gesellschaft nicht mehr lebensfähig. Für kaufmännische Planungs-, Abrechnungs- und Verwaltungssysteme ist viel Geld ausgegeben worden, jedoch lösen diese Systeme nur einen geringen Teilbereich der Probleme der Informationsgesellschaft. Diese Systeme hatten leichtes Spiel, sie handhabten hauptsächlich strukturierte Daten. Die wahre Herausforderung liegt aber in der Handhabung der immer schneller wachsenden Mengen an unstrukturierten und schwach strukturierten Informationen.
Dies geht weit über Unternehmen und Firmen hinaus, sondern erfasst unser gesamtes privates Leben. ECM wird daher nicht nur ein Thema für Unternehmen und Verwaltungen sein, sondern wird – in anderer technischer Ausprägung – jeden von uns betreffen. Diese Lösungen werden wir dann aber längst nicht mehr ECM nennen.
Wir haben alle die Hoffnung, dass uns ECM in den nächsten Jahren helfen wird, die Informationsflut zu bewältigen. Dagegen allein auf die Hoffnung zu setzen, dass zukünftige Technologien uns unsere heutigen Probleme schon abnehmen werden, ist müßig. Die Lücken, die heute entstehen, werden von zukünftigen Archäologen einmal das „Dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ genannt werden.
ECM fordert von uns, nicht nur in Technologien zu denken, sondern auch in Methoden und Verfahren. Es gilt die grundsätzliche Geisteshaltung zu ändern, den Wert und die Bedeutung von Information zu erkennen – und daraus die notwendigen Maßnahmen für die Einführung von ECM-Lösungen abzuleiten. ECM gehört in Ausbildungspläne und Curricula unserer Bildungsstätten. ECM beeinflusst unseren Arbeitsmarkt und muss in den Planungen von Regierungen und Verwaltungen Berücksichtigung finden. ECM ist ein Wirtschaftsfaktor in einer dienstleistungsorientierten Wissensgesellschaft ohne Rohstoffe. ECM bietet Chancen für neue Jobs, auch wenn Rationalisierungseffekte ein wesentlicher Grund für den Einsatz der Systeme sind.
Für mich stellt sich so gesehen die Frage „Warum ECM?“ nicht. (Kff)
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