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Buchbesprechung
Karl-Georg Henstorf/Dr. Ulrich Kampffmeyer/Jan Prochnow
Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS
"Code of Practice" zur revisionssicheren Archivierung
Erste Auflage 1999

Die elektronische Archivierung hat sich zu einer Basistechnologie aller DV-Anwendungen entwickelt. In allen Bereichen, in denen Daten, Dokumente, Listen und andere Informationen anfallen, werden Dokumenten-Management- und Archivsysteme eingesetzt. Die gespeicherten Dokumente und Daten besitzen häufig einen rechtsrelevanten Charakter, besonders wenn es um Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Urkunden und andere Dokumente geht, die den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches unterliegen.

Für den Einsatz von Dokumenten-Management-, COLD- und sonstigen elektronischen Archivsystemen, in denen kaufmännisch relevante Daten und Dokumente gespeichert werden, ist durch die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, 14. Dezember 1995) eine Verfahrensdokumentation vorgeschrieben. Der Gesetzgeber nimmt hierbei mit seinen Bestimmungen nicht auf bestimmte Technologien Rücksicht, sondern definiert allgemeingültige Vorschriften, die für alle Arten von Ablagen und Archiven Gültigkeit besitzen - ob in herkömmlicher Papierform, auf Mikrofilm oder auf digitalen optischen Speicherplatten. Diese Beschränkung auf allgemeingültige Regeln ist positiv, da sich damit die Gesetze und Verordnungen nicht in eine Abhängigkeit der stürmischen Entwicklung bei Software- und Hardwaretechnologien begeben. Für den Anwender von digitalen Archivierungssystemen ergibt sich hieraus jedoch ein Prüfungsbedarf, ob die eingesetzten Systeme auch den Regeln des Gesetzgebers entsprechen.

Mit dem vorliegenden zweiten Band der Code of Practice Serie will der VOI dem Leser einen Leitfaden an die Hand geben, der die Erstellung und den Umgang mit Verfahrensdokumentationen erleichtert. Die allgemein gehaltenen Vorgaben der GoBS geben einen Rahmen für den Inhalt einer solchen Verfahrensdokumentation. Diese wurden vom VOI aufgegriffen und auf Basis von vorhandenen Verfahrensdokumentationen bei Anwendern und Musterverfahrensdokumentationen bei Anbietern konkretisiert und in eine Struktur gegossen. Diese Struktur soll dem Anwender helfen, Verfahrensdokumentationen einfach und vollständig erstellen zu können.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden ausführlich dargestellt und in die Welt elektronischer Dokumenten-Management- und Archivsysteme übertragen. Im Hauptteil werden die Grundlagen und der Aufbau einer Verfahrensdokumentation geschildert und die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten aufgezeigt. Die klare Gliederung erlaubt den Aufbau von Verfahrensdokumentationen, die einfach und konsistent fortgeschrieben werden können. Eine Vielzahl von Musterformularen und Checklisten helfen dem Anwender und Betreiber, das Thema vollständig zu behandeln. Die Einbeziehung von Testverfahren gibt zudem die Möglichkeit, die Zuverlässigkeit der Systeme zu überprüfen.
Da die wichtigsten Aussagen des Werkes jeweils als "Merksätze" hervorgehoben werden, wird die Leserfreundlichkeit erheblich erhöht. Erwähnenswert sind schließlich noch die ausführlichen Anhänge mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach AO und einem Musterinhaltsverzeichnis, die für den Leser sicherlich sehr hilfreich sind.

Zu einem Preis von DM 98,- sind die "Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS" zu beziehen über den Verband Optische Informationssysteme e.V., Bismarckstr.59, 64293 Darmstadt, Tel. 06151 - 66845 20.
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Inhaltsverzeichnis des Buches
Bücher_Inhalt VOI CoP2




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Seitentitel: Bücher_Rezension CoP2, Zitierung: http://www.pc.qumram-demo.ch/portal.asp?SR=254
Zuletzt aktualisiert am: 26.11.2001
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