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Die Ist-Analyse
Ziel, Zweck und Bedeutung von Ist-Analysen
Durchführung von Analysen
Aufwände für die Durchführung von Analysen
Ausblick

von Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Ziel, Zweck und Bedeutung von Ist-Analysen
Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems jeglicher Ausprägung ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmens-politische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Zur Bestimmung des Aufbaus und der Auslegung eines zukünftigen Dokumenten-Management-Systems müssen die in einem Unternehmen verwendeten Informationen und Dokumente und die bereits existierenden Ablagen und Archive untersucht werden. Erst aufgrund der in der Ist-Analyse gesammelten und aus-gewerteten Daten können Schwachstellen erkannt, die Anforderungen an das zukünftige Dokumenten-Management-System spezifiziert und dessen Auslegung bestimmt werden. Die sorgfältig durchgeführte Ist-Analyse liefert alle Informationen für Anwender und Anbieter, um eine technische Lösung erfolgreich einführen zu können:
Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen,
Mengengerüste für Lösungen,
Erschließung der Information,
Planung der organisatorischen Veränderungen,
Abschätzung der Dimension von Projekten und Erleichterung der Auswahl eines geeigneten Systems,
Maßstab für den Projekterfolg,
Planungsgrundlage für Soll-Konzeption und Pflichtenheft,
Vergleichsdaten für Ist und Soll,
Planung der Durchführung von Projekten.
Die Ist-Analyse ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor und eine wesentliche Voraussetzung in allen Arten von DMS-Projekten.
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Durchführung von Analysen
Bei der Untersuchung des Ist-Zustandes hinsichtlich des Dokumenten-Managements in einem Unternehmen sind viele Fragen zu beantworten, wie beispielsweise:
Welche Informationen und Dokumente entstehen?
Wer bearbeitet sie?
Wann und wo werden sie erstellt?
Wie oft wird auf Dokumente zugegriffen?
Wann, wo und von wem werden sie abgelegt, archiviert, geändert, vernichtet?
Wer darf Dokumente vernichten?
Wann wird eine Information benötigt und woher kommt sie?
Welche Infrastruktur wird im Unternehmen genutzt?
Welche Ablagen und Archive sind vorhanden?
Aus den Antworten auf diese Fragestellungen lassen sich Faktoren ableiten, die Systemarchitektur, Auslegung der Systemkomponenten, Verschlagwortung und Retrieval, Datensicherheit und Datenschutz, geeignete Speichermedien, erforderliche Organisationsanpassungen u.a. bestimmen. Auch die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung leitet sich hieraus ab. Die genannten Fragestellungen bezüglich des Ist-Zustandes sollten mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet werden, die im folgenden beschrieben werden:
Dokumentanalysen,
Aktenstrukturanalysen,
Archivanalysen,
Zugriffs- und Nutzungsanalysen,
Organisationsanalysen,
Vorgangsanalysen und
Infrastrukturanalysen.
Bei jeder Detailanalyse können alle notwendigen Informationen am sinnvollsten mit Hilfe von Fragebögen oder Erhebungslisten ermittelt werden. Da die im Rahmen der Ist-Bestandsaufnahme durchzuführenden Detailanalysen nicht isoliert zu betrachten sind und die Analysebereiche Überschneidungen aufweisen, werden Informationen in unterschiedlichen Zusammenhängen auftreten. Bei bestimmten Unternehmenszielen, wie etwa die Reduzierung des Raumbedarfes, kann die Ist-Analyse auch nur auf eine Analyse, in diesem Fall die Archivanalyse, beschränkt werden. Bei aufwendigeren Untersuchungen wie beispielsweise Vorgangsanalysen kann es sinnvoll sein, die schriftliche Befragung durch Interviewtechniken zu ergänzen.
Dokumentanalysen
Bei der Dokumentanalyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien, Papier, Fax, Mikrofilm etc.) für Dokumente vorliegen, welche Merkmale und Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu ermöglichen.
In Abhängigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente können bei der Dokumentanalyse
formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout,
inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende Merkmale und
rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen,
unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind außerdem qualitative Aspekte wie Papierstärken, Farben, Opazität, Beschriftung oder Formate, bei Dateien dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu erheben.
Die Dokumentanalyse dient dazu, die Typen, die Redundanzen und den Infor-mationsumfang festzustellen und eine Gruppenbildung bzw. Strukturierung der Informationen im Hinblick auf das zukünftige DMS vorzunehmen. Zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung (z.B. OCR oder Hintergrundextraktion), Zugriff und Speicherung können Dokumente in verschiedene Typen zusammengefaßt werden. Es kann festgestellt werden, welche Informationen und Dokumente überhaupt archivierungswürdig sind, und schwierige Dokumenttypen bezüglich der elektronischen Archivierung können frühzeitig erkannt werden. Weiterhin resultieren aus der Dokumentanalyse bereits Anforderungen an das Scannen und an Importprogramme sowie an die Indizierung für den Zugriff auf Dokumente.
Aktenstrukturanalysen
Bei der Aktenstrukturanalyse wird anhand der Dokumenttypen der Dokumentanalyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht:
Ordnungskriterien,
Zugriffskriterien,
Laschen und Deckblätter,
Reihenfolge des Inhalts,
Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.
Es ist zu analysieren, welche Ordnungssysteme, -elemente, -merkmale, -dimensionen und -klassen im gegenwärtigen Zustand zur Ablage verwendet werden. Anhand dieser Informationen können verschiedene Kategorien gebildet werden, die für eine Klassifikation innerhalb des künftigen DMS notwendig sind.
Weiterhin werden Zustand und Status von Akten analysiert. Hierzu gehört der Anteil redundanter Informationen wie etwa Kopien. Stati beinhalten abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Akten oder Handakten. Bezüglich der Nutzung der Akten sind die Zugriffsrechte zu untersuchen und der Anteil von Akten ausfindig zu machen, der nach der Erfassung entnommen und weiterhin als Papieroriginal zu archivieren ist.
Aus der Aktenstrukturanalyse ergeben sich Ordnungskriterien für die Speicherung, Zugriffsschutzkriterien, erste Hinweise auf die Nutzung der verschiedenen Dokumenttypen, die in der Zugriffs- und Nutzungsanalyse zu konkretisieren sind. Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf mögliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin. Die Aktenstrukturanalyse bildet außerdem die Grundlage für die Visualisierung der Dokumente im elektronischen System und beeinflußt die Durchführung des Scannens. Daneben bildet sie die Basis für die Ermittlung der Mengengerüste.
Archivanalysen
Bei der Archivanalyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale Archive zu berücksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf Redundanz, Vollständigkeit, Sicherheit und Aktualität zu analysieren. Weiterhin sind die gegenwärtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und Rücksortierung von Dokumenten aufzunehmen.
Ziel der Archivanalyse ist es, Mengengerüste, Zugriffsprofile und Ordnungsmittel für das geplante Dokumenten-Management-System zu ermitteln. Weiterhin können mit Hilfe der Archivanalyse Schlüsse auf die Erfassung von Informationen sowie auf die Auslegung von Netzwerken, Servern und Speichersystemen gezogen werden. Auch Redundanzen in der Bearbeitung sowie versteckte Kosten der bisherigen Archive können aufgedeckt werden.
Zugriffs- und Nutzungsanalysen
Bei der Zugriffs- und Nutzungsanalyse lassen sich
Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und
Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten)
unterscheiden. Die Zugriffs- und Nutzungsanalyse soll zur Bewertung des vorhandenen Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei großen Altbeständen und/oder einem großen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der Archivierungswürdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestände notwendig ist.
Bei der Zugriffs- und Nutzungsanalyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heißt es wird festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehört, ob beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird. Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heißt, ob sie überwiegend auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf Zentralarchive. Auch Zugriffshäufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der Erfolg von Suchvorgängen müssen untersucht werden.
Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mögliche Effizienzpotentiale schließen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das oder die gesuchten Dokumente gefunden werden und nicht eine ältere Version oder ein Dokument mit ähnlichem Inhalt. Oftmals erscheint die Suche auch zu mühsam, so daß erst gar nicht gesucht wird. Schließlich sind im Rahmen der Zugriffsanalyse auch die bestehenden Verfahren zur Rücksortierung von Dokumenten und zur Dokumentation von Ergänzungen und Änderungen aufzunehmen.
Ziele der Zugriffs- und Nutzungsanalyse sind die Festlegung von Nutzungsprofilen für verschiedene Dokumenttypen, die Abbildung geeigneter Suchen im System mit Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Übersichtlichkeit des Suchergebnisses, sinnvolle Strategien zur Erfassung von Informationen sowie die Handhabung von Ergänzungen, Löschungen, Wiedervorlagen etc. Anhand der Zugriffshäufigkeiten können außerdem Speicherorte und Transportstrategien optimiert werden.
Organisationsanalysen
Im Rahmen der Organisationsanalyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens, insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien für den Austausch von Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu externen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben. Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einführung kann festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten für den jeweiligen Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Daneben müssen im Rahmen der Organisationsanalyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt werden. Zu diesem Zweck können Organigramme erstellt werden, die Auskunft über die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben.
Ziel der Organisationsanalyse ist es, verschiedene Profile einschließlich der durch ein DMS neu entstehenden Profile für zusätzliche Funktionen wie Scannen, Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue Organisationsanweisungen festzuhalten. Außerdem werden die Auswirkungen eines DMS auf Hierarchien, Arbeitsverträge u.ä. ersichtlich. Anhand der Ergebnisse der Organisationsanalyse können bei der DMS-Einführung auch die Rechte- und Zugriffsstrukturen abgebildet werden. Basierend auf den Ergebnissen der Organisationsanalyse kann weiterhin für jeden involvierten Mitarbeiter der Qualifizierungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprägten Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits können schon während der Systemeinführung gezielte Schulungsmaßnahmen vorgenommen werden. Durch diese Zeitplanung wird es möglich, daß mit der Systemrealisierung die sofortige Nutzung gewährleistet ist.
Vorgangsanalysen
Im Rahmen der Vorgangsanalyse werden alle im Unternehmen vorkommenden Vorgänge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, geändert, gelesen oder gelöscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Tätigkeiten, die aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Vorgangsanalyse soll die notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfüllung seiner Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln für die einzelnen Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen Mitarbeitern oder Abteilungen zu erfassen. Ebenso sind die zeitlichen Reihenfolgen und Beziehungen zwischen den Vorgängen, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der jeweiligen Geschäftsprozesse und die Nutzung von internen und externen Ressourcen zu dokumentieren.
Ziel der Vorgangsanalyse ist eine Beschreibung der für das DMS relevanten Geschäftsprozesse und die Aufdeckung bestehender Schwachstellen und künftiger Effizienzpotentiale. Weiterhin kann die Vorgangsanalyse als Entscheidungsgrundlage für die Wahl geeigneter Produktphilosophien wie Workflow, Groupware, ein reines Archivsystem, ein dynamisches DMS oder verschiedene Kombinationen und zur Aufwandsabschätzung für die Integration vorhandener Anwendungen dienen. Aus den Ergebnissen der Vorgangsanalyse können auch Erfassungs- und Archivierungszeitpunkte, Nutzungsprofile sowie der erforderliche Qualifizierungsaufwand abgeleitet werden.
Infrastrukturanalysen
Im Rahmen der Infrastrukturanalyse werden die in einem Unternehmen bestehenden Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden können. Die frühzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle Verständnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die bestehende technische Infrastruktur geprägt wurden. Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den folgenden Gegebenheiten:
IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards),
vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker),
vorhandene Software (Datenbanken, Büroautomatisierungsanwendungen, fachspezifische Anwendungen),
Arbeitsplätze (Ausstattung und Aufteilung),
Sicherungssysteme (Software, Hardware, Räume)
Ziel der Infrastrukturanalyse ist die Untersuchung von Integrationsmöglichkeiten vorhandener Hard- und Softwarekomponenten sowie die Spezifikation der Anforderungen an neue Arbeitsplätze wie Scannen oder Großbildschirme. Auch erforderliche Sicherungs- und Sicherheitsmaßnahmen werden aus der Infrastrukturanalyse ersichtlich. Die Ergebnisse der Infrastrukturanalyse bilden weiterhin die Grundlage für die technischen Pflichtenhefte.
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Aufwände für die Durchführung von Analysen
Der Aufwand für die Durchführung von Analysen mit entsprechender Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Vor Beginn der Untersuchung sind daher Tiefe und einzusetzende Methodik wie z.B. Datenbanken oder Tabellenkalkulation derart festzulegen, daß vergleichbare Ergebnisse erzielt werden können. Die Qualität der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem Zusatzaufwand beschafft werden können und damit Implementierungszeitpläne verzögern. Der Aufwand für die Durchführung einer Ist-Analyse ist von verschiedenen, unternehmensspezifischen Faktoren abhängig. Folgende Faktoren sind bei der Aufwandsabschätzung zu berücksichtigen:
Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung,
Umfang des zu untersuchenden Bereiches,
Einbeziehung vorhandener Informationen wie beispielsweise Übersichten über die Infrastruktur, Organigramme oder Stellenbeschreibungen,
Umfang der durchzuführenden Detailanalysen,
Tiefe und Detaillierungsgrad der Untersuchung,
Höhe des Budgets,
gewünschtes Ergebnis und
Kenntnisstand der Projektmitarbeiter.
Vorgehen
Bei der Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt sich im allgemeinen folgendes Vorgehen:
Grobanalyse
Eignung der untersuchten Bereiche für die Einführung einer technischen Lösung
Ermittlung der Dimension des Projektes
Entscheidung für grundsätzliche Produktstrategien, z.B. Workflow, Groupware, elektronisches Archiv
Abschätzung der Aufwände für Detailanalysen
Planung Einführungs- und Realisierungsprojekt
Ressourcenbindung
Detailanalysen
Durchführung der benötigten Analysen
Auswertung und Bewertung
Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung
Betriebskonzept
Qualifizierungskonzept
Projektplan
Soll-Konzept, Pflichtenheft
Ausschreibung, Auswahl
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der durchgeführten Detailanalysen. Je nach Umfang kommt der Einsatz von manuellen Tabellenkalkulations- oder Datenbankmethoden in Frage. Bei der Dokument- und Archivanalyse sind in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme ausreichend, bei komplexeren Analysen sollte der Einsatz einer Datenbank vorgezogen werden. Für Vorgangsanalysen können entsprechende Design- und Simulationstools eingesetzt werden. Es sollte jedoch nach Möglichkeit eine einheitliche Auswertungsmethodik gewählt werden. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS.
Die grundsätzlichen Anforderungen und das fachliche Soll-Konzept sollten zusammen mit den Fachabteilungen entwickelt werden. Das fachliche Soll-Konzept bildet die Grundlage für die Erarbeitung des technischen Pflichtenheftes für eine anschließende Ausschreibung oder Angebotseinholung. Grundsätzlich gilt bei einer Ausschreibung, daß der Aufwand für die Auswertung der Angebote, die Herstellergespräche und die Vertragsverhandlungen in einem realistischen Verhältnis zum Gesamtumfang des Projektes stehen müssen. Man kann davon ausgehen, daß sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden Entscheidungsfreiraum bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch durch KO-Kriterien erfolgen. Die auftragsgemäße Realisierung durch den Systemanbieter kann nur bei exakter Formulierung der geforderten Systemfunktionalität und Arbeitsabläufe gewährleistet sein. Bei einer mangelnden Ausformulierung der Anforderungen besteht die Gefahr, daß der Anbieter zwar die technische Funktionalität bereitstellt, die aber als Gesamtlösung unter Umständen nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.
Auswertung von Analysen
Für die übergreifende Auswertung der Ergebnisse der Detailanalysen ist Voraussetzung, daß alle wichtigen Informationen vollständig, konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen muß bereits erfolgt sein. Bei den Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen, sondern das Ergebnis in Form von Übersichten und Kategorien (Informationstypen, Stellentypen, Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) berücksichtigt. Auswertungen können nach verschiedenen Kriterien oder Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein wie beispielsweise:
Mengengerüste,
Zugriffs- und Nutzungsprofile,
Nomenklatur (Ordnungsbegriffe, inhaltliche Suchbegriffe etc.),
Kosten, Nutzen, Wirtschaftlichkeit,
Projektrealisierungsaufwände,
Erfordernis für Business Process Reengineering,
organisatorische Maßnahmen,
Qualifizierungsbedarf,
rechtliche Anforderungen,
Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz,
Auslegung der Infrastruktur und Einbindung vorhandener Systeme.
Wie schon erwähnt, müssen je nach Unternehmen oder Abteilung und Systemkategorie nicht immer alle Detailanalysen durchgeführt werden. Die Aufwände für die Durchführung der Analysen steigen dabei mit der Komplexität des Systems.
Die Auswertungen ermöglichen die Abschätzung der Komplexität der geplanten Anwendung. Der Anwender kann sich für unterschiedliche Strategien entscheiden wie z.B.
einfachere technische Lösung - geringerer Implementierungsaufwand - hoher Organisationsaufwand zur Sicherstellung des Verfahrens - geringere Nutzenpotentiale,
oder z.B.
umfassende technische Lösung - hoher Implementierungsaufwand - geringer organisatorischer Aufwand für den Betrieb durch optimalen Technikeinsatz - höhere Nutzenpotentiale.
Aufwand und zu erreichendes Ziel müssen dabei in einem gesunden und wirtschaftlich zu vertretenden Rahmen bleiben.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Aufwände der verschiedenen Analysen für unterschiedliche Systemkategorien.
Die Auswertungen können als Planungsgrundlage für verschiedene Bereiche dienen wie:
Budget für Systemrealisierung,
Ressourcen,
Termine,
Erfassung von Altbeständen,
aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen,
Qualifikationsmaßnahmen,
Integration vorhandener und zukünftiger Anwendungen
Zudem können entsprechend aufbereitete Auswertungen als Entscheidungsvorlage für die gewünschte Systemkategorie dienen. Die Auswertungen beinhalten daneben die Grundvoraussetzungen für Anbieter und Produkte.
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Ausblick
Wie aus den vorangehenden Abschnitten deutlich wurde, ist der Aufwand der Ist-Analyse nicht zu unterschätzen. Der Umfang läßt sich erfahrungsgemäß abschätzen, wenn die Vorbereitung für die Ausgabe der Fragebögen durchgeführt wird. Die Ist-Analyse erfordert ein zielgerichtetes Vorgehen und ist als eigenes kleines Vorprojekt zu betrachten.
Nutzung von Tools
Zur Unterstützung der Ist-Analyse bietet sich je nach Projektgröße der Einsatz verschiedener Tools an, wobei sich jeweils nur die Daten auswerten lassen, die auch vorher sinnvoll und sorgfältig erfaßt wurden.
„A fool with a tool is still a fool!“
Für PCs sind Projektmanagement-Tools verschiedener Anbieter verfügbar. Der Aufwand beim Einsatz derartiger Tools darf jedoch nicht unterschätzt werden. Nur eine ständige Pflege und Aktualisierung macht den Einsatz solcher Tools erst sinnvoll, in der Regel ist zu diesem Zweck eine eigene Projektassistenz erforderlich. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ist aus den genannten Gründen nur bei relativ großen Projekten mit mehr als sechs Monaten Laufzeit und mehr als sechs Projektmitarbeitern oder verschiedenen Arbeitsgruppen sinnvoll. Da die Mitarbeiter im allgemeinen neben den Aktivitäten im Projekt weiterhin ihre üblichen Tätigkeiten auszuüben haben, darf jeweils nicht die volle Kapazität der Mitarbeiter verplant werden. Eine Alternative zu Projektmanagement-Tools für kleinere Projekte stellen mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen angefertigte Projektpläne oder ein systematisches Berichtswesen mit Verwendung geeigneter Protokollvordrucke dar.
Bei größeren Workflow- und Groupware-Projekten bietet sich der Einsatz von Tools zum Business Process Design oder Redesign an. Diese Tools zeichnen sich durch visuelle Darstellungs- und Modellierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse aus und besitzen im allgemeinen Möglichkeiten zur Simulation und Ressourcenplanung. Sie bieten die Grundlage für Diskussionen mit den Anwendern. Der Nachteil solcher Tools ist, daß der Einsatz sehr aufwendig ist. Es ist eine kontinuierliche Rückführung von Echtzeitdaten in den Lebenszyklus der Analyse erforderlich. Geachtet werden sollte bei BPR-Tools auf Möglichkeiten zur Generierung aussagekräftiger Dokumentationen. Außerdem sind Schnittstellen zu Workflow-Tools sehr wichtig, damit die Geschäftsprozesse und Arbeitsflüsse mit diesen nicht noch einmal generiert werden müssen. In diesem Zusammenhang sollten die Schnittstellen den Spezifikationen der Workflow Management Coalition (WfMC) entsprechen, die die Standardisierung im Workflow-Bereich vorantreibt. Für die Einführung von Production Workflow sind BPR-Tools auf jeden Fall zweckmäßig.
Für die Erstellung von Auswertungen eignen sich Tabellenkalkulation oder PC-Datenbanken. Für kleinere Vorhaben sind im allgemeinen Spreadsheets aus-reichend. Diese können jedoch Probleme bereiten, wenn Antworten und Daten nicht entsprechend „flach“ strukturiert sind. Bei größeren Vorhaben erlauben PC-Datenbanken auch die Abbildung komplexerer Strukturen, wie die Zusammenführung der Ergebnisse verschiedener Fragebögen und Listen. Mit Hilfe von Auswertungen können die Daten auf einer hohen Ebene zusammengefaßt und dokumentiert werden, z.B. in Form einer Management-Summary. Soll- und Ist-Daten können anhand verschiedener Szenarien verglichen werden.
Für ein strukturiertes Vorgehen bieten sich Vordrucke an. Bei der Entwicklung von Vordrucken ist auf eine einheitliche und zweckgerechte Gestaltung, Informationstiefe und Begrifflichkeit zu achten und die Anzahl der Vordrucke sinnvoll zu begrenzen. Für das Ausfüllen der Vordrucke sind die einzelnen Felder unmißverständlich zu erklären. Damit die Ergebnisse vergleichbar sind, ist ein einheitliches Ausfüllen der Fragebögen zu kontrollieren. Textaussagen sollten vermieden und statt dessen Werte oder Multiple-Choice-Angaben bevorzugt werden. Anstelle von Einzelfragebögen sind für kleinere Vorhaben auch Listen geeignet. Ebenso können Listen für die Zusammenführung der Ergebnisse einzelner Fragebögen verwendet werden.
Strategien
„Buy experience instead of reinventing the wheel!“
Erfahrene Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters sollten bereits in der Vorbereitungsphase in ein DMS-Projekt einbezogen werden. Im allgemeinen sind bei Anbietern und Beratern schon Vergleichsmuster und Systematiken für die Ist-Analyse vorhanden, und es können Erfahrungen für den späteren Betrieb genutzt werden. Externe Berater haben im Gegensatz zum eigenen Unternehmen eine erweiterte Sichtweise und können Ergebnisse realistisch einschätzen. Zudem kann auf diese Weise die Umsetzung in die Soll-Konzeption unterstützt und vereinfacht werden.
„Just do it, then fix it!“
Der Trend geht zum Prototyping, das heißt ein System zunächst in einem kleinen Bereich einzusetzen und ein Konzept erst nach einer anschließenden Auswertung zu entwickeln. Dann erst erfolgt die Systemrealisierung. Parallel dazu muß der „Normalbetrieb“ jeweils sichergestellt sein. Mit einem solchen Vorgehen kann ein Projekt zu jeder Zeit risikolos abgebrochen und wieder zum alten Zustand zurückgekehrt werden. Die Phase des Prototyping darf jedoch nicht zu lang angelegt sein, die Aufgaben müssen auch hier wohl definiert sein.
„Flexibility versus predefined structure!“
Im Bereich Workflow kommt Ad hoc Workflow anstelle einem aufwendigen Prozeßdesign und Production Workflow vermehrt zum Einsatz. Im Gegensatz zu Production Workflow ist das Routing bei Ad hoc Workflow nicht vordefiniert, sondern geschieht zur Laufzeit durch den Benutzer. Ad hoc Workflow erfordert somit keine aufwendige Modellierung der Geschäftsprozesse, der Anwender muß sich nicht an Vorgaben halten und die Vorgänge „automatisieren“ sich durch Wiederholung seitens des Anwenders.
„Pull is easier than Push!“
Eine Alternative zur automatisierten Bereitstellung und aufwendigen Prozeßautomatisierung in Workflow-Systemen ist die schnelle und vollständige Informationsbereitstellung in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen mit aktiven Suchen seitens der Anwender. Diese Systeme sind einfacher und schneller zu implementieren als Workflow-Systeme und erfordern keine Anpassung der Arbeitsabläufe.
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Zuletzt aktualisiert am: 11.12.2001
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