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Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Einführung
Problemstellung
Entscheidungsprozeß für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
Phasenmodell
Vorbereitungsphase zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Zieldefinition
Analyse des Ist-Zustandes
Organisatorische und technische Rahmenbedingungen
Analyse der Aufbauorganisation
Analyse der Ablauforganisation
Schriftgutanalyse
Kosten-/Nutzenanalyse
Entwicklung einer Soll-Konzeption
Ergebnis der Vorbereitungsphase
Wichtige Aspekte bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Rechtliche Projektbegleitung
Vorbereitungsphase
Auswahl und Koordination der Teilleistungen
Vertragsvorbereitung und Vertragsabschluß
Verfahrensbeschreibung des Dokumentenmanagementsystems
Allgemeines Verfahren
Migration
Allgemeine Migrationsproblematik
Migrationskonzept
Migration von Informationen
Migration bei technologischer Weiterentwicklung
Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen
Zusammensetzung des Projektteams
Funktionen des Projektmanagements
Qualifizierungs- und Schulungskonzept
Zusammenfassung und Ausblick

von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Profil_Kampffmeyer

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Einführung
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Der vorliegende Beitrag beschäftigt sich im wesentlichen mit dieser Phase der Planung und Vorbereitung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, wobei einige Aspekte, die in diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung sind, in einem gesonderten Kapitel behandelt werden.
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Problemstellung
Als wesentliche Probleme bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen haben sich herausgestellt, daß ablauf- und aufbauorganisatorische Strukturen hinsichtlich ihrer Funktionalität überprüft und gegebenenfalls modifiziert werden müssen.
Dokumentenmanagementprojekte können aus verschiedensten Gründen scheitern und einen beträchtlichen Schaden verursachen. Damit beim Scheitern eines Projektes die zustehenden Rechte auch geltend gemacht werden können, wird unten auf die rechtliche Begleitung der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen eingegangen, die insbesondere bei Großprojekten von Bedeutung ist.
Außerdem muß mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der damit verbundenen Speicherung auf optischen Medium gewährleistet sein, daß diese Medien auch langfristig verfügbar und dementsprechend auch haltbar sind. Zusätzlich müssen die auf diesen Medien gespeicherten Daten auch in ferner Zukunft mit einer heute vielleicht noch unbekannten oder zumindest noch nicht verbreiteten Technologie lesbar sein. Die hieraus resultierenden Aufgaben werden im Rahmen der sogenannten Migrationsplanung in die Konzeption des Dokumentenmanagementsystems einbezogen. Auf eine Migrationsplanung wird in Kapitel 3.3 ausführlich eingegangen.
Ein weiterer Problemkreis bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen sind die psychologischen Hemmnisse der Anwender. Zur Beseitigung dieser Hemmnisse müssen alle Mitarbeiter, die das System künftig nutzen sollen, frühzeitig auf den Umgang mit dem System vorbereitet werden. Im Rahmen eines zu erarbeitenden Qualifizierungs- und Schulungskonzeptes, dessen detaillierte Darstellung sich im Kapitel 3.4 befindet, wird vorgeschlagen, daß zunächst ausgewählte Mitarbeiter an diesem System geschult und danach zum Trainer für die anderen Mitarbeiter ausgebildet werden. Später übernehmen dann diese internen Trainer die Schulung der übrigen Mitarbeiter.
Herkömmliche papierbasierte Informationsspeicherung und -weiterleitung bringt eine Reihe von Problemen mit sich.
Durch die Verwendung von Papier als Datentransportmedium werden die übermittelten Daten häufig zuerst ausgedruckt, um anschließend vom Empfänger ggf. in einer modifizierten Form erneut elektronisch erfaßt zu werden. Zu diesem Zweck werden oft mehrere Kopien des Schriftstückes angefertigt. Dies hat wiederum zur Folge, daß bei der Distribution eines Schriftstückes verschiedene Versionen entstehen, die erneut einer gesonderten Verwaltung bedürfen. Zusätzlich entsteht hierdurch ein Archivierungsbedarf, der auch schon ohne Anfertigung zahlloser Kopien für Unternehmen ein nicht unerhebliches Problem darstellt. Abgesehen von den hohen Personal- und Raumkosten, die durch den enormen Aufwand zur Organisation und Aufrechterhaltung von Konsistenz und Sicherheit der Archive entstehen, erfordern Papierarchive enorm viel Zeit für Recherchen und Verwaltung. Verglichen mit den Recherchemöglichkeiten in Dokumentenmanagementsystemen können Recherchen mit zunehmendem Komplexitätsgrad aufgrund des überproportional ansteigenden Zeitbedarfes nur bedingt durchgeführt werden. Diesen Sachverhalt spiegelt auch das Ergebnis einer Umfrage bei Unternehmen wieder, die nach Gründen für die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems befragt wurden.
Die am häufigsten angegebenen Gründe waren der verbesserte Zugriff auf die Archivinformationen sowie die verbesserte Produktivität der Mitarbeiter. Ein weiteres Argument ist die Reduktion der Personalkosten. Hier ist allerdings zu bedenken, daß in der Archivverwaltung zwar langfristig weniger Personal eingesetzt werden kann, die neuen Tätigkeiten aber eine höhere Mitarbeiterqualifikation erfordern, die zu einem höheren Durchschnittsgehalt führen und damit die durch die Reduktion der Mitarbeiteranzahl erzielten Einsparungen an Personalkosten wieder kompensieren können.
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Entscheidungsprozeß für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems
Bei der Entscheidung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sind die oben genannten Gründe zwar wichtige Faktoren, die für die Einführung sprechen, allerdings sollte sich das Management bei einer solchen Entscheidung bewußt sein, daß durch die Einführung ein eng vernetztes Handeln unterschiedlicher Abteilungen des Unternehmens in den unterschiedlichsten Bereichen notwendig wird. Hierbei müssen sämtliche Schnittstellen überprüft werden.
Die Einführungsplanung eines Dokumentenmanagementsystems kann ausgehend von diesen Integrationsbetrachtungen mit ihren Auswirkungen auf die Aufbau- und Ablauforganisation erfolgen. Die Planung sollte allerdings nicht mit der Einholung von Angeboten verschiedener Hersteller solcher Systeme beginnen. Vielmehr sind in einem ersten Schritt zuerst die Strategien der Unternehmung bezüglich des Dokumentenmanagements festzulegen. In diese strategischen Überlegungen sind vor allem die Ziele und Rahmenbedingungen zu integrieren, die bei den künftigen Entwicklungen der Unternehmung zu erwarten sind. Erst nach der Bestimmung dieser strategischen Eckdaten ist die Organisation der Unternehmung hinsichtlich des strukturellen Aufbaus und des organisatorischen Ablaufes zu analysieren und auf die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems abzustimmen. Hierbei ist auch eine Aufnahme der bereits vorhandenen DV-Infrastruktur notwendig.
Der Grundsatz „Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik“ ist bei allen Entscheidungen zu beachten. Eine noch so fortschrittliche technische Lösung bringt keine Vorteile, wenn sie nicht auf das organisatorische Umfeld ausgerichtet ist. Organisatorische Änderungen sind wiederum im Zusammenhang mit den strategischen Unternehmenszielen zu sehen. Kundenservice, Produkt- oder Dienstleistungsqualität, Durchlaufzeiten und Verwaltungskosten sind strategische Erfolgsfaktoren eines Unternehmens, die durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems wirkungsvoll unterstützt werden können. Hat man die relevanten Erfolgsfaktoren identifiziert und aufgezeigt, wie ein Dokumentenmanagementsystem diese Faktoren unterstützen kann, so ergibt sich daraus automatisch die Zielsetzung, die das System zu erfüllen hat. Im Rahmen der Zielsetzung sind folgende Kriterien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu berücksichtigen:
Definition des Problems und Handlungsdruck
Raumprobleme
Retrievalprobleme
Durchsatzprobleme
Qualifizierungsprobleme
Kostenprobleme
Wettbewerbsgesichtspunkte und Unternehmensstrategie
IT-Strategie des Unternehmens
Position am Markt
Neue Produkte oder Geschäftsfelder
Servicequalität
Zuverlässigkeit
Effizienz
Reaktionsfähigkeit
Möglichkeiten der Technikunterstützung
Schwachstellen
Gegenwärtiger und zukünftiger Nutzen
Einbettung in Organisation und Technik des Unternehmens
Bestimmung relevanter Bereiche und Aufgaben
Realisierbarkeit
Ressourcen (Personal, Finanzen)
Unterstützung durch Führungsebene
Multiplizierbarkeit der Lösung
Mittel- und langfristige Wirtschaftlichkeit
Belastbarkeit der Mitarbeiter
Wie bereits erwähnt, ist einer der nur schwer zu bestimmenden Einflußfaktoren die technologische Entwicklung und damit die Bestimmung eines auch auf lange Sicht tragbaren Konzeptes für den Einsatz von Datenträgern und Speicherformaten in einem Dokumentenmanagementsystem. Die Bestimmung der einzusetzenden Datenspeicher sowie deren Aufbau setzt die Analyse der zu speichernden Dokumentarten voraus. Anhand dieser Analyse muß zunächst bestimmt werden, in welcher Form auf die Daten zugegriffen werden darf. In der Regel dürfen viele Dokumente aufgrund der Einhaltung der Revisionssicherheit nicht mehr verändert werden. Allerdings sollte auch ein Speicherbereich vorgesehen werden, in dem veränderbare Daten gespeichert werden können, um die notwendige Speicherkapazität nicht unnötig zu erhöhen. Weiterhin muß die Gestaltung des Archivs hinsichtlich Darstellungsform und inhaltlicher Tiefe bestimmt werden. Damit eng verbunden ist die Entscheidung über die Erfassung der Altbestände. Diese Entscheidung wird sich als einer der kostenbestimmenden Faktoren für das Gesamtsystem erweisen.
Weiterhin kann die Entscheidung der einzusetzenden Speicher von der Größe des Benutzerkreises und der Zugriffshäufigkeit abhängig gemacht werden, da die Zugriffsgeschwindigkeit der einzelnen Speicher bei zunehmender Größe dieser beiden Faktoren immer kritischer wird. Im Hinblick auf die oben bereits erwähnte Revisionssicherheit des Dokumentenmanagementsystems sind auch bestimmte technische Anforderungen an das Material der Datenträger und die Aufzeichnungsformate zu berücksichtigen. Da für einige Dokumente sehr lange Aufbewahrungsfristen zu beachten sind, muß gewährleistet sein, daß die Lebensdauer der Datenträger zumindest größer ist als die jeweilige Aufbewahrungsfrist der auf ihnen gespeicherten Dokumente. Die Speicherformate müssen sicherstellen, daß die Daten später auch von anderen Systemen ohne Informationsverlust gelesen werden können. Diese Punkte sind in eine langfristige Planung einzubeziehen, da davon auszugehen ist, daß bei mangelnder Vorplanung dieser Aspekte erhebliche Folgekosten und im schlechtesten Fall auch Datenverluste entstehen können.
Erst nach Bestimmung des IstZustandes und der Definition der künftigen Strategien und Zielsetzungen können die Angebote ausgewählter Hersteller bzw. Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen eingeholt werden. Im Rahmen einer Kosten-/Nutzwertanalyse aggregiert zu einer Portfoliobetrachtung kann anhand eines Bewertungsschemas, das parallel zu einer Ausschreibung entwickelt wird, zunächst eine engere Auswahl der angebotenen Systeme getroffen werden. In einer anschließenden Risikobewertung der einzelnen Angebote ist dann die für das Unternehmen vorteilhafteste Lösung zu ermitteln. Im Rahmen der Nutzwertanalyse sollte die Bewertung der Faktoren wie Funktionalität, Qualität der Software, zugrundeliegende Systemplattform usw. auf einer ordinalen Skala erfolgen, um diese in die Portfoliobetrachtung der einzelnen Systeme einfließen zu lassen. Die Portfoliobetrachtung kann nach verschiedenen Ordnungskriterien getrennt oder in aggregierter Form vorgenommen werden.
Neben der Nutzwertbestimmung sollte die Kostenermittlung in die Portfoliobetrachtung integriert werden. In diesem Zusammenhang sind die einmaligen Investitionen und Initialisierungskosten sowie die Kosten des laufenden Betriebes unter besonderer Berücksichtigung der Einführungsphase getrennt voneinander zu ermitteln.
Die Risikobetrachtung der einzelnen Systeme kann z.B. anhand der Bewertung der folgenden Einflußfaktoren erfolgen:
technischer Stand des angebotenen Systems,
Integrität und Bekanntheitsgrad des Anbieters,
Qualifikationen der vom Anbieter eingesetzten Mitarbeiter,
Kosten für das angebotene System und
Wahrscheinlichkeit der Einhaltung der in den Angeboten genannten Termine zur Fertigstellung und Inbetriebnahme des Gesamtsystems bzw. einzelner Systemabschnitte.
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Phasenmodell
Die Konzeption zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems weicht von dem in fünf Phasen gegliederten Modell eines herkömmlichen Projektes im DV-Bereich ab.
Wie der Abbildung 9 zu entnehmen ist, können die Phasen Problemanalyse, Systemplanung, Detailorganisation, Realisierung und Installation durch ihre in sich abgeschlossenen Tätigkeiten bei herkömmlichen DV-Projekten unabhängig voneinander betrachtet werden. In der Regel ist ein sequentielles Abarbeiten der einzelnen Phasen möglich. Diese sequentielle Vorgehensweise kann gewählt werden, da der Aufgabenbereich des einzusetzenden Programmes im allgemeinen auf bestimmte Aufgaben zugeschnitten wurde, die im Gegensatz zu Dokumentenmanagementsystemen keine unternehmensweiten Auswirkungen haben. Die im Rahmen herkömmlicher DV-Projekte erstellten Programme verlangen keine unternehmensübergreifende Interaktion, die zu einer zeitlichen Überlagerung der einzelnen Projektphasen führt. Weiterhin zeigt sich, daß die vorbereitenden Schritte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Gegensatz zu herkömmlichen DV-Projekten wesentlich mehr Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen. Der Aufwand für die eigentliche technische Realisierung ist hierzu vergleichsweise gering. Weiterhin ist zu bedenken, daß während der Einführung und nach Aufnahme des Produktionsbetriebes durch die nicht unerhebliche Ressourcenbindung im Unternehmen die Produktivität zunächst absinkt. Dies ist bei der Erstellung einer Übergangsplanung zur Aufrechterhaltung des laufenden Betriebes zu berücksichtigen. Bei größeren Projekten kann die Ressourcenbindung zu spürbaren Produktivitätseinbußen führen - insbesondere, da im Projektteam meist sehr engagierte und qualifizierte Mitarbeiter eingebunden sind.
Das folgende Kapitel wird sich mit den ersten beiden Abschnitten des Phasenmodells beschäftigen. Diese beiden Phasen können auch als Vorbereitungsphase bezeichnet werden. Hierbei sollen die für die Initialisierung des Projektes und die Bedarfsanalyse wichtigen Schritte und Instrumente vorgestellt werden. Die Abschnitte der Detailorganisation, der technischen Entwicklung sowie die Phase der unternehmensweiten Einführung und Übergabe können in dieser eher allgemein gehaltenen Darstellung nicht berücksichtigt werden, da die zugrunde liegenden Strukturen der Dokumentenmanagementsysteme unternehmensindividuell und nicht auf den allgemeinen Fall übertragbar sind. In Kapitel 3 wird auf einige generell zu beachtende Probleme aufmerksam gemacht, die bei der Einführungsplanung zu bedenken sind.
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Vorbereitungsphase zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Die Vorbereitungsphase zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist als ein eigenständiges, internes Projekt anzusehen. Da die Einführung mit organisatorischen Veränderungen und nicht unerheblichen Investitionen verbunden ist, sollte für diese Vorbereitungsphase auch ein eigenständiges Projektmanagement durchgeführt werden. Zudem sind die zeitlichen Aufwendungen nicht unerheblich - die Umsetzung eines Konzeptes kann sich über ein bis zwei Jahre erstrecken.
Die Einführung eines eigenständigen Projektmanagements ist insbesondere auch notwendig, da in der Vorbereitungsphase eine parallele Bearbeitung unterschiedlicher Aufgaben erforderlich ist, die teilweise eng miteinander verknüpft sind. Die Vorbereitungsphase beginnt mit der strategischen Entscheidung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und endet mit dem Vertragsabschluß mit einem Systemanbieter. Hierbei ist auch der Vertrag mit einem Generalunternehmer aus einem Herstellerkonsortium denkbar.
Im folgenden soll auf die einzelnen Schritte der Vorbereitungsphase näher eingegangen werden.
Die vielschichtige und komplexe Zieldefinition, die Ist-Analyse sowie die Erarbeitung einer Soll-Konzeption als Planungsgrundlage sollten zur Dokumentation der Ergebnisse zu einer detaillierten Studie ausgearbeitet werden. Da anhand dieser Studie einerseits die Realisierung durch den Auftragnehmer und andererseits die Qualitätssicherung seitens des Auftraggebers erfolgt, ist die schriftliche Fixierung unumgänglich. Die folgenden drei Abbildungen geben einen Überblick über die Vielschichtigkeit einer solchen Detailstudie. Die Komplexität ergibt sich aus der Notwendigkeit der umfassenden Analyse unterschiedlicher Strukturen und Beziehungen bezüglich des gegenwärtigen Dokumentenmanagements.
Die wesentlichen Punkte lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Ziele und Erwartungen
Feststellung übergreifender Informations- und Kommunikationsbezüge in Hinblick auf die Anforderungen der Recherche, Archivierung und Vorgangsbearbeitung
Erwartungen hinsichtlich höherer Effizienz
Maßstab für das zu erreichende Ergebnis
Inhalte
Formale, inhaltliche und strukturelle Merkmale von Dokumenten in Hinblick auf temporäre Nutzung, Archivierungswürdigkeit und Archivierungspflicht
Archiv-, Ablage-, Recherche- und Informationsnutzungsstrukturen
Organisatorische Vorbereitung und Prüfung von Unterstützungsmaßnahmen
Nutzen
Festlegung eines finanziellen Rahmens in Hinblick auf eine grundsätzliche Wirtschaftlichkeit von Dokumentenmanagement
Schaffung von Kriterien zur Abschätzung von Kosten, Nutzen und Effizienz
Planung von Alternativen
Festlegung der Bereiche, in denen Dokumentenmanagement rentabel sein könnte
Ergebnisdefinition
Beschreibung der Datenbasis und der im Unternehmen genutzten Dokumente hinsichtlich ihres Informationswertes
Archiv-, Ablage-, Recherche- und Informationsstrukturen im Untersuchungsbereich
Skizzierung eines Vorgehensmodells
Projektvereinbarung, um das Einführungsprojekt aufzusetzen
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Zieldefinition
Vor dem eigentlichen Projektbeginn sollte eine Projektinitialisierung stattfinden. Diese dient in erster Linie der Benennung der zum Projektteam gehörenden Mitarbeiter. Das Projektteam sollte aus Mitarbeitern mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen u.a. zur Festlegung von Strategien und Zielen, aus Abteilungsleitern und aus Abteilungsangehörigen, die das Dokumentenmanagementsystem später bedienen sollen, bestehen. Auf diese Weise können sämtliche Unternehmensinteressen gewahrt werden. Außerdem ist der Einsatz eines externen Beraters zu empfehlen, der das zur Einführung notwendige technische Know-how zur Beurteilung verschiedener Systemlösungen sowie das organisatorische Know-how zur Umstrukturierung eines Unternehmens besitzt. Daneben kann ein externer Berater bei Meinungsverschiedenheiten oder Unsicherheiten innerhalb des Projektteams vermittelnd tätig werden.
Anhand der bei der Entscheidung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems gefaßten Ziele und Strategien und der schon zu Projektbeginn vorhandenen Unterlagen ist bei der Projektinitialisierung bereits eine Grobplanung für das Gesamtprojekt vorzunehmen. Hier werden die von der Systemeinführung betroffenen Unternehmensbereiche sowie die in die Einführung involvierten Mitarbeiter bestimmt.
Außerdem sollte das zu erwartende Ergebnis in Form einer Soll-Konzeption bereits einmal formuliert und hierfür eine überschlägige Aufwandsschätzung durchgeführt werden, um nachträgliche Überraschungen möglichst zu minimieren und dem Projektteam einen Orientierungsrahmen vorzugeben.
Das Projekt sollte in überschaubare Abschnitte gegliedert werden. Hierzu werden nach der Verteilung der Aufgaben an die einzelnen Projektmitglieder und die damit verbundenen Kompetenzen und Kommunikationsstrukturen durch die Erstellung von Zeitplänen und einer Ressourcenplanung Meilensteine definiert und Prioritäten vergeben. Es muß bestimmt werden, bei welchen Abläufen oder in welchen Abteilungen primärer Handlungsbedarf besteht, um in diesen Bereichen in der nächsten Projektphase die Analyse dann weiter zu detaillieren. In den Plänen sind neben der Zusammenführung und Bewertung von den Anforderungen der einzelnen Abteilungen auch die Regelungen enthalten, wann welche Abteilung in das Gesamtprojekt integriert werden soll. Hierbei ist zwischen Pilotabteilungen als Testumgebung und den anderen Abteilungen zu unterscheiden. Die Einhaltung der Pläne ist durch die Projektleitung zu kontrollieren.
Ferner sollten weitere Überlegungen hinsichtlich der Bereitstellung von Personal und technischen Einrichtungen sowie hinsichtlich der notwendigen Finanzmittel zum reibungslosen Ablauf des Einführungskonzeptes vorgenommen werden. Je nach Größe und Umfang des zu implementierenden Dokumentenmanagementsystems können diese Bereitstellungsplanungen als eigene Vorprojekte organisiert werden.
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Analyse des Ist-Zustandes
Die Ist-Analyse dient zur Anforderungsdefinition, zur Beschreibung der gegenwärtigen Situation und der relevanten Rahmenbedingungen für die Gestaltung der Zukunft. Die Aufnahme des Ist-Zustandes ist eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Erst aufgrund der in dieser Phase gesammelten Daten können Schwachstellen erkannt und die Systemanforderungen genau spezifiziert werden. Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine Umorganisation der Arbeitsabläufe zwingend notwendig. Für eine sinnvolle Einbindung der Unternehmensstrukturen und der internen Besonderheiten ist die Aufnahme des Ist-Zustandes jedoch unumgänglich.
Das Ziel der Ist-Aufnahme ist die Ermittlung eines Stärken- und Schwächenprofils der Unternehmung hinsichtlich der Kommunikationsbeziehungen und des Informationsmanagements. Hieraus können dann einerseits die Organisationsabläufe ermittelt werden, deren Abbildung im Dokumentenmanagementsystem unerläßlich ist, andererseits werden aber auch diejenigen Tätigkeiten ausfindig gemacht, die durch eine veränderte Organisation verbessert oder eliminiert werden können. Im Rahmen der Ist-Aufnahme kann der gesamte Bereich der Unternehmung hinsichtlich seiner Effizienz überprüft werden.
Jeder Arbeitsvorgang zur Informationsverarbeitung muß detailliert erfaßt werden. In diesem Zusammenhang besteht die Möglichkeit, eine Prozeßkostenrechnung zu implementieren.
Ein weiterer positiver Aspekt der Ist-Aufnahme besteht in der Ermittlung des Bestandes an Geräten zur Datenverarbeitung sowie deren Nutzung. Anhand dieser Aufstellung können die zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems notwendigen Investitionen durch die Anpassung der bestehenden Infrastruktur an die neue Arbeitsumgebung eingespart werden.
In der Ergebnisdokumentation sind insbesondere die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
Beschreibung der Ablage, des Archivs, der Dokumente und ihrer Nutzung mit Mengengerüsten,
Profil der Nutzung mit Schwächen und Stärken,
Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit,
Verfügbarkeit und Verteilungssystematik,
Definition von Dokumentenklassen, Verteilerkreisen, Arbeitsanweisungen,
Anforderungen hinsichtlich Zugriff, Speicherung, Recherche, Schnittstellen, vorhandener und künftiger Werkzeuge sowie einzubindender Technik und Kommunikation.
Der Aufwand für eine solche Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Vor Beginn der Untersuchung sind daher Tiefe und einzusetzende Methodik derart festzulegen, daß vergleichbare Ergebnisse erzielt werden können. Die Qualität der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem Zusatzaufwand beschafft werden können. Im folgenden sollen die einzelnen Schritte der Ist-Analyse beschrieben werden.
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Organisatorische und technische Rahmenbedingungen
Viele Unternehmen sind über mehrere Standorte verteilt. Bei intensiven Kommunikationsbeziehungen zwischen diesen Standorten werden immer auch Dokumente ausgetauscht und meist auch mehrfach abgelegt. Es kann daher sinnvoll oder notwendig sein, diese Standorte in die Analyse und anschließende Konzeption mit einzubeziehen. Konzernrichtlinien, gesetzliche Vorschriften und andere Richtlinien können die organisatorischen Freiheitsgrade ebenfalls einschränken. In vielen größeren Unternehmen gibt es z.B. - abgesehen von den gesetzlichen Vorschriften - betriebsinterne Vorschriften für die Aufbewahrungsfristen bestimmter Dokumente. Auch die Vernichtung der Originalbelege ist neben der Beachtung gesetzlicher Vorschriften auch mit den internen Stellen wie Revision oder Rechtsabteilung abzustimmen.
Die vorhandene technische Infrastruktur sollte weitestgehend genutzt werden. Die frühzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle Verständnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die bestehende technische Infrastruktur geprägt wurden.
Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den folgenden Gegebenheiten:
IT-Strategie (Ziele der Informatik, Anwendungsportfolio, Endgeräte- und Netzwerkstrategie)
vorhandene Anwendungssoftware
vorhandene unternehmensinterne Netze und öffentliche Netzverbindungen
vorhandene Hardware und Betriebssysteme
vorhandene Mikrofilminfrastruktur
unternehmensinterne Standards
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Analyse der Aufbauorganisation
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sind alle Abteilungen des Unternehmens zu erfassen, die in das System involviert sind. Dies werden regelmäßig alle diejenigen Abteilungen sein, die direkte Kommunikationsbeziehungen mit dem Unternehmensumfeld unterhalten.
In der Analyse der Aufbauorganisation müssen die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter je Abteilung sowie deren Aufgaben ermittelt und zusammengestellt werden. Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der Einführung des Dokumentenmanagementsystems kann ermittelt werden, welche Systemkomponenten für den jeweiligen Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Daneben müssen im Rahmen der Analyse der Aufbauorganisation die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt werden.
Zur Analyse der Aufbauorganisation sind somit Organigramme der Unternehmung im allgemeinen und der mit dem Dokumentenmanagementsystem verbunden Abteilungen im besonderen zu erstellen. Diese Organigramme geben Auskunft über die hierarchischen Positionen der Mitarbeiter und die damit verbundenen Kompetenzen.
Die Rollen der Mitarbeiter und die damit verbundenen Rechte und Pflichten werden am besten in Stellenbeschreibungen erfaßt, die um einige für die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem relevanten Informationen wie z.B. die fachliche, technische und soziale Qualifikation erweitert werden sollten.
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Analyse der Ablauforganisation
Es ist zwischen Tätigkeiten, die aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen, zu unterscheiden. Die Analyse der Ablauforganisation soll die notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfüllung seiner Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln für die einzelnen Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen Arbeitnehmern bzw. Abteilungen zu erfassen.
Neben der reinen Beschreibung der Arbeitsabläufe, die teilweise im Dokumentenmanagementsystem abgebildet werden sollen, sollte im Rahmen der Analyse der Ablauforganisation auch die Häufigkeit und die durchschnittliche Bearbeitungsdauer des jeweiligen Geschäftsprozesses erfaßt werden. Diese bilden die Grundlage, um später eine Prozeßkostenrechnung durchzuführen. Ebenso sollten alle notwendigen Kommunikationsbeziehungen zur Erfüllung der Geschäftsprozesse aufgezeichnet werden. Abgesehen davon, daß hier ein Rationalisierungspotential enthalten sein kann, ist in diesem Zusammenhang die notwendige technische Arbeitsplatzausstattung zu ermitteln.
Zur Erhebung der einzelnen Abläufe können verschiedene Techniken verwendet werden. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, daß keine der Techniken die Arbeitsabläufe vollständig und exakt abbilden kann.
Sofern die Analyse der Ablauforganisation anhand des Studiums von Stellenbeschreibungen und Organigrammen erfolgt, ist zu bedenken, daß hier ein ideales Bild beschrieben wird, das von der Realität abweichen kann.
Da sich eine Organisation in einem ständigen Wandel befindet, werden die aktuellen Arbeitsabläufe von diesen Unterlagen mit zunehmenden Alter nicht mehr erfaßt. Außerdem sind diese Unterlagen ein Teil einer Unternehmensplanung. Es besteht keine Gewähr, daß die in dieser Planung vorgegebenen Arbeitsabläufe auch in der beschriebenen Weise realisiert wurden.
Daneben kann die Analyse anhand von Selbstaufschreibungen der Arbeitnehmer in Form von Tätigkeitsberichten erfolgen. Bei dieser Methode ist der Analytiker jedoch auf die korrekte und vollständige Beschreibung der Tätigkeit durch den Arbeitnehmer angewiesen. Hierbei kann es leicht zu Mißverständnissen kommen. Zur Vermeidung von Problemen sollte der Betriebsrat bereits vor der Erhebung von leistungsbezogenen Daten eingebunden werden.
Als eine durch den Analytiker geprägte Erhebungsform können Interviews und Fragebögen eingesetzt werden. Kritisch an dieser Erhebungstechnik ist jedoch, daß bei einem Interview die Vollständigkeit der Beschreibung von der Fähigkeit des Fragestellers abhängt, die Kernpunkte der Tätigkeit herauszuarbeiten.
Fragebögen zur Erhebung der einzelnen Tätigkeiten einer Arbeitsstelle müssen einerseits für den Arbeitnehmer so klar und übersichtlich formuliert sein, daß sämtliche Tätigkeiten leicht erfaßt werden können und andererseits müssen die Fragen einen Freiraum lassen, um möglichst viele verschiedene Tätigkeiten erfassen zu können. Gerade bei komplexen und vielseitigen Tätigkeiten stößt dieses Erhebungsinstrument an seine Grenzen.
Der Verfasser des Fragebogens müßte im günstigsten Fall alle Antworten bereits kennen, um einen Fragebogen zu entwickeln, mit dem jede Tätigkeit erfaßt werden kann. Da dies i.d.R. nicht der Fall ist, wird es bei diesem Erhebungsinstrument immer dann zu falschen oder unvollständigen Erfassungen kommen, wenn der Fragebogen zur Beschreibung der Tätigkeit nicht ausreicht. Am Ende eines Fragebogens oder Interviews sollten auf jeden Fall einige offene Fragen gestellt werden, die den Mitarbeitern Gelegenheit bieten, ihre eigenen Sorgen, Ideen und Vorschläge einzubringen.
Da keine der genannten Erhebungstechniken ohne Kritik ist, wird ein aus allen drei Komponenten zusammengestelltes Verfahren empfohlen. In Abhängigkeit von der Vielseitigkeit und Flexibilität der einzelnen Tätigkeiten sind entweder die Erhebung durch die Selbstdarstellung oder durch Fragebögen zu bevorzugen. Außerdem sollten Interviews zur Validierung der vorliegenden Angaben durchgeführt werden. Es empfiehlt sich daher ein zweistufiges Vorgehen. An eine Ersterhebung mit Fragebögen oder Interviews schließt sich eine Zwischenauswertung an. Die Ergebnisse dieser Zwischenauswertung werden in kleinen Gruppen zusammen mit den Entscheidungsträgern diskutiert und konsolidiert.
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Schriftgutanalyse
Ziel der Schriftgutanalyse ist die Erfassung von Art und Umfang der abgelegten Dokumente und deren Nutzung, um die Unterschiede zwischen abgelegten und genutzten Dokumenten zu identifizieren, Dokumente in verschiedene Dokumentarten zu klassifizieren und die erforderliche Größenordnung des Dokumentenmanagementsystems festzulegen. Dabei darf auch ein eventuell zu erwartendes Wachstum des Dokumentaufkommens nicht außer Acht gelassen werden.
In Abhängigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente müssen formale, inhaltliche, qualitative und rechtliche Aspekte in der Analyse ermittelt werden. Diese müssen so aufeinander abgestimmt werden, daß das Abspeichern und Wiederauffinden der Daten und Dokumente im laufenden Betrieb fehlerfrei abläuft. Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf mögliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin.
Eng verbunden mit der Schriftgutanalyse, die die Vielseitigkeit der einzubeziehenden Dokumente und Daten ermitteln soll, ist die Dokumentanalyse. Diese soll zur Bewertung des vor der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems vorhandenen Bestandes an Dokumenten beitragen. Denn gerade bei großen Altbeständen und/oder einem großen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der Dokumentationswürdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestände notwendig ist. Es ist allerdings zu bedenken, daß sich die Zugriffszeiten mit zunehmender Komplexität des Dokumentenmanagementsystems erhöhen. Um sich bei der Dokumentanalyse nicht zu verzetteln, sollten primär diejenigen Dokumente untersucht werden, die in den erfolgskritischen Geschäftsvorgängen benötigt werden.
Es sollten verschiedene Unterlagenkategorien entwickelt werden, die sich aus den bisher verwendeten Ordnungsgrundsätzen ableiten. Diese Kategorien bilden die Grundlage zur Bestimmung der einzelnen Systembausteine.
Es ist also zu bestimmen, welche Ordnungssysteme im gegenwärtigen Zustand zur Ablage verwendet werden. Diese Ordnungssysteme setzen eindeutige Ordnungsprinzipien auf materieller, formaler, inhaltlicher und funktionaler Ebene voraus, um eine Einordnung der verschiedenen Dokumente und Daten in das jeweilige Ordnungssystem zu gewährleisten. Die Bestimmung der Zugehörigkeit ergibt sich im Ordnungsprozeß. Es ist die Aufgabe der Dokumentanalyse, die einzelnen Ordnungselemente, -merkmale, -dimensionen und -klassen herauszuarbeiten. Anhand dieser Informationen können verschiedene Unterlagenkategorien differenziert werden, die für eine Klassifikation innerhalb des Dokumentenmanagementsystems notwendig sind.
Außer der Einteilung nach Unterlagenkategorien, die im wesentlichen auf der inhaltlichen Ordnung der Dokumentarten basieren, können aus der materiellen, der formalen und der funktionalen Ordnung weitere Einteilungskriterien der Dokumentarten vorgenommen werden. Zusätzlich zu den genannten Ordnungskriterien sind hier auch Informationen aus der Aufbau- und Ablaufanalyse zur Bildung von Informationsklassen hinzuzuziehen. Auf diese Weise können Klassenmerkmale hinsichtlich der Verantwortlichkeit und damit der Zuständigkeit für die einzelnen Dokumente gefunden werden. Andere Klassenmerkmale dienen zur Beschreibung der Verwendung und Verteilung von Dokumentarten.
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Kosten-/Nutzenanalyse
Basierend auf den Ergebnissen der Ablaufanalyse kann die Effizienz der Arbeitsabläufe für den Bereich Dokumentenmanagement im Rahmen einer Prozeßkostenrechnung ermittelt werden.
Anhand der Messung der benötigten Arbeitszeit für einen Geschäftsvorgang sowie der Feststellung der Anzahl der Wiederholungen gleicher Arbeitsvorgänge können die Kosten je Arbeitsvorgang berechnet werden. Hierzu sind die Geschäftsprozesse in Beziehung zu setzen zu den anfallenden Gesamtkosten für die Bereitstellung von technischen Hilfsmitteln und Material sowie den Raum- und Personalkosten. Als Ergebnis können somit die Kosten differenziert nach Mitarbeitern, Dokumenten und analysierten Arbeitsabläufen ermittelt werden.
Ziel der Kosten-/Nutzenanalyse im Rahmen der Ist-Aufnahme ist es, diejenigen Arbeitsabläufe zu identifizieren, die durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems eine Verringerung der Prozeßkosten erwarten lassen.
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Entwicklung einer Soll-Konzeption
Basierend auf den Ergebnissen der Ist-Analyse soll die Soll-Konzeption festlegen, wie die Geschäftsprozesse unter Einbeziehung eines Dokumentenmanagementsystems künftig ablaufen sollen.
Die Umstrukturierung der Arbeitsabläufe sollte sich weitgehend an den notwendigen Geschäftsprozessen orientieren. In diesem Zusammenhang müssen neue Ablaufdiagramme und Arbeitsschrittdefinitionen erstellt werden. Unter Umständen können sich neue Strukturen der Abteilungen verbunden mit einer Abflachung der Hierarchien ergeben. In die Überlegungen sind nicht nur die Effizienz der Arbeitsabläufe, sondern auch die benötigten Dokumente und technischen Hilfsmittel einzubeziehen.
Die in diesem Zusammenhang geplanten organisatorischen Veränderungen sind stets mit der Geschäftsleitung abzustimmen. Parallel zur Neustrukturierung der Arbeitsabläufe ist auch die technische Realisierbarkeit der angestrebten Lösung zu überprüfen, da die organisatorische und technische Planung in diesem Stadium eng miteinander verbunden sind.
Die detaillierten Ergebnisse dieser Planung sollten nach der Auftragsvergabe in Form einer Pflichten- bzw. Lastenvereinbarung an den Anbieter des Dokumentenmanagementsystems übergeben werden. Die Planung bildet außerdem die Grundlage für die Qualitätssicherung durch den Auftraggeber. Schon bei der Ausschreibung des Systems können die neuzuschaffenden Strukturen zur Information der Anbieter veröffentlicht werden. Die Ausschreibung sollte bereits so konkret sein, daß aus ihr die Ableitung des Pflichtenheftes ohne größere Probleme erfolgen kann.
Neben der Erarbeitung einer Umstrukturierung für den effizienten Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems sollte die SollKonzeption auch ein Einführungskonzept enthalten.
Wichtig ist die Benennung einer Projektmanagementgruppe, die die gesamte Einführungsphase betreut. Vorzuziehen sind hier Mitarbeiter, die bereits in der Vorbereitungsphase mitgewirkt haben und in den von der Umstrukturierung betroffenen Abteilungen tätig sind.
Ferner ist im Einführungskonzept ein Zeitplan für die Einführungsphase zu erstellen. Durch die Definition von Meilensteinen kann ein Stufenkonzept in die Systementwicklung integriert werden, das auch zu Zwecken der Termin- und Qualitätsüberwachung genutzt werden kann.
Weiterhin sollte an dieser Stelle bereits ein Qualifikations- und Schulungskonzept erarbeitet und verabschiedet werden. Basierend auf den Ergebnissen der Analyse der Aufbauorganisation kann für jeden involvierten Mitarbeiter der individuelle Schulungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprägten Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits können schon während der Systemerstellung gezielte Schulungsmaßnahmen vorgenommen werden. Durch diese Zeitplanung wird es möglich, daß mit der Systemrealisierung die sofortige Nutzung gewährleistet ist. Eine detailliertere Beschreibung befindet sich im Kapitel Qualifizierungs- und Schulungskonzept.
Nach der Umstrukturierung und der daraus resultierenden Abschätzung des Arbeitsaufwandes sowie der Planung der durchzuführenden Mitarbeiterschulungen sollte im Rahmen der Soll-Konzeption eine Finanzplanung zur Budgetbestimmung durchgeführt werden. In diese Rechnung dürfen nicht nur die Ausgaben einbezogen werden, die sich unmittelbar aus der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ergeben. Vielmehr müssen auch die Nutzeffekte der effizienteren Arbeitsmethoden und die Ausgaben für Pflege und Wartung ggf. auch langfristig für eine Migration einkalkuliert werden. Bei Vernachlässigung dieser nicht unerheblichen Kosten kann die Rentabilität schnell überschätzt und damit der Erfolg des Systems langfristig gefährdet sein. Bei der Nutzenbetrachtung sollte daher nach quantitativen und qualitativen Nutzenpotentialen differenziert werden.
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Ergebnis der Vorbereitungsphase
Die Detailstudie zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zeigt folgende Ergebnisse:
1.
Definition der notwendigen Umstrukturierungen zur Einführung eines solchen Systems. Hierbei können Geschäftsprozesse gleichzeitig optimiert werden, da alle Arbeitsabläufe analysiert werden. Somit ist das Ergebnis der Umstrukturierung gleichzeitig eine Kontrolle der Effizienz der Arbeitsabläufe und kann in Form der Beschreibung der neuen Organisation als Planungsgrundlage dienen.
2.
Ermittlung des Finanzbedarfes zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Sofern bereits vor der Erstellung der Detailstudie ein Budget festgelegt wurde, kann die Detailstudie an dieses Budget zu Gunsten bzw. zu Lasten der Funktionalität angepaßt werden.
3.
Einbeziehung bestimmter Mitarbeiter in die Systemeinführung. Werden Mitarbeiter bereits zur Erstellung der Detailstudie eingesetzt, können psychologische Hemmnisse gegenüber dem System reduziert werden. Die einbezogenen Mitarbeiter wirken betriebsintern als Promotoren für das System, da sie durch ihre Mitarbeit in der Vorbereitungsphase alle Vor- und Nachteile, die die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit sich bringt, selbst erarbeitet haben.
4.
Ein wesentliches Ergebnis ist das Pflichtenheft. Ein Pflichtenheft beinhaltet in der Regel folgende Positionen:
Beschreibung der fachlichen Anforderungen,
Beschreibung der funktionalen Anforderungen,
Technische Rahmenbedingungen,
Integrationsanforderungen in vorhandene Systeme,
Projektdefinition und -ziele,
Überblick über organisatorische Rahmenbedingungen,
Dokumente, Nutzungsmodelle und Mengengerüste,
Zeitplan,
Kostenplan,
Qualität,
Abnahmeverfahren und
Vertragsbedingungen.
5.
Das Pflichtenheft mündet in der Regel in eine Ausschreibung. Es empfiehlt sich, während der Voruntersuchung eine Vorauswahl zu treffen, da derzeit in Deutschland etwa 150 Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen zu finden sind. Grundsätzlich gilt: der Aufwand für die Auswertung der Angebote, die Herstellergespräche und die Vertragsverhandlungen muß in einem realistischen Verhältnis zum Gesamtumfang des Projektes stehen. Man kann davon ausgehen, daß sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden Entscheidungsfreiraum bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch durch K.O.Kriterien erfolgen.
Ausgehend von den obigen Ergebnissen sind die Strategien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erarbeitet und schriftlich fixiert. Darüber hinaus ist ein Projektteam mit der Durchführung der Systemeinführung beauftragt und die dafür notwendigen Finanzmittel sind in die Finanzplanung eingeflossen. Somit können Angebote von verschiedenen Herstellern oder Anbietern von Dokumentenmanagementsystemen eingeholt werden und anhand des erarbeiteten Bewertungsverfahrens die für das Unternehmen optimale Lösung bestimmt werden. Im Anschluß an die Auftragsvergabe folgt die Realisierungsphase. Es ist zu empfehlen, daß ein Testbetrieb eingerichtet wird, um eine Qualitätssicherung durch den Auftraggeber schon vor der Systemabnahme und -einführung zu ermöglichen. Auf diese Weise können bei auftauchenden Problemen noch in der Realisierungsphase Verbesserungen einbezogen werden. Diese würden sonst nur in der das Projekt abschließenden Kontrollphase auftauchen und somit entweder ungelöst bleiben oder nur durch eine kostenintensive Projektverlängerung behoben werden können.
Wesentlich ist eine schrittweise Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit Pilotierung (ggf. Prototyping) in einer Abteilung und Ausdehnung des Verfahrens erst nachdem sich das System über einen längeren Zeitraum bewährt hat.
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Wichtige Aspekte bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems dürfen einige wichtige Punkte wie
die rechtliche Projektbegleitung,
eine Verfahrensbeschreibung zu Anerkennung der revisionssicheren Archivierung,
die Migrationsproblematik,
das Projektmanagement sowie
Qualifizierungs- und Schulungsmaßnahmen
nicht außer Acht gelassen werden, die im folgenden näher betrachtet werden sollen.
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Rechtliche Projektbegleitung
Damit beim Scheitern eines Dokumentenmanagementprojektes die zustehenden Rechte auch geltend gemacht werden können, soll im folgenden auf das rechtliche Controlling und die Vertragsgestaltung bei Dokumentenmanagementprojekten eingegangen werden.
Im Zusammenhang mit Dokumentenmanagementsystemen - insbesondere bei großen Projekten - können verschiedene Rechtsgebiete eine Rolle spielen. Neben der Gestaltung eines geeigneten Vertrages über Kauf und Wartung von Hard- und Software sind lizenzrechtliche Vorschriften zu beachten, arbeitsschutzrechtliche Gesichtspunkte zu beachten und Haftungs- und Gewährleistungsfragen - insbesondere im Zusammenhang mit Datenschutz und Datensicherheit - zu klären.
Nachdem erkannt wird, daß die ursprünglich festgelegten Ziele nicht erreicht werden können, ergeben sich im Projektverlauf oft Änderungen. Der sich u.U. anschließende Rechtsstreit wirft immer wieder die Frage auf, in wessen Verantwortungsbereich die Änderungen oder das Scheitern des Projektes liegen. Häufig scheitert die Geltendmachung eines Schadenersatzes daran, daß schon die Verantwortlichkeiten nicht vertraglich geregelt waren, und erst recht nicht die notwendigen Kontrollmaßnahmen oder rechtlichen Schritte während des Projektes durchgeführt werden. Richtige Vertragsgestaltung und Controlling können das Scheitern von Dokumentenmanagementprojekten häufig nicht verhindern, da die Frage, ob ein Projekt technisch machbar ist oder ob der für die Durchführung gewählte Anbieter in der Lage ist, das Projekt zu Ende zu bringen, sich nicht vertraglich regeln läßt. Richtige Vertragsgestaltung und Controlling sichern dem Auftraggeber aber seine Rechte für den Fall des Scheiterns eines Projektes zu und geben dem Auftragnehmer die Möglichkeit einer klaren Einordnung der Verantwortungsbereiche.
Für die rechtliche Betreuung eines Dokumentenmangementprojektes ist ein externer Berater gegenüber der Rechtsabteilung des Auftraggebers vorzuziehen, da ein externer Berater gegenüber Fehlern, die er macht auch selbst haftet und der Schaden somit verlagert wird. Das Projekt sollte sowohl in der Vorbereitungsphase, bei Vertragsabschluß, bei der Projektdurchführung als auch nach Projektabschluß - während der Gewährleistungsphase, rechtlich betreut werden. Die rechtliche Begleitung kann in den einzelnen Projektphasen unterschiedlich aussehen und ihr kommt auch eine andere Bedeutung zu. Auf die rechtliche Begleitung während der Vorbereitungsphase und während des Vertragsabschlusses, d.h. auf das vorbereitende Controlling, soll im folgenden näher eingegangen werden.
Das Controlling bei der Durchführung des Projektes beinhaltet in erster Linie die Überprüfung des korrekten technischen und zeitlichen Projektablaufes. Die Sicherung der Ansprüche des Auftraggebers oder die Abwehr solcher Ansprüche durch einen Anbieter bedürfen jedoch häufig juristischer Erfahrung.
Mit erfolgter Abnahme des Projektes beginnt die Gewährleistungsfrist zu laufen. Bis zur Abnahme ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Vollständigkeit und Fehlerfreiheit seiner Leistung zu beweisen. Nach Abnahme muß der Auftraggeber beweisen, daß das Programm fehlerhaft ist, will er Gewährleistungsrechte, Minderungs- oder Zurückbehaltungsrechte geltend machen.
Bei einer Abnahme müssen sämtliche dem Auftraggeber bekannten Mängel geltend gemacht werden, da ansonsten kein Nachbesserungsrecht für sie mehr besteht. Wer für die Abnahme unter welchen Vorraussetzungen zuständig ist, sollte bereits im Vertrag definiert sein. Für etwaige Gewährleistungsansprüche sollte zunächst geprüft werden, welche Fristen hierfür vorgesehen sind. Die gesetzlichen Fristen liegen lediglich bei sechs Monaten. Im Vertrag können beliebige Gewährleistungsfristen vereinbart sein. Im Rahmen eines abgeschlossenen Wartungsvertrages kommt es auf Gewährleistungsfristen möglicherweise nicht an, wenn sich der Hersteller innerhalb des Wartungsvertrages verpflichtet, sämtliche Fehler zu beheben. Aber auch bei Vorliegen eines Wartungsvertrages sollte geprüft werden, ob der Hersteller nicht verpflichtet ist, kostenlos Ersatz zu leisten.
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Vorbereitungsphase
Die grundlegenden Entscheidungen für die erfolgreiche Durchführung oder aber das Scheitern eines Dokumentenmanagement-Projektes können bereits in der Vorbereitungsphase getroffen werden. Bei Abschluß geeigneter Beraterverträge kann u.U. im Falle einer fehlerhaften Beratung und eines daraus entstandenen Schadens eine Haftung des Beraters in Betracht kommen. Durch die Verlagerung der Überwachung auf externe Berater kann es daher gelingen, bereits in der Vorbereitungsphase einen eventuellen finanziellen Schaden zu verhindern. Sollte ein externer Berater auf dem Ausschluß seiner Haftung bestehen, sollte geprüft werden, inwieweit eine Versicherung abgeschlossen werden kann.
In der Vorbereitungsphase müssen die Verantwortlichkeiten und Aufgaben den einzelnen Beteiligten konkret zugewiesen werden. Wer wofür verantwortlich ist, muß schriftlich festgehalten und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. In diesem Zusammenhang sind die Verantwortungen für die Problemanalyse, für die Projektorganisation, für die einzelnen Teilleistungen in organisatorischer, technischer, finanzieller, arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Hinsicht sowie die Definition der erforderlichen Einzelleistungen von Bedeutung.
Die Kontrolle der Ausschreibungsunterlagen auf Einhaltung der für Ausschreibungen maßgeblichen Vorschriften zur Vermeidung späterer Haftungsprozesse oder Konkurrentenklagen (nur im Bereich der öffentlichen Vergabe) sollte durch die Rechtsabteilung oder einen in diesem Bereich erfahrenen Rechtsanwalt erfolgen.
Das Pflichtenheft ist aufgrund der komplexen Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem von zentraler Bedeutung. Nach der Rechtsprechung der Zivilgerichte ist das Pflichtenheft der Maßstab dafür, welche Leistung ein Dokumentenmanagementsystem tatsächlich erbringen und wann Hard- oder Software fehlerhaft sein können. Alle geforderten Leistungen und Vorstellungen des Auftraggebers müssen im Pflichtenheft so detailliert wie möglich aufgezeichnet werden.
Oft wird erwartet, daß Pflichtenheft und Problemanalyse vom Kunden erstellt werden, da dieser genaue Vorstellungen hat, was das Dokumentenmanagementsystem in Zukunft bringen soll. Ist in einem Unternehmen nicht ausreichend DV-Know-how vorhanden, um ein qualifiziertes Pflichtenheft zu erstellen, kann auch der Anbieter oder ein externer Berater zur Erstellung des Pflichtenheftes herangezogen werden. Auch hier kann die Verlagerung eines Teiles der Leistung auf einen Externen dazu führen, daß die Haftung zum Vorteil des Unternehmens verlagert wird. Das vorgelegte Pflichtenheft sollte ausführlich geprüft werden. Hat der Kunde das Pflichtenheft selbst erstellt, wird er sich später nicht darauf berufen können, daß die Vorstellungen, die er nicht im Pflichtenheft verankert hat, nicht erfüllt werden. Hat der Anbieter das Pflichtenheft selbst erstellt, ist es bei Großprojekten sinnvoll, wenn ein externer Gutachter, der ein gerichtlich bestellter und vereidigter Sachverständiger sein sollte, überprüft, ob das Pflichtenheft unter Berücksichtigung der Vorstellungen des Kunden dazu generell geeignet ist, die beabsichtigten Ziele zu erreichen. Ein unter Umständen mehrere hundert Seiten umfassendes Pflichtenheft kann häufig nicht von seiner Tragweite her in jeder Hinsicht durch die hauseigene DV-Abteilung abgeschätzt werden. Zur Vermeidung späterer Mißverständnisse sollte das Pflichtenheft von allen Beteiligten überprüft werden. Viele Begriffe können mehrdeutig sein und in der Auslegung eines Gerichtes eine andere Bedeutung erfahren als in der Meinung der eigenen DV-Abteilung. Die Beteiligten sollten sich auf eine einheitliche Sprachregelung verständigen, wozu innerhalb des Pflichtenheftes ein Glossar gehören kann, in dem alle technischen Begriffe so definiert werden, daß auch für einen nicht DV-verständigen Leser die Bedeutung klar wird.
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Auswahl und Koordination der Teilleistungen
Bei einer Ausschreibung sollte den potentiellen Anbietern - wenn bereits vorhanden - das komplette Pflichtenheft sowie die für das Projekt vorgegebenen Randbedingungen, wie zeitlicher Ablauf, finanzielle Bedingungen, Größe des Projektteams etc., mitgeteilt werden, um die Kompetenz der in Frage kommenden Anbieter zu überprüfen. Um abschätzen zu können, ob Anbieter in der Lage sind, die angebotenen Leistungen termingerecht zu erbringen, muß geprüft werden, über welche Ressourcen und Erfahrungen sie verfügen. Hierzu gehören z.B. die Einholung von Bonitätsauskünften, die Überprüfung der finanziellen Ausstattung, die Einholung und Überprüfung von Referenzen, eventuell die Überprüfung der AGB der Anbieter sowie die Klärung, inwieweit diese bereit sind, für die erbrachten Leistungen auch Haftung zu übernehmen.
Aus Sicht des Kunden sollte versucht werden, Systemverantwortung zu erreichen, d.h., daß ein einzelner Anbieter für die Koordination sämtlicher Teilleistungen oder zumindest mehrerer Teilleistungen verantwortlich ist und nur dieser dem Kunden gegenüber Haftung übernimmt.
Ansonsten läßt sich bei Schäden oft nur durch umfangreiche Gutachten über Monate oder Jahre ermitteln, an welcher Stelle des Systems der Fehler liegt und wer dafür verantwortlich ist. Für den Kunden ist es erheblich einfacher, wenn er einen Verantwortlichen hat, demgegenüber er nur nachweisen muß, daß ein Fehler vorliegt, nicht welcher und wer ihn zu verantworten hat. Inwieweit dieser dann intern Regreß nimmt, kann dem Kunden gleichgültig sein. Anbieter wehren sich häufig gegen diese Systemverantwortung, da sie einen größeren Haftungsspielraum übernehmen müssen. Seriöse Anbieter, die in ihrer Zusammenarbeit mit Lieferanten Erfahrung haben, meiden hingegen die Systemverantwortung meist nicht.
Ähnlich wie bei großen Bauprojekten sollten entweder durch die Auftragnehmer oder, sofern diese sich weigern durch den Auftraggeber, Projektversicherungen abgeschlossen werden. Diese sollen den Schaden im Falle eines Scheitern des Projektes oder auch bei Kündigungen bzw. Teilkündigungen mit Neuvergabe begrenzen. In Betracht kommen auch Fertigstellungsbürgschaften der Anbieter, die unter bestimmten vertraglich fixierten Bedingungen durch den Auftraggeber gezogen werden dürfen.
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Vertragsvorbereitung und Vertragsabschluß
Aus rechtlicher Sicht ist der Vertragsabschluß selbst die wesentliche Maßnahme im Gesamtprojekt. Sämtliche bisher erfolgten Maßnahmen dienen den Gerichten allenfalls als Auslegungskriterien, die jedoch jederzeit widerlegbar sind.
Im Vertrag selbst müssen sämtliche Leistungsmerkmale des Projektes definiert werden, Verantwortlichkeiten, Fristen und Haftungsmaßstäbe geregelt sein sowie Rechte und Pflichten der einzelnen Beteiligten, Mitwirkungspflichten u.ä. fixiert werden. Dies kann in der Form erfolgen, daß verschiedene umfangreiche Dokumente, wie z.B. das Pflichtenheft, als Anlage beigefügt und in den Vertrag einbezogen werden. Die AGB des Anbieters und des Kunden werden geprüft und ggf. ebenfalls in den Vertrag einbezogen. Auch die Frage der Systemverantwortung muß vertraglich fixiert werden. Der Vertrag definiert die Haupt- und Nebenpflichten der beteiligten Personen, beinhaltet individuelle rechtliche Vereinbarungen und bezieht letztlich das Gesamtprojekt unter die Anwendbarkeit verschiedener nationaler oder internationaler Gesetze. Abschließend sollte im Vertrag definiert sein, an welchem Gerichtsort gegebenenfalls eine Rechtsfrage über die Durchführung des Vertrages entschieden werden soll.
Oft müssen in EDV-Projekten entweder firmeninternes Know-how oder sensible Test- oder Originaldaten zur Verfügung gestellt werden. Beides muß vor einer Ausnutzung durch andere Beteiligte geschützt werden.
Nachdem in dieser Phase mehrere Anbieter Kenntnis von dem Projekt erlangen und eventuell über das Pflichtenheft Informationen erhalten, die den Kernbereich des auftraggebenden Unternehmens betreffen können, sollten entsprechende Geheimhaltungsvereinbarungen mit den Anbietern, die die Unterlagen erhalten, getroffen werden.
Der Vertrag selbst muß sowohl von den beteiligten Fachabteilungen, als auch von der Rechtsabteilung geprüft werden. Beide müssen sich über sprachliche Regelungen innerhalb des Vertrages vollkommen im Klaren sein, damit Auslegungsunterschiede nicht erst vor Gericht erkannt werden.
Ähnlich wie viele Rechtsanwälte sind auch die Gerichte bei EDV-Großprojekten, wie der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, häufig überfordert. Ihnen fehlt das technische Know-how, um die vertraglich geschuldeten technischen Einzelleistungen in Verantwortungsbereiche zu gliedern und die rechtlichen Konsequenzen der Verletzung einzelner Verantwortungsbereiche klar zu erkennen. Dies führt in der Regel dazu, daß innerhalb eines Gerichtsverfahrens aufwendige Gutachten eingeholt werden müssen. Anstelle eines Prozesses kann auch eine außergerichtliche Beilegung eines Streites über einen Mangel des Projektes oder eine Verantwortlichkeit zum richtigen Ergebnis führen. Gesellschaften, wie die Deutsche Gesellschaft für Informationstechnik und Recht e.V. sowie die Münchener oder die Berliner Gesellschaft für Computerrecht e.V. führen Schlichtungsverfahren durch, an denen sowohl Juristen mit speziellen EDV-Kenntnissen als auch EDV-Sachverständige beteiligt sind. Der Vorteil dieser Schlichtungsstellen liegt darin, daß juristisches und technisches Know-how zusammentreffen. Schlichtungsverfahren verkürzen die Prozeßdauer in der Regel auf ca. ein Drittel eines Gerichtsverfahrens, die Kostenreduzierung liegt ebenfalls in diesem Bereich. Sie sind allerdings für die Parteien nicht verbindlich. Durch eine gesonderte Schiedsvereinbarung kann auch ein Gerichtsverfahren ausgeschlossen werden.
Für etwaige spätere Programmängel muß geklärt werden, in welcher Form die Software dem Kunden übergeben wird. Viele Anbieter neigen dazu, Quellprogramme bei einem Notar oder in einem Bankschließfach zu hinterlegen. Dies ist für den Kunden äußerst nachteilig. Er hat keine Gelegenheit zu überprüfen, ob die Quellprogramme vollständig und funktionsfähig sind, im Steitfall muß er gegenüber dem Notar oder der Bank einen Herausgabeanspruch durchsetzen, der auf seinen Bestand hin häufig nicht überprüft werden kann. In vielen Fällen scheitert eine Fehlerbehebung letztlich daran, daß ein Anbieter diese nicht erbringen will und das Unternehmen über Jahre hinweg prozessieren muß, ob es auf die Quellcodeprogramme zugreifen kann.
Aus Sicht des Kunden kommen daher im wesentlichen zwei Formen der Hinterlegung in Betracht:
Die Hinterlegung der Quellprogramme und Compiler auf der eigenen Zentraleinheit oder die Übergabe in versiegelter Form. In diesem Fall könnte das Unternehmen tatsächlich jederzeit auf die Quellprogramme zugreifen. Hierauf werden sich die Anbieter jedoch häufig nicht einlassen. Eine Absicherung der Rechte des Anbieters kann durch eine entsprechende Vertragsstrafenregelung im Vertrag erfolgen, daß z.B. bei unberechtigter Benutzung der Quellprogramme eine bestimmte Geldstrafe fällig wird.
Die Hinterlegung bei geeigneten Stellen wie z.B. dem TÜV Bayern oder einer Gesellschaft für Computerrecht. Der TÜV verfügt über Möglichkeiten, Quellprogramme auf Funktionsfähigkeit hin zu überprüfen. In jedem Fall einer externen Hinterlegung muß ein geeigneter Quellcodehinterlegungsvertrag geschlossen werden, der klar und deutlich definiert, unter welchen Voraussetzungen die Quellen entweder vom Kunden oder aber vom Anbieter herausverlangt werden können.
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Verfahrensbeschreibung des Dokumentenmanagementsystems
Verbunden mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist die Erarbeitung einer detaillierten Verfahrensbeschreibung. Diese enthält neben der Beschreibung der im System abgebildeten Organisation auch eine technische Systembeschreibung.
Für die Erarbeitung einer solchen Verfahrensbeschreibung gibt es im wesentlichen zwei Gründe. Zum einen ist mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems die langfristige Archivierung von Dokumenten auf elektronischen oder optischen Speichermedien vorgesehen. Der Gesetzgeber verlangt in diesem Zusammenhang eine vom Anwender und Hersteller gleichermaßen einzuhaltende Verfahrensbeschreibung zur Anerkennung der revisionssicheren Archivierung. Hierunter ist zu verstehen, daß alle relevanten Informationen zumindest für die Zeit der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen unveränderlich reproduzierbar sind. Darüber hinaus ist wichtig, daß für die Archivierung von Informationsobjekten festgelegte Richtlinien bestehen und eingehalten werden. Die Verfahrensbeschreibung wird in der Regel parallel zum Detailkonzept/Pflichtenheft zusammen mit dem gewählten Anbieter erstellt (viele Anbieter haben hierzu Muster). Zum anderen dient die Verfahrensbeschreibung als Planungsgrundlage für spätere Systemveränderungen. Durch die Beschreibung sämtlicher Abläufe und die Offenlegung aller Formate kann bei dem schnellen technologischen Fortschritt eine geordnete Migration vorgenommen werden.
Um diesen Aspekten nachkommen zu können, wird die Erarbeitung einer in 16 Punkte gegliederten Verfahrensbeschreibung vorgeschlagen. Die folgende Auflistung gibt einen Überblick über die Inhalte, die zu den einzelnen Aspekten der Beschreibung eines Dokumentenmanagementsystems enthalten sein sollten.
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Allgemeines Verfahren
Anwender (Firma, Geschäftszweck etc.)
Aufbauorganisation
Ablauforganisation
Aufgaben und Zweck des Programmes
Wichtigste Module und Eigenschaften
Einbindung in die Organisation
Informationsmodell
Rechtsgrundlagen
Bundesdatenschutzgesetz
Steuerrecht
Strafrecht
Handelsrecht
Zivilprozessrecht
sonstige Rechtsgrundlagen
interne Rechtsvorschriften des Anwenders
Organisation
Anforderungen an die Organisation zur Sicherstellung des Verfahrens
Differenzierung in Technik, Programm, Betrieb, Organisation
Abgrenzung der Zuständigkeiten, der technischen Verfahren von der Organisation und deren Umsetzung
Datenschutz
Benutzerverwaltung
Zugriffsschutz
Schutz der Rechnerarbeitsplätze
Datensicherheit
Risikoanalyse
Informationsschutz
Vorgangsdefinition
Behandlung von gescannten Images, Fax, Daten, selbsterzeugten Dokumenten
Verknüpfung, Indizierung
Eindeutige Vorgangsidentifizierung
Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Quellen zu einem virtuellen Vorgang
Scannen
Ablauf des Scannens und Indizierens
Keine Veränderungsmöglichkeit der Images
Reproduzierbarkeit, Auflösung
Eindeutige Schlüssel für Zugriff und interne Verwaltung
Transport im System
Ausfallsicherheit durch mehrfaches temporäres Halten der Informationen
Doppelte Speicherung, (z. B. einmal sortiert nach Abteilungen in eine Jukebox, einmal sequentiell auf einem Optical Tape)
Speicherhierarchie (Caching, Redundanz, Konsistenz ...)
Datenbank
Eindeutiges Wiederfinden von Vorgängen
Schutz
Protokollieren von Änderungen und Ergänzungen
Wiederherstellung
Konsistenzprüfung bei mehrfacher oder verteilter Datenhaltung
Anleitung, daß auch „ungelernte“ Prüfer bestimmte Informationen eindeutig wiederfinden
Strategie und Arbeitsanleitung zur Behebung von „schwarzen Löchern“ in der Datenbank (Berichtigung von Fehleingaben, „verschwundene“ Daten und Dokumente ermitteln etc.)
Update- und Upgradestrategien
Archivsystemkomponenten
Sicherstellung der langfristigen Verfügbarkeit der Archivsystemkomponenten (Zeitraum, Versionsmanagement, Kompatibilität der Komponenten, alternative Lieferanten, Update-Garantien etc.)
Medien (WORM, Rewritable)
Art, Typ, Aufzeichnungsverfahren, Formatierung, Sicherung
Unveränderbarkeit gesicherter Informationen
Verfügbarkeit, Kompatibilität, Lieferzusagen, Vorratshaltung
Datenorganisation auf den Medien (Gruppierung, sequentiell u.a.)
Gewährleistung, Haftung
Laufwerke (WORM, Rewritable, Multifunction, Optical-Tape, CD u.a.)
Betreibung, Aufzeichnungsverfahren, Art der Laufwerke
Betriebsbedingungen (Strom, Klima etc.)
Schnittstellen
Austausch, Kompatibilität, alternative Lieferanten
Gewährleistung
Lieferzusagen
Jukebox
Art, Typ, Anzahl und Konfiguration der Laufwerke
Schnittstellen-, Betriebs- und Steuersoftware
Betriebsbedingungen (Gewicht, Klima, Strom, USV etc.)
Beschreibung Operating Funktion
Off-Line Medien Verwaltung
Zugang, Zugriff, Remote-Maintainance
Logische und physikalische Verwaltung der Medien
Caching
Ausfallsicherheit, Wiederanlauf
Verfügbarkeit, Kompatibilität
Liefer- und Wartungsgarantien
Recovery-Funktionalität für alle Subsysteme (Wiederherstellung des dynamischen Systems und historischer Stände von den Archivsystemkomponenten)
Präventive und laufende Wartungszyklen
Drucken
Kennzeichnung des Outputs
Originalität in Auflösung und Format der Faksimile-Dokumente
Ausfallsicherheit des Systems
Redundanz der Serverebene, USV etc.
Gegebenenfalls lokale Speicherung von Vorgängen am Arbeitsplatz (Weiterarbeit bei Ausfall Netz etc.)
Recovery (Wiederherstellung des Systems mit allen Daten vom optischen Archiv, Verfahren des Anlaufens, Maßnahmen etc.)
Fall-Back-Betrieb (Aktionen, Aufwände, Einschränkungen etc.)
Angabe der Ausfallsicherheit (in %, Lebensdauer des Systems, bei Wartung etc.)
Formate
Offenlegung der Vorgangs- und Dokumentenformate
Beschreibung der Header und Trailer sowie anderer interner Formatkomponenten
Interne Organisation der Vorgänge und Dokumente
Aufzeichnungsformate
Im- und Exportformate für Daten und Dokumente
Qualität
Qualität der Programmierung
Wartbarkeit der Software
Eingesetzte Standardtools
Testverfahren
Qualitätssicherung
Verfahren der Fehlermeldung und Fehlerbehebung
Betrieb
Voraussetzungen zum Betrieb des Systems
Qualifikation der Mitarbeiter
Wartung
Planung präventiver Wartung
Mindestwartung zur Sicherstellung des Betriebes und der Datensicherheit
Verfahren zur Durchführung der Wartung ohne Einschränkung des Wirkbetriebes
Wartung der Software (Möglichkeiten, Grenzen, Risiken)
Migration
Auswirkungen der Migration auf Hardware-, Betriebssystem-, Datenbank-, Laufwerks- und Medien-Komponenten
Verfahren der Migration von Daten
Konzept für Migration auf andere optische Medien zum Zeitpunkt x
Programme zum Umkopieren von Daten und Dokumenten ohne Informationsverlust
Auf die Migrationsproblematik soll im folgenden ausführlicher eingegangen werden.
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Migration
Migration bedeutet die Überführung von Informationsobjekten bedingt durch
den Wechsel in ein höherwertiges System/Versionswechsel,
den Wechsel der Systemart oder
den Wechsel des Herstellers.
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Allgemeine Migrationsproblematik
Gerade bei der Langzeitarchivierung von Informationsobjekten ist eine langfristige Planung zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft, Datensicherheit und Verfügbarkeit der Archivdaten notwendig. Aufgrund der schnellen technologischen Entwicklung ist davon auszugehen, daß auch in Zukunft Änderungen im Soft- und Hardwarebereich in relativ kurzen Abständen eintreten werden. In solchen Fällen ist für das eingesetzte Dokumentenmanagementsystem zu prüfen, ob die im Archiv gespeicherten Informationsobjekte von den Änderungen betroffen sind, um gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen einleiten zu können. Hierbei gibt es zwingende Gründe zur Migration, wie z.B. die Inkompatibilität mit neuen Systemen aufgrund eines Generationswechsels, ein Betriebssystemwechsel, mangelnder Support des Produktes, die mangelnde Ausbaufähigkeit bei höheren Systemanforderungen, der Ausfall des Herstellers oder auch die Kostenersparnis bei höherer Performance. Unter einem Generationswechsel wird in diesem Zusammenhang eine Änderung von Medien, Medienformaten, Steuerungssoftware, Betriebssystem, Hardwareplattform oder Anwendungssoftware verstanden, die die Nutzung archivierter Informationsobjekte einschränken oder verhindern kann. Als neue Generation wird eine neue Version eines Softwareproduktes nur dann bezeichnet, wenn die neue Version ein anderes Datenformat verwendet.
Besonders kritisch ist der Wechsel auf neue Betriebssystemgenerationen, da sichergestellt werden muß, daß die Formate alter Anwendungen auch mit Anwendungen des neuen Betriebssystems gelesen und geschrieben werden können. Grundsätzlich sollten die verwendeten Anwendungsprogramme in der Lage sein, die Formate fünf Jahre oder vier Generationen lesen und drei Jahre oder zwei Generationen schreiben zu können.
Die Speichersysteme sollten grundsätzlich sicherstellen, daß Medien über mindestens zwei Generationen des Laufwerks gelesen und mit mindestens einer Generation in den neuen Laufwerken beschrieben werden können. Spätestens bei Inkompatibilität einer neuen Generation müssen die betroffenen Informationsobjekte in das neue System übertragen werden.
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Migrationskonzept
Die Konzeption zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems muß über die etwaigen Realisierungs- und Produktionsphasen hinaus auch Migrationsmöglichkeiten berücksichtigen. Der Bereich einer künftigen Migration sollte unbedingt von Anfang an in die Langfristplanung einfließen.
Der Wechsel von Generationen ist von der technologischen Entwicklung und den bei der Einführung des Dokumentenmanagementsystems festgelegten Strategien abhängig. In diesem Zusammenhang muß frühzeitig festgelegt werden, zu welchem Zeitpunkt welche Art der Migration erforderlich wird. Bei mangelnder Vorplanung können die Folgekosten eines Projektes die Realisierung und Einführung um ein Vielfaches übertreffen.
Die Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus den Betrieb, die Informationsverfügbarkeit, die Ausbaufähigkeit und einen Systemwechsel sicherzustellen. Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden. Eine Einigung mit dem Hersteller (Generalunternehmer) über die Kosten und die Aufwandsschätzung der Migration muß herbeigeführt werden. Weiterhin sollte vom Hersteller die Offenlegung aller Formate
der Datenbank,
der Informationsobjekte im Archiv und
der Übergabeformate in andere Applikationen
gefordert werden. Zu berücksichtigen ist eine mögliche Problematik bei der Migration von einem Hersteller zu einem anderen. In der Regel ist eine Migration auf ein anderes System des gleichen Herstellers weniger komplex, da die Zuständigkeit für die Migration klar definiert und sichergestellt werden kann. Bei Herstellerwechsel ist daher zwischen beiden Anbietern eine enge Zusammenarbeit erforderlich.
Im Migrationskonzept sind verschiedene Migrationsarten zu berücksichtigen. Im wesentlichen handelt es sich hierbei entweder um die Überführung der Dokumente auf ein neues Speichermedium, um den Ausbau des Systems, oder um die Migration bei technologischer Weiterentwicklung.
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Migration von Informationen
Die Migration von Informationsobjekten berücksichtigt das Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien. Daneben wird unter der Migration von Informationen die Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank verstanden. Diese Form der Migration ist teilweise bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologie. Andere Gründe liegen in dem Erreichen der Speicherkapazität oder einem Defekt eines Speichermediums.
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Migration bei technologischer Weiterentwicklung
Die Hersteller von Speichermedien versichern zwar häufig, daß die nächsten Plattengenerationen auch alte Datenträger noch lesen können, realistisch ist eine solche Kompatibilität jedoch zumeist nur über eine, maximal über zwei Generationen möglich. Daher ergeben sich an die Hersteller von Speichersystemen hinsichtlich der Migrationsfähigkeit ihrer Produkte folgende Anforderungen:
Sicherstellung, daß Medien über mindestens zwei Generationen des Laufwerks gelesen werden können,
Sicherstellung, daß Medien mit mindestens einer Generation in den neuen Laufwerken geschrieben werden können,
Sicherstellung, daß der Betrieb von Laufwerken durch Verfügbarkeit von Ersatzteilen, Wartung und Betriebssoftwarepflege mindestens sieben Jahre oder zwei Generationen nach Installation gewährleistet wird,
Sicherstellung, daß der Anbieter Konvertierungssoftware zur Migration (Umkopieren, Umformatieren, Optimieren der Speicherauslastung) bereitstellt,
Vertragliche Definition der Aufwände für eine Migration bei Medienwechsel (Zeit, Kostenschätzung), testweise Demonstration des Zeitaufwandes,
Empfehlung seitens des Herstellers, wann aus seiner Sicht eine Migration sinnvoll und wann in jedem Fall erforderlich ist.
Digitale optische Speichermedien in WORM-Technologie , die zur Zeit bei Dokumentenmanagementsystemen überwiegend eingesetzt werden, sind eher statische Speichersysteme, die nicht umformatiert werden können. Hier ist es sinnvoll, zu einem definierten Zeitpunkt auch den technologischen Wandel auszunutzen. In diesem Zusammenhang ist eine Migration sinnvoll,
wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,
wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,
wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben.
Einige Komponenten eines Archivsystems wie Scanner oder Drucker mögen vereinzelt längere Nutzungsphasen haben, der technologische Wandel sollte jedoch auch hier ausgenutzt werden. Nach einer entsprechenden Nutzungsphase spielen auch Gründe wie Wartungskosten und die Ersatzteilproblematik eine Rolle.
Die in der Softwarebranche häufigen Versionswechsel können in der Regel ebenfalls nicht vorhergesehen werden, so daß die nach früheren Softwarestandards erzeugten Informationsobjekte u.U. nicht von späteren Softwarepaketen verarbeitet werden. Daher müssen entsprechende Konvertierungsroutinen gefordert werden, um die oben genannten Bedingungen sicherzustellen. Grundsätzlich sollten die verwendeten Anwendungsprogramme in der Lage sein, die Formate mindestens fünf Jahre oder vier Generationen lesen und mindestens drei Jahre oder zwei Generationen schreiben zu können.
Bei Vorhandensein einheitlicher Normen und deren Verfügbarkeit in Produkten sowie der Beschränkung auf wenige ausgewählte Normen und Standards kann der organisatorische Aufwand für die sichere Wiedergabe aller gespeicherten Informationsobjekte relativ einfach bewältigt werden. Dabei wird gewährleistet, daß wirklich alle Informationsobjekte durch die zu einem späteren Zeitpunkt gültigen Routinen benutzt werden können.
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Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen
Für die Migration im Falle eines Systemausbaus oder einer Systemerweiterung sind die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems von Bedeutung.
Unter Skalierbarkeit ist der Ausbau eines Systems innerhalb einer Systemeinheit zu verstehen, womit man eine Steigerung der Leistungsfähigkeit bzw. der Kapazität eines vorhandenen Systems erreicht. Für ein Dokumentenmanagementsystem bedeutet dies z.B. den Anschluß weiterer optischer Laufwerke, die sich wie die bereits vorhandenen als eine logische Einheit präsentieren.
Mit der Kaskadierbarkeit erreicht man eine additive Ergänzung (d.h. die Anbindung weiterer Einheiten wie z.B. eine zusätzliche Jukebox als eigenes System). Wesentliches Merkmal ist, daß eine übergreifende Archivverwaltung diese sowohl als eine Einheit aber auch als logisch und physikalisch getrennte Einheiten verwalten kann (z.B. aus Daten- und Zugriffsschutzgründen).
Die Kostenkurve steigt bei der Skalierung leicht, bei der Kaskadierung jedoch sprunghaft an. Die Kaskadierung findet immer dann ihren Einsatz, wenn die Kapazitätssteigerung durch eine Skalierung nicht mehr ausreicht oder ausfalltolerante Systeme durch Verdoppelung der Einheiten konzipiert werden.
Projektmanagement
Die Vielschichtigkeit der bereits in der Vorbereitungsphase zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu erledigenden Aufgaben und Pflichten ist ohne Einrichtung eines hierfür zuständigen Projektmanagements nicht handhabbar.
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Zusammensetzung des Projektteams
Um in der Vorbereitungsphase geeignete Informationen zu erhalten, die für die Realisierung und die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems notwendig sind, sollten die Mitarbeiter des Unternehmens an dieser Untersuchung maßgeblich beteiligt werden. Hierzu bietet sich die Bildung eines abteilungsübergreifenden Projektteams an. Die Beteiligung von Mitarbeitern möglichst aller Abteilungen des Unternehmens, die das Dokumentenmanagementsystem nutzen werden, trägt wesentlich dazu bei, daß das System auch allgemein akzeptiert wird.
Durch diese frühzeitige Projektbeteiligung können die verschiedenen Interessen der jeweiligen Abteilungen am besten gewahrt werden. Da die Vorbereitungsphase zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten die Mitglieder des Projektteams von ihrer eigentlichen Beschäftigung freigestellt werden. Das Freistellen der Projektgruppe aus der Linienorganisation des Unternehmens heraus trägt in erheblichen Maß dazu bei, daß die Teammitglieder enger zusammen arbeiten. Zusätzlich wird den Mitarbeitern hierdurch das Gefühl vermittelt, daß sie selbst die Entwicklung des Projektes tragen und damit auch für den Projekterfolg verantwortlich sind.
Innerhalb des Projektteams ist ein Projektleiter zu benennen, der für die erfolgreiche Durchführung des Projektes verantwortlich ist. Dieser muß die notwendigen Kompetenzen besitzen und über fundierte Fachkenntnisse verfügen. Der Projektleiter sollte eine Autorität in der Organisation der Unternehmung genießen, die ihn zum Promotor des einzuführenden Dokumentenmanagementsystems macht. Das Projektteam sollte eine zusätzliche Verstärkung durch externe Berater erhalten, die über weitreichende Erfahrungen bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen verfügen und somit gewährleisten können, daß die angewandten Analyseinstrumente und -methoden zur Erarbeitung eines Lasten- bzw. Pflichtenheftes und einer darauf basierenden Auswahl eines Systemanbieters den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Bei dieser Zusammenarbeit führen die Mitarbeiter die Erhebung der Analysedaten unter Anleitung der externen Berater durch. Andererseits unterstützen die Mitarbeiter die externen Berater bei der Erstellung organisationsspezifischer Analysen und Konzeptionen.
Aufgrund der Komplexität der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollte das Projektteam in kleinere Gruppen aufgeteilt werden, die die Teilaufgaben des Projektes erledigen. Sofern das System weite Teile des Unternehmens einbeziehen soll, sind die Tätigkeiten der einzelnen Projektgruppen so umfangreich, daß diese als eigenständige Unterprojekte angesehen werden können. Um die Ergebnisse der Projektgruppen besser verwalten und vor allem zu einem Ergebnis konsolidieren zu können, ist es zweckmäßig, ein Projektmanagementtool einzusetzen. Mit Hilfe dieses Werkzeuges kann auch die Terminplanung für Ergebnisse, Zwischenergebnisse oder Meilensteine vorgenommen werden. Ebenso ist mit einem solchen Tool die Einsatzplanung der Teammitglieder möglich. Jedoch ist die Verwaltung dieser Daten mit einem großen Zeitaufwand zur Datenpflege verbunden, der den Einsatz eines Projektmanagementtools über die Startphase des Projektes hinaus in vielen Fällen verhindert. Darüber hinaus ist die Anwendung dieser Tools meistens auf die Verwaltung eines Projektes ausgelegt, so daß die Koordination mehrerer Gruppen, die eigenständige Projekte führen, i.d.R. nicht möglich ist.
Ein weiteres Problem des Projektmanagements ist, daß die Teammitglieder eine Linienorganisation gewöhnt sind und die abteilungsübergreifende Organisation des Projektmanagements meist unbekannt ist. Hinzu kommt, daß insbesondere bei der späteren Aufnahme von Mitarbeitern des Anbieters, der mit der Realisierung des Dokumentenmanagementsystems beauftragt wurde, Interessenkonflikte innerhalb des Projektteams auftreten können. In vielen Fällen fehlt dann eine neutrale Stelle, die die Schlichtung übernimmt. Aus diesem Grund werden häufig externe Berater in das Projektteam aufgenommen, die die Moderations-, Leitungs- und Schlichtungsfunktion übernehmen können.
Nach Ende der Vorbereitungsphase, die mit der Auswahl eines bestimmten Dokumentenmanagementsystems abschließt, wird die Neuorganisation des Projektteams notwendig. Während einige Projektgruppen, die mit der Analyse einzelner Geschäftsabläufe beschäftigt waren, in die Linienorgansation des Unternehmens zurückkehren können und als Promotoren des einzuführenden Systems tätig werden, bleiben andere Gruppen zur Betreuung der Realisierung und zur Einführung des Systems erhalten bzw. werden neu gegründet. Hierbei werden in der Regel einige der Projektmitglieder Mitarbeiter des Systemanbieters sein. Hieraus können zum Teil verschiedene Strategien innerhalb des Projektteams resultieren, die durch die Moderation der Projektleitung miteinander verbunden werden müssen.
Aufgrund der unterschiedlichen Interessenlagen, die beide Vertragspartner bei der Projektrealisierung haben, ist die Bildung eines Projektmanagements aus beiden Interessengruppen als vorteilhaft anzusehen. Auf diese Weise kann eine Koordination geschaffen werden, da beide Parteien in einem ständigen Dialog stehen. Durch die hiermit erzeugte Transparenz besteht weiterhin die Möglichkeit, mit Hilfe eines neutralen Controllings die erbrachten Leistungen des Anbieters jederzeit messen zu können.
Projektmanagement erfolgen kann. Für diesen Fall sei unterstellt, daß für die Realisierung des Dokumentenmanagementsystems ein Generalunternehmer beauftragt wurde. Es zeigt sich, daß die Lenkung an zentraler Stelle von Vertretern aller Interessengruppen wahrgenommen werden muß, um den reibungslosen Projektablauf garantieren zu können.
Weiterhin ist bei der Zusammensetzung der Projektteams aus Mitarbeitern von Anwendern und Anbietern zu bedenken, daß zu verschiedenen Zeitpunkten die Organisationsgefüge innerhalb der beiden Gruppen unterschiedlich stark ausgeprägt sind. Dieser Umstand sollte der Projektleitung bekannt sein, um ein Ausnutzen dieser Situation zu verhindern. In diesem Zusammenhang ist der gesamte Zeitraum der Einführung des Dokumentenmanagementsystems von der strategischen Entscheidung bis hin zur Übergabe als ein Projekt anzusehen.
In der ersten Phase zur Vorbereitung des Projektes besteht das Projektteam nur aus Mitarbeitern des Anwenders. Es handelt sich zunächst um ein amorphes Team, das aus Mitarbeitern der verschiedenen Fachabteilungen sowie aus den Bereichen Organisation und Datenverarbeitung zusammengesetzt wird. Nach Möglichkeit sollten Vertreter des Betriebsrates, der Revision und der Unternehmensleitung (zumindest zeitweilig) beteiligt werden. In diesem Team werden gemeinsame Strategien und Ziele des Projektes entwickelt. Bei diesem Prozeß wächst das Team weiter zusammen und kann bei Übergang zur zweiten Phase als ein festgefügtes Team bezeichnet werden.
In der zweiten Phase werden vom Projektteam die in Kapitel 2 darstellten Analysen durchgeführt und basierend auf den Ergebnissen ein Pflichtenheft formuliert. Weiterhin wird in der zweiten Phase eine Ausschreibung vorgenommen, die mit der Entscheidung für einen Anbieter und einem Vertragsabschluß endet.
Während in dieser Phase auf der Anwenderseite ein festgefügtes Projektteam agiert, ist auf Anbieterseite zunächst ein amorphes Team vorzufinden. Dieses wird i.d.R. kurzfristig zusammengerufen, um die Ausschreibung zur Erlangung des Auftrages zu bearbeiten.
Beim Übergang in die dritte Phase, der Realisierung des Dokumentenmanagementsystems, ist auf Seiten des Anwenders darauf zu achten, daß der Anbieter, der zu diesem Zeitpunkt ebenfalls ein festgefügtes Team zur Bewältigung der Aufgaben gebildet hat, keine zu starke Position innerhalb des Gesamtprojektes aufgrund der mit der technischen Materie des Systems besser vertrauten Mitarbeiter einnimmt. Es ist in der dritten Phase des Projektes von einem festgefügten Team, bestehend aus Mitarbeitern des Anbieters und des Anwenders auszugehen. Mit Beendigung der Realisierung des Dokumentenmanagementsystems, werden die Mitarbeiter des Anbieters in anderen Projekten eingesetzt, so daß für eventuell notwendige Verbesserungen in der vierten und letzten Phase der Einführung und des Systembetriebs auf Anbieterseite lediglich ein amorphes Team am System mitarbeitet. Auf der Anwenderseite ist nach wie vor ein festgefügtes Team mit der Einführung und Betreuung beschäftigt. Nach Beendigung der Realisierungsphase ist auf der Anbieterseite somit nicht die koordinierte Bearbeitungsweise zu erwarten, wie sie in der Realisierungsphase bestanden hat. Die Ergebnisse der Realisierung sind daher durch eine geeignete Qualitätssicherung parallel zum Entwicklungsprozeß zu kontrollieren, um am Ende ein den Anwenderwünschen vollständig entsprechendes System zu erhalten.
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Funktionen des Projektmanagements
Das Projektmanagement beinhaltet einerseits die Projektplanung und andererseits die Projektdurchführung. Bezüglich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems heißt dies, daß streng genommen zwei verschiedene Projekte durchgeführt werden müssen.
Zum einen ist die Vorbereitungsphase als ein in sich geschlossenes Projekt zu betrachten. Dieses Projekt reicht von der Erhebung der für die Realisierung des Systems notwendigen Daten bis hin zur Auftragsvergabe. Zum anderen kann die Phase der Systemrealisierung und -einführung als ein zweites Projekt angesehen werden. Hier sind die Betreuung und Überwachung des Systemanbieters im Rahmen der Qualitätssicherung sowie die Qualifizierung der Mitarbeiter für den reibungslosen Einsatz des Systems die Kernaufgaben.
Bezüglich der einzelnen Teilaufgaben innerhalb eines Projektes sind die in Abbildung 54 und Abbildung 55 aufgezeigten Einzelplanungen und die daraus resultierenden Tätigkeiten durchzuführen. Im wesentlichen handelt es sich um die Planung von Abläufen und Terminen sowie die Planung von Einsatzmitteln und Kosten. Ziel des Projektmanagements ist es, die Koordination dieser Einzelplanungen vorzunehmen. Hierbei müssen zum Teil die Planungen von verschiedenen Projekten zunächst zusammengeführt bzw. aufeinander abgestimmt werden. Anschließend können dann Maßnahmen gemäß der in den Projektzielen und -strategien definierten Prioritätenliste durchgeführt werden. In der Realisierungsphase sind die wesentlichen Aufgaben des Projektteams des Anwenders die Sicherstellung des Know-how-Transfers, das Controlling des Anbieters, Abnahmen und Koordination der Einführung sowie Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen.
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Qualifizierungs- und Schulungskonzept
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist die Qualifizierung der Mitarbeiter und Führungskräfte einzubeziehen. Begleitend zu einem Ausschreibungsverfahren sind daher Maßnahmen zu planen, um die Qualifizierung von Mitarbeitern systematisch vorzubereiten und in die Organisationsentwicklung und Innovationsprozesse einzubinden. Dazu gehört die Berücksichtigung der organisatorischen, fachlichen, methodischen und technischen Auswirkungen sowie der eventuell erforderlichen Maßnahmen für die Sozialkompetenz.
Für die Personalentwicklung im Zuge der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sind insbesondere folgende Aufgaben zu berücksichtigen:
Personalstruktur, besonders Erfassung neuer Stellen und Rollen sowie der daraus resultierenden Personalbedarfsplanung
Personalführung, besonders hinsichtlich fachlicher, disziplinarischer und operativer Unterstellung, Kooperations- und Kommunikationsstrukturen
Qualifizierung für die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems, besonders im Rahmen der technischen und fachlichen Komponenten; Nutzungsmodell
Tarifverträge, besonders im Hinblick auf die zulässigen Zeiten der Bildschirmarbeit, Vergütung und ergonomische Anforderungen
Motivation, besonders selbständiges Arbeiten, Umstellung von Arbeitsprozessen und Lernbereitschaft
Personalrekrutierung und Laufbahnplanung, besonders mögliche Aufwertung der Arbeitsplätze durch elektronisches Dokumentenmanagement
In enger Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sollten nicht nur die betrieblichen Daten der Personalplanung, sondern auch die Gesichtspunkte der Personalentwicklung des Unternehmens, d.h. die systematisch vorbereitete, durchgeführte und kontrollierte Förderung der Fähigkeiten der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Veränderung der Arbeitsplätze und Tätigkeiten in die Qualifizierungsstudie mit einfließen.
Der Inhalt einer Qualifizierungsstudie könnte wie folgt aussehen:
Planerische Prozesse
Partizipatives Vorgehen
Erstellung und Verabschiedung eines Rahmenkonzeptes
Grobzeitplan
Formale Billigung
Methodische Prinzipien/Arbeitsanalyse
Vorarbeiten/Hilfsmittel
Untersuchungszeitraum Qualifizierungsstudie
Analyse unternehmensbezogener Daten
Erhebung innerhalb der Qualifizierungsvorbereitung
Untersuchungsbereich: Rahmenbedingungen
Untersuchung Organisationsdaten
Aktionsparameter
Erfassung des Qualifikationsbedarfs der Zielgruppen
DV-Schulung
Fach-, Methoden- und Sozialkompetenz
Schlußfolgerungen für die Qualifikationsbereiche
Anpassungsqualifikation für die Fachkompetenz
Entwicklungsprogramme für die Methodenkompetenz
Schrittmacher-Qualifikation für die Sozialkompetenz
DV-Grund- und Spezialkurse
Einführungsstrategie
Planungsphase/Outlook
Akzeptanzproblematik
Kosten
Umsetzung und geplante Maßnahmen
Durchführung und Transfersicherung
Evaluation
Im Rahmen dieser Qualifizierungsstudie kann die Personalentwicklung in einem Phasenmodell entwickelt werden. Hierzu sollten die Daten der Personalabteilung mit den quantitativen und qualitativen Beschaffungsplanungen sowie den Stellenplänen und Arbeitsplatzbeschreibungen abgeglichen werden. Zusätzlich sind auch die Daten der bisher durchgeführten Qualifizierungsmaßnahmen und die Schulungsbeurteilungen bisheriger Träger und Teilnehmer hinzuzuziehen.
In der Gesamtplanung spiegeln sich die oben genannten Punkte mit den zusätzlich aufzustellenden Zeit- und Kostenplänen im Abgleich mit der geplanten zeitlichen Einführung des Dokumentenmanagementsystems bzw. mit einer zu planenden Vertiefung nach der Einführung des Gesamtsystems wider.
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist auf jeden Fall auch die Transfersicherung bzw. das Review der Schulungen miteinzubeziehen, um den Erfolg der durchgeführten Schulungsmaßnahmen zu kontrollieren und - wenn notwendig - Nachschulungen zu veranlassen und eventuellen Negativeffekten entgegenzusteuern (Akzeptanzproblematik). Begleitend dazu ist das Coaching - die Betreuung am Einzelarbeitsplatz - sicherzustellen.
Aus diesen Überlegungen ergibt sich, daß im Rahmen des Qualifizierungskonzeptes auch eine Konzeption zur Mitarbeiterschulung erforderlich ist.
Das Schulungskonzept ist modular zu gestalten. Hierbei sollte die Kombination von einzelnen themen- und sachgebietsbezogenen Schulungen ermöglicht werden. Der Schulungsplan hat sich zusätzlich am stufenweisen Einführungskonzept zu orientieren.
Es ist abzuklären, ob Schulungen abteilungsbezogen durchgeführt werden sollen, ob es unterschiedliche Anwendungen gibt und welche Datenmodelle benutzt werden sollen. Die Schulungseinheiten sind diesbezüglich für die verschiedenen Applikationen jeweils in einer globalisierten Form, reduziert auf die Vermittlung von Basiswissen oder als Individualschulung zur Vermittlung von Spezialkenntnissen durchzuführen.
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Zusammenfassung und Ausblick
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine strategische Entscheidung der Unternehmensleitung. Im Gegensatz zu vielen anderen DV-Projekten ist mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems eine abteilungsübergreifende Analyse aller Organisationsstrukturen des Unternehmens notwendig. Hierbei sind nicht nur die Aufbau- und Ablauforganisation zu untersuchen. Vielmehr müssen auch alle Formen der Kommunikation mit dem Unternehmensumfeld sowie die Formate aller im Unternehmen vorkommenden Informationsträger überprüft werden.
Es hat sich gezeigt, daß die erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im erheblichen Maße von der aufwendigen und unter Umständen auch langwierigen Vorbereitungsphase abhängig ist. Für eine erfolgreiche Einführung ist ein von der Linienorganisation des Unternehmens abgehobenes Projektmanagement vorzusehen, das ausschließlich mit der Durchführung der Voruntersuchung und der Einführung beschäftigt ist. Zusätzlich sollte ein externer Berater für eine neutrale Begleitung und die Implementierung optimaler Geschäftsabläufe hinzugezogen werden. Das Ergebnis dieser in der Vorbereitungsphase erstellten Analysen sollte in eine Detailstudie münden, die als Pflichten- bzw. Lastenheft in der Realisierungsphase dienen kann. Nur bei exakter Formulierung der geforderten Systemfunktionalität und Arbeitsabläufe kann gewährleistet sein, daß diese auch auftragsgemäß vom Systemanbieter realisiert werden. Bei einer mangelnden Ausformulierung dieser Systemanforderungen besteht die Gefahr, daß der Anbieter zwar die technische Funktionalität bereitstellt, die aber als Gesamtlösung unter Umständen nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.
Die Auswahl eines bestimmten Anbieters und dessen Dokumentenmanagementsystem sollte erst nach einer umfassenden Beschäftigung mit dieser Materie durch die Erstellung der Detailstudie erfolgen. Nur auf diese Weise ist der Anwender überhaupt in der Lage, die Angebote richtig beurteilen zu können. Aufgrund der ständigen Weiterentwicklung von Hard- und Software sollte die absehbare technologische Entwicklung eine besondere Beachtung finden, um zu verhindern, daß bestimmte Systemfunktionalitäten vom Anbieter individuell erstellt und teuer verkauft werden, die z.B. in der nächsten Version eines Betriebssystems bereits zum standardmäßigen Lieferumfang gehören können (z.B. Imagingkomponenten, Jukeboxanschluß, datenbankgestütztes Dateimanagement, Fax u.a.). Betriebssysteme werden zunehmend zur Integrationsplattform. Heutige Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen, wie Imaging, Scannen, Verteilen, Retrieval und zumindest die Ablage dynamischer Informationen, werden daher in künftigen Betriebssystemen voraussichtlich enthalten sein.
Hauptgründe für die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen sind die Verbesserung der Produktivität und des Zugriffs auf archivierte Informationen. Hierbei sollte jedoch nicht vernachlässigt werden, daß die Einführung eines solchen Systems mit nicht unerheblichen Investitionen sowie laufenden Kosten verbunden ist. Einerseits entstehen diese durch hohe Investitionen für die Anschaffung der technischen Ausstattung. Ein weiterer Faktor sind die Altbestände, die zur Inbetriebnahme des Systems zu erfassen sind. Andererseits muß für die Einführung und den Betrieb des Systems ebenfalls ein hohes Aufwandspotential unterstellt werden, da auch nach der Realisierung mit Schulungen und Wartungen zu rechnen ist. Mit zunehmendem technischen Fortschritt, wie z.B. dem Ausbau öffentlicher Netze, ergeben sich aber auch Synergieeffekte. So kann z.B. die externe Kommunikation mit anderen Filialen, mit Kunden oder Geschäftspartnern auf dem elektronischen Weg erfolgen, und Daten und Dokumente können ohne Transformationsaufwände direkt in das Archiv übernommen werden.
Ein wichtiger Aspekt für die erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist, für ausreichend Akzeptanz unter den Mitarbeitern durch Motivation und Beteiligung an der Systementwicklung zu sorgen. Nur durch den Abbau psychologischer Hemmnisse der Mitarbeiter im Umgang mit einer papierarmen Vorgangsbearbeitung können sämtliche Potentiale eines Dokumentenmanagementsystems ausgeschöpft werden. Dies kann durch die direkte Beteiligung von Mitarbeitern aus allen betroffenen Bereichen des Unternehmens an einer mit der Einführung des Systems beauftragen Projektgruppe erreicht werden. Hierdurch werden die Wünsche und Meinungen der Belegschaft direkt an die zu formulierenden Anforderungen an das System transportiert. Bereits vor der Einführung sollten Qualifizierungsmaßnahmen stattfinden, damit die Mitarbeiter parallel zur Entwicklung des Systems so qualifiziert werden, daß keine Berührungsängste mit dem neuen und ungewohnten Medium entstehen.
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