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Objektive Produktauswahl – hat der Kriterienkatalog ausgedient?
PROJECT CONSULT GmbH auf der DMS EXPO
vom 05. – 07.09.2000 in Essen, Halle 1, Stand 105

Hamburg, 15.08.2000 - PROJECT CONSULT beantwortet auf der DMS EXPO Fragen zu objektiver Anbieter- und Produktauswahl als Hilfestellung zu Auswahlprozessen eines Dokumenten-Management-Systems. Dabei wird u.a. die Rolle eines Kriterienkatalogs als Bestandteil eines Realisierungsvertrages betrachtet.

Für welches Dokumenten-Management-System (DMS) soll sich ein Unternehmen entscheiden? Die Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems ist kein einfacher Prozess - Dokumenten-Management ist langfristig zu sehen und verändert die Organisation des Unternehmens.
Die Einführung solcher Lösungen ist beratungsintensiv und erfordert einen möglichst objektiven, nachvollziehbaren und aufgabenstellungsgerechten Auswahlprozess.
Typisch bei der Ermittlung geeigneter Produkte und Anbieter ist die Benutzung von Kriterienkatalogen. Es gibt zahlreiche Publikationen mit solchen Katalogen. Kann man sie aber tatsächlich als konkrete Basis für eine Ausschreibung benutzen?
Einem Kriterienkatalog sollte immer eine konkrete Aufgabendefinition, eine Ist-Analyse und ein Fachkonzept, in dem beschrieben ist, was eigentlich realisiert werden soll und organisatorisch geregelt werden muß, vorausgehen. Diese Anforderungen lassen sich schlecht in einem Fragenkatalog fassen, den der Anbieter mit ja/nein oder technischen Angaben ausfüllen muß.
Die objektive Vergleichbarkeit von technisch orientierten Kriterien ist heute schon nicht mehr gegeben - zum einen sind die Produkte von ihrer Funktionalität her kaum zu unterscheiden und die Beantworter des Kriterienkataloges "schummeln" auch schon einmal gern mit ihren Antworten, um nicht frühzeitig aus dem Auswahlverfahren herauskatapultiert zu werden. Da wird schon einmal aus einem geplanten oder individuell für einen Kunden realisierten Feature eine Standardeigenschaft des Produktes, die "natürlich" bereits verfügbar ist.
Fragen nach der Architektur, Modularität und Ausbaufähigkeit lassen sich kaum in Einzelkriterien herunterbrechen, geschweige denn in Papierform verifizieren. Auch der Vergleich vorangegangener Beantwortungen eines Kriterienkataloges mit den aktuellen Angaben zieht nicht - dieser Vergleich ignoriert den technologischen Fortschritt und unterschiedliche Produktkonfigurationen für die spezielle Branche oder Aufgabenstellung des Kunden. Allein auf die Auswertung der Antworten in einem Kriterienkatalog eine Produkt- und Lösungsauswahl begründen zu wollen, ist reine "Kaffeesatz-Leserei“.
Es gibt heute ganz andere, detailliertere, zahlreiche und viel entscheidendere Kriterien für die Wahl eines Lösungsanbieters. Deren Zahl läßt sich nicht einfach in einem Katalog zusammenfassen. Diese Vielfalt von Kriterien erörtert das Expertenteam der PROJECT CONSULT GmbH gern mit den Besuchern ihres Standes in Halle 1, 105.
Die Berater klären auch, wie man vorgeht, wenn man sich nicht auf einen Kriterienkatalog allein verlassen will. Was gehört z.B. zu einer guten Ausschreibung? Wie formuliert man die detaillierte Beschreibung des Umfeldes und der Aufgabenstellung, welche Tools setzt man dafür ein? Auf welche Anbieter konzentriert man sich, um genügend Transparenz zu erhalten? Wieviel Zeit muß man für eine seriöse Bearbeitung einer größeren Ausschreibung für unternehmensweite Lösungen für Behörden, Banken, Industriekonzerne oder Versicherungen bei den Anbietern einplanen?
Auch diese Fragen können in einem Gespräch bei PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO in Ruhe besprochen werden.
Was spricht nun für einen Kriterienkatalog? "Totgesagte leben länger" - zu einer Ausschreibung gehört nach Meinung von PROJECT CONSULT doch auch ein Kriterienkatalog, nicht als Kernstück, jedoch als "notwendiges Übel". Der Kriterien- oder Fragenkatalog erhält jedoch eine gänzlich andere Bedeutung und Gewichtung: detailliert vom Anbieter beantwortet, in Besprechungen überprüft - ob die Antworten auch der Fragestellung entsprechen -, gegen das Fachkonzept gespiegelt und als Zusammenfassung der vom Anbieter zugesagten Funktionalität dient er nunmehr als vertragliche Absicherung des Kunden. Der Kriterienkatalog wird bindender Bestandteil des Auftrages oder Realisierungsvertrages. Deshalb ist es auch wichtig, in einem Kriterienkatalog zu unterscheiden, was Standardlieferumfang im Produkt ist, was konfiguriert oder parametrisiert werden muß und welche Funktionalität individuell für den Kunden bereitgestellt wird. Letztlich leitet sich hieraus der Maßstab ab, wie hoch der individuelle Anteil einer Lösung ist und in welche Abhängigkeit man sich bei Updates der Standardsoftware begibt.
Auch wie man einen Kriterienkatalog vollständig, individualisiert, aufgabenstellungsgerecht und zeitsparend erstellt und auswertet, erklären die Berater auf der DMS EXPO.
Die gewonnene Zeit kann für Überprüfungen bei Referenzen, die Entwicklung realistischer Szenarien und die organisatorische Vorbereitung der Einführung genutzt werden.
Fazit: Der Kriterienkatalog ist nicht tot, er wird aber nicht mehr als alleinige Entscheidungsgrundlage genutzt oder gar zum Selbstzweck erstellt, sondern einer sinnvollen Verwendung als Bestandteil des Realisierungsvertrages zugeführt. Nur bei Divergenzen und bei der Abnahme eines Systems - als Grundlage für die Tests und Nachweis für die tatsächlich gelieferte Funktionalität - wird er noch einmal hervorgeholt.

PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO 05. – 07.09.2000
In Halle 1 Stand 105 stehen die Berater der PROJECT CONSULT GmbH für Informations- und Beratungsgespräche zu Themen der DRT Document Related Technologies zur Verfügung.
Sie informieren die Besucher über Produktauswahl, Einführungskonzepte, Qualifizierung, Verfahrensdokumentation, rechtliche Anerkennung der Archivierung und der digitalen Signatur, Migration von Archiven, Nomenklatur und Thesauri, Standards und Normen usw.
Die Berater präsentieren aktuelle Publikationen und Studien und führen Tools zur Ist-Analyse, Nomenklatur und Workflow vor.

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Seitentitel: Pressemitteilung_Produktauswahl 2000, Zitierung: http://www.pc.qumram-demo.ch/portal.asp?SR=313
Zuletzt aktualisiert am: 27.5.2003
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