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Zwangsarchivierung von Buchhaltungsdaten
Hintergrundinformationen zu den Pressemitteilungen
PROJECT CONSULT Berater stehen auf der DMS EXPO Europe vom 26. – 28. 09.2001 in Essen für Informationen zur Verfügung
Hamburg, 30.07.2001- PROJECT CONSULT informiert zur DMS EXPO Europe zu den Veränderungen der Rechtssituation zur elektronischen Archivierung und den notwendigen Maßnahmen, die von allen Anwendern bis Januar 2002 durchgeführt werden müssen.
Die vom Bundesfinanzministerium am 16.07.2001 veröffentlichte Richtlinie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) enthält einige einschneidende Anforderungen für die Archivierung handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanter Daten und Dokumente. Bereits ab 1. Januar 2002 sind Unternehmen verpflichtet, ihre steuerrelevanten Daten in strukturierter Form für die Steuerprüfung elektronisch verfügbar zu halten. Die drängendsten Probleme sind zum einen der Zeitdruck und zum anderen, wie Unternehmen riesige Datenberge über Jahre digital verfügbar halten können. Ob diese Richtlinie zeitnah von den Unternehmen umgesetzt werden kann, ist unwahrscheinlich. Viele Unternehmen sind noch mit dem EURO beschäftigt und die Akzeptanz eines direkten Zugriff des Steuerprüfers auf Daten und Dokumente wird sich nur schwer einfinden.
Was sind nun die wesentlichen Inhalte der GDPdU?
PROJECT CONSULT fasst sie wie folgt zusammen:
Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich.
Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht.
Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transaktionen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden.
Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein.
Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und Dokumente.
Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht
Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus.
Welche Auswirkungen sind durch die GDPdU zu erwarten?
Die GDPdU betrifft Informationen, die Daten der Finanz-, Anlagen- und der Lohnbuchhaltung zuzuordnen sind. Es müssen auch alle weiteren steuerlich relevanten Daten in den unterschiedlichsten Systemen qualifiziert und zugreifbar gemacht werden. Jeder Steuerpflichtige muß für sich prüfen, welche Daten und Dokumente betroffen sind und in welcher Form sie anforderungsgemäss vorgehalten werden können. Jeder Unternehmer mit E-Mail-Adresse muß zukünftig mit dem elektronischen Eingang rechtskräftig digital signierter Dokumente rechnen und diese ordnungsgemäß archivieren.
Die Unternehmensberatung PROJECT CONSULT berät Anwender zu diesen und allen weiteren relevanten Fragen wie folgt durch
Informationsveranstaltungen & Workshops zur Veränderung der rechtlichen Situation und deren Auswirkungen auf die IT-Systeme der Anwender.
Neu-Organisation vorhandener elektronischer Archivsysteme, um den Zugang auf die offenzulegenden Daten und Dokumente abzusichern
Einrichtung neuer Archive mit geeigneten Ablagestrukturen, notwendigen Dokumentationsformaten und Berechtigungsstrukturen.
Erstellung von Verfahrensdokumentationen, in denen Ordnungsmäßigkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit der relevanten Informationen dokumentiert sind.
Vorbereitung von DMS- und Archivsystemen für Audits und Zertifizierungen durch den TÜV/IT im Rahmen von Prüfungen nach PK-DML.
Informationsveranstaltung zu Rechtsfragen auf der DMS EXPO am 27.09.2001
Herr Dr. Kampffmeyer, Geschäftsführer von PROJECT CONSULT, hält im Rahmen des Veranstaltungsprogrammes am 27.09.2001 von 14.00 – 14.45 Uhr eine Keynote im Themenumfeld der Veränderungen von Rechtsfragen. Daran schließt sich ein Diskussionsforum an mit namhaften Vertretern von BMF, Anbietern, Verbänden und betroffenen Anwendern. Der Titel der Keynote von Herr Dr. Kampffmeyer lautet:
Elektronische Signatur & Elektronische Archivierung
Herr Dr. Kampffmeyer betrachtet dabei folgende Punkte:
Das digitale Dokument: Formen und Einsatzgebiete der elektronischen Signatur
Die Zukunft ist digital: Die elektronische Signatur und ihr rechtliches Umfeld
GDPdU ... und raus bist Du!: Elektronische Archivierung im Licht neuer gesetzlicher Regelungen
Das Gedächtnis des Informationszeitalters: Trends und Zukunft von Document Related Technologies?!“
PROJECT CONSULT auf der DMS EXPO Europe vom 26. – 28.09.2001
Die Berater der PROJECT CONSULT GmbH stehen nach Absprache für Informations- und Beratungsgespräche zu Themen der DRT Document Related Technologies zur Verfügung.
Sie informieren die Besucher über Produktauswahl, Einführungskonzepte, Qualifizierung, Verfahrensdokumentation, rechtliche Anerkennung der Archivierung und der digitalen Signatur, Migration von Archiven, Nomenklatur und Thesauri, Standards und Normen usw.
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Seitentitel: Pressemitteilung_GDPdU 2001, Zitierung: http://www.pc.qumram-demo.ch/portal.asp?SR=315
Zuletzt aktualisiert am: 4.12.2001
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