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| Migration von DRT-Lösungen |
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| Einleitung |
| Allgemeine Migrationsproblematik |
| Migrationstypen |
| Migrationskonzept |
| Migration von Informationen |
| Strategie der Migration |
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| Einleitung |
| | | | Migration ist nicht erst seit dem Niedergang einiger Anbieter von Archivsystemen in den letzten Monaten ein Thema – CEYONIQ, ASONE, SER ... Auch in der Vergangenheit sind viele Produkte vieler Pioniere solcher Lösungen wie z.B. Philips oder auch die ganze Phalanx früher Stand-Alone-Anbietern wie Toshiba vom Markt verschwunden. Migration war bei PROJECT CONSULT immer ein Thema. Die Planung von Migrationen gehört bereits in die Auswahl- und Beschaffungsphase.
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| | | | Wer in Jahrzehnten Verfügbarkeit des digitalen Wissens denkt muss sich auch auf ständige Migrationen einstellen.
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| | | | Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall.
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| | | | Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen.
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| | | | Migration bietet auch Chancen – vorhandene Informationen neu zu erschließen oder neu zu indizieren, Unwichtiges und Redundantes zu entfernen.
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| | | | Die Entwicklung von DRT-Lösungen unterliegt einem schwerwiegenden Interessenkonflikt:
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| | | | | |  | | Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren und Informationen sollen langfristig verfügbar sein
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| | | | | | | | Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...
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| | | | Für Migrationen gibt es verschiedene Anlässe und Formen:
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| | | | | | | | Migration von Informationen
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| | | | | | | | mit Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien sowie Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien
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| | | | | | | | Migration bei technologischer Weiterentwicklung
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| | | | | | | | wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden oder mehr Speicherkapazität haben, oder wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben
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| | | | | | | | Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen
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| | | | | | | | Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems ist hier von Bedeutung
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| | | | | | | | Migration durch Unternehmenszusammenführung
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| | | | | | | | ein derzeit sehr aktuelles Thema angesichts der Merger&Acquisition-Euphorie der letzen Jahre
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| Allgemeine Migrationsproblematik |
| | | | Gerade bei der Langzeitarchivierung von Informationsobjekten ist eine langfristige Planung zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft, Datensicherheit und Verfügbarkeit der Archivdaten notwendig.
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| | | | Es ist davon auszugehen, daß bedingt durch die rasche Weiterentwicklung auch in Zukunft Änderungen im Software- und Hardwarebereich in relativ kurzen Abständen eintreten werden. In solchen Fällen ist für das eingesetzte Dokument-Management-System zu prüfen, ob die im Archiv gespeicherten Informationsobjekte von den Änderungen betroffen sind. Gegebenenfalls müssen entsprechende Maßnahmen getroffen werden. Hierbei gibt es zwingende Gründe zur Migration, wie z.B. die Inkompatibilität mit neuen Systemen aufgrund eines Generationswechsels oder der Wechsel des Betriebssystems. Weitere Gründe sind ein mangelnder Support des Produkts, die mangelnde Ausbaufähigkeit bei höheren Systemanforderungen oder der Ausfall des Herstellers. Ein weiterer wesentlicher Grund ist beispielsweise z.B. die Kostenersparnis bei höherer Performance.
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| | | | Unter einem Generationswechsel wird in diesem Zusammenhang eine Änderung von Medien, Medienformaten, Steuerungssoftware, Betriebssystem, Hardwareplattform oder Anwendungssoftware verstanden, die die Nutzung archivierter Informationsobjekte einschränken oder verhindern kann. Als neue Generation wird eine neue Version eines Softwareproduktes nur dann bezeichnet, wenn die neue Version ein anderes Datenformat verwendet.
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| | | | Besonders kritisch ist der Wechsel auf neue Betriebssystem-Generationen, da sichergestellt werden muss, dass die Formate alter Anwendungen auch mit Anwendungen des neuen Betriebssystems gelesen und geschrieben werden können. Grundsätzlich sollten die verwendeten Anwendungsprogramme in der Lage sein, die Formate 5 Jahre oder 4 Generationen lesen zu können und die Formate 3 Jahre oder 2 Generationen schreiben zu können.
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| | | | Die Speichersysteme sollten grundsätzlich sicherstellen, dass Medien mindestens 2 Generationen des Laufwerks gelesen werden können und mit mindestens einer Generation in den neuen Laufwerken beschrieben werden können.
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| | | | Spätestens bei Inkompatibilität einer neuen Generation müssen die betroffenen Informationsobjekte in das neue System übertragen werden.
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| Migrationstypen |
| | | | Grundsätzlich kann man den kontinuierlicher Ausbau mit einem Lokalisiererkonzept, die Integration unterschiedlicher Systeme in einer Middleware, die Ausalterung älterer Systeme mit Entfernung nicht mehr benötigter Medien, das Umkopieren von Informationen auf neue Medien und die Konvertierung älterer Formate als gängige Konzepte derzeit im Markt finden.
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| | | | Versucht man den Begriff Migration im Umfeld von DRT-Lösungen zu definieren, findet man jedoch noch weitere Varianten:
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| | | | | | | | z.B. die Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen
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| | | | | | | | Migration von einem Speicherort zu einem anderen
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| | | | | | | | z.B. das Umkopieren von Festplatten-Caches auf digitale optische Speichermedien im laufenden Betrieb
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| | | | | | | | z.B. lediglich das Umkopieren und neu Organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung, bei der die vorhandenen Speichermedien weitergenutzt werden können
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| | | | | | | | z.B. mit Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformationen und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien bei einer Systemumstellung
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| | | | | | | | z.B. paralleler Betrieb unterschiedlich alter Systeme oder von Archiven unterschiedlicher Hersteller unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten bei Systemumstellungen
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| | | | Bei integrativen Lösungsansätzen, um harte Migrationen zu vermeiden, kann man darüber hinaus verschiedene Ansätze unterscheiden. Bei der Zusammenführung verschiedener Archivsysteme über eine vom eigentlichen Archiv unabhängige Zwischenschicht werden die Indexdaten entweder nur temporär nach Bedarf, kontrolliert redundant, zusammengeführt in einem Master-Index oder aber ohne Indexdatenhaltung, nur über ein Verweis- oder Lokalisierersystem verwaltet.
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| Migrationskonzept |
| | | | Die Konzeption zur Einführung eines Dokument-Management-System muß notwendigerweise über die etwaigen Realisierungs- und Produktionsphasen hinaus neben der Weiterentwicklung und der langfristigen Nutzung von Informationen vor allem auch Migrationsmöglichkeiten berücksichtigen. Daher sollte der Bereich einer künftigen Migration unbedingt von Anfang an in die Langfristplanung miteinfließen.
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| | | | Der Wechsel von Generationen ist abhängig von den technologischen Entwicklungen und den bei der Einführung des Dokument-Management-Systems festgelegten Strategien. In diesem Zusammenhang muß frühzeitig festgelegt werden, zu welchem Zeitpunkt welche Art der Migration erforderlich wird. Bei mangelnder Vorplanung können die Folgekosten eines Projektes die Realisierung und Einführung um ein Vielfaches übertreffen.
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| | | | Die Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, nicht nur kurzfristig die in der Einführung festgelegten Ziele und Strategien zur verwendeten Technologie zu berücksichtigen. Vielmehr muß auch die Bearbeitung der heute in System verfügbaren Informationen langfristig gesichert sein.
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| | | | Hierfür muß das Migrationskonzept bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden. Eine Einigung mit dem Hersteller (Generalunternehmer) über die Kosten und die Aufwandsschätzung der Migration muß herbeigeführt werden. Weiterhin wird vom Hersteller die Offenlegung aller Formate der
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| | | | | | | | Informationsobjekte im Archiv und
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| | | | | | | | der Übergabeformate in andere Applikationen
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| | | | zu fordern sein. Zu berücksichtigen ist eine mögliche Problematik bei der Migration von einem Hersteller zu einem anderen Hersteller. In der Regel ist eine Migration auf ein anderes System des gleichen Herstellers weniger komplex, da die Zuständigkeit für die Migration klar definiert und sichergestellt werden kann. Bei Herstellerwechsel ist daher zwischen beiden Anbietern eine enge Zusammenarbeit erforderlich.
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| | | | Im Migrationskonzept sind verschiedene Migrationsarten zu berücksichtigen. Im wesentlichen handelt es sich hierbei entweder um die Überführung der im Dokument-Management-System enthaltenen Dokumente unter Beibehaltung ihres Formates auf ein neues Speichermedium oder um die Erweiterung des Systems um neue Speichermedien. Die Migrationsart, die die größte Beachtung finden sollte, ist jedoch die Migration bei technologischer Weiterentwicklung, die die Langlebigkeit des Archivs aufrechterhalten soll.
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| Migration von Informationen |
| | | | Die Migration von Informationsobjekten berücksichtigt einerseits das Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein anderes Medium sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien. Andererseits wird unter der Migration von Informationen die Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank verstanden.
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| | | | Diese Form der Migration ist teilweise bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologie. Andere Gründe liegen im Erreichen der Speicherkapazität oder eines Defektes eines Speichermediums.
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| Migration bei technologischer Weiterentwicklung |
| | | | Die Hersteller von Speichermedien versichern zwar häufig, daß die nächsten Plattengenerationen auch alte Datenträger noch lesen können, realistisch ist eine solche Kompatibilität jedoch zumeist nur über eine, maximal über zwei Generationen möglich. Daher ergeben für den Einsatz von Speichermedien in einem Dokument-Management-System folgende Anforderungen:
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| | | | Digitale optische Speichermedien in WORM-Technologie, die zur Zeit bei Dokument-Management-Systemen vorwiegend eingesetzt werden, sind eher statische Speichersysteme, die nicht umformatiert werden können. Hier ist es sinnvoll, zu einem definierten Zeitpunkt auch den technologischen Wandel auszunutzen.
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| | | | In diesem Zusammenhang ist eine Migration sinnvoll,
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| | | | | | | | wenn die Laufwerke und die Medien kostengünstiger werden,
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| | | | | | | | wenn die Laufwerke und die Medien mehr Speicherkapazität haben,
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| | | | | | | | wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben.
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| | | | Eine rechtzeitige Migration ist spätestens dann durchzuführen, wenn Inkompatibilität zu neuen Generationen oder mangelnde technische Unterstützung absehbar sind.
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| | | | Einige Komponenten eines Archivsystems wie Scanner oder Drucker mögen vereinzelt längere Nutzungsphasen haben, jedoch gilt die Aussage tendenziell auch für sie. Nach einer entsprechenden Nutzungsphase sprechen auch Gründe wie Wartungskosten und die Ersatzteilproblematik eine Rolle.
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| | | | Die in der Softwarebranche häufigen Versionswechsel können in der Regel ebenfalls nicht vorhergesehen werden, so dass die nach früheren Softwarestandards erzeugten Informationsobjekte u.U. nicht von späteren Softwarepaketen verarbeitet werden. Daher müssen entsprechende Konvertierungsroutinen gefordert werden, um die oben genannten Bedingungen sicherzustellen.
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| | | | Bei Vorhandensein einheitlicher Normen und deren Verfügbarkeit in Produkten sowie der Beschränkung auf wenige ausgewählte Normen und Standards kann der organisatorische Aufwand für die sichere Wiedergabe aller gespeicherten Informationsobjekte relativ einfach bewältigt werden. Dabei wird gewährleistet, daß wirklich alle Informationsobjekte durch die zu einem späteren Zeitpunkt gültigen Routinen benutzt werden können.
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| Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen |
| | | | Im Rahmen dieser Migrationsart sind die einerseits die Skalierbarkeit und andererseits die Kaskadierbarkeit eines Dokument-Management-Systems zu beachten.
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| | | | | | | | Mit der Skalierbarkeit erreicht man eine Steigerung der Leistungsfähigkeit bzw. Kapazität eines vorhandenen Systems. Hierunter ist der Ausbau eines Systems innerhalb einer Systemeinheit zu verstehen. Für das Archivsystem bedeutet dies z.B. den Anschluß weiterer optischer Laufwerke die sich wie die bereits vorhandenen wie eine logische Einheit präsentieren.
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| | | | | | | | Mit der Kaskadierbarkeit erreicht man eine additive Ergänzung (d.h. die Anbindung weiterer Einheiten wie z.B. Jukeboxen mit Servern als eigene Systeme, die unter die vorhandene Verwaltung des Lokalisierers gestellt werden). Wesentliches Merkmal ist, daß eine übergreifende Archivverwaltung diese sowohl als eine Einheit aber auch als logisch und physikalisch getrennte Einheiten verwalten kann (z.B. aus Daten- und Zugriffsschutzgründen).
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| | | | Die Kostenkurve steigt bei der Skalierbarkeit leicht, bei der Kaskadierbarkeit jedoch sprunghaft an. Die Kaskadierbarkeit findet immer dann ihren Einsatz, wenn die mögliche Kapazitätssteigerung der Skalierbarkeit nicht mehr ausreicht oder ausfalltolerante Systeme durch Verdoppelung der Einheiten konzipiert werden.
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| Strategie der Migration |
| | | | Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus
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| | | | | | | | Informationsverfügbarkeit,
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| | | | Sicherzustellen. Das Migrationskonzept sollte daher bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag mit dem Anbieter übernommen werden.
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| Rechtshinweis |
| | | | © CopyRight PROJECT CONSULT 2002
Autorenrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Seitentitel: Artikel_Migration_DRT_loesungen, Zitierung: http://www.pc.qumram-demo.ch/portal.asp?SR=437
Zuletzt aktualisiert am: 16.5.2002
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