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Paradigmenwechsel im Dokumenten-Management
PROJECT CONSULT Newsletter 19990903
Vor einem Jahr hat Dr. Ulrich Kampffmeyer in seinen Vorträgen auf dem IMC-Kongress in London und in einer Keynote auf der DMS`98 eine Reihe von Thesen aufgestellt, die nach seiner Meinung einen Paradigmenwechsel im Dokumenten-Management bedingen. Zu seinen wichtigsten Annahmen gehörten das Verschwinden von DMS-Funktionalität in Groupware und Betriebssystemen, die Revolution durch das Internet, der Einsatz von Engines als DMS-Middleware, die Rezentralisierung großer Dokumentenbestände, neuartige Methoden zur Informationserschließung und der Trend Knowledge Management. Im Vorfeld der DMS `99 vom 21.9.-23.9.1999 in Essen sollen diese Thesen mit aktuellen Produktentwicklungen verglichen werden.
Themen wie „klassisches Dokumenten-Management“ oder „Dokumenten-Management im engeren Sinn“ und „Ad-hoc-Workflow“ werden zunehmend von Lotus und Microsoft vereinnahmt. Lotus besitzt bereits mit DOMINO.DOC eine Dokumenten-Management-Komponente und wird in zukünftige Versionen auch Workflow in Gestalt des übernommenen Produkts ONEstone anbieten. Bereits heute lassen sich fast alle Aufgaben im DMS- und Workflow-Umfeld mit Mitteln von Lotus Notes Domino Version 5 abwickeln. Weitere Vorteile bieten hier Directory Services zur Speicherung aller Benutzer- und Adressdaten, die eigenständige DMS-Lösungen häufig nicht aufweisen. Microsoft hat mit seinen Ankündigungen für die zukünftige Exchange-Version ebenfalls das Thema Dokumenten-Management und Ad-hoc-Workflow besetzt. Auch hier ist der Ansatz ähnlich wie bei Notes – auf Betriebssystemebene, durch Back-Office-Komponenten und Tool-Sammlungen wird die erforderliche Funktionalität bereitgestellt, die dann von Systemintegratoren oder vom Anwender selbst in seiner Umgebung genutzt werden kann. Beide großen Groupware-Anbieter besetzen für diese Lösungen inzwischen massiv den neu aufgekommenen Begriff „Knowledge Management“.
Archivierung und Dokumenten-Management sind inzwischen durch Produkte wie WinDream von A.I.S. auch direkt auf der Betriebssystemebene verfügbar. Das Archiv stellt sich hierbei einfach als Laufwerksbuchstabe dar. Die Administration und Nutzung des Archivs geschieht dabei komplett mit Windows NT-Mitteln. Auch im Bereich des Anschlusses von großen Speichersystemen wie Grauroboter kommen bereits ähnliche Strategien zum Einsatz. Vergleichbare Entwicklungen zeigen sich auch im Web-Content-Management (WCM) und für das Betriebssystem LINUX.
Das Internet hat durch völlig anders geartete Softwareumgebungen, neuartige Dokumententypen und Erschließungsstrategien erheblichen Druck auf die klassischen DMS-Anbieter ausgeübt. Besonders FileNET mit Panagon und IBM haben hier frühzeitig reagiert und bieten im Umfeld von Costumer Relationship Management (CRM) und E-Commerce internetangepaßte Lösungen an. Viele der neugegründeten Internetsoftwarefirmen haben sich ebenfalls des Themas Workflow und Dokumenten-Management angenommen – die notwendige Funktionalität ist längst in die Produkte von Firmen aufgenommen worden, die bisher nicht zum Umfeld des Dokumenten-Managements gezählt wurden.
Viele der klassischen Anbieter setzen inzwischen auf Engines und Component-Ware für das Anwendungs-Enabling. Hierbei sieht der Anwender nicht mehr, dass er überhaupt mit einer DMS-Lösung arbeitet, sondern die Funktionalität ist auf der Client- und der Serverebene vollständig integriert. In sich geschlossene „Stand-alone-Lösungen“ sind kaum noch verkäuflich – die Anwender fordern eine immer tiefere Integration. Speerspitzen hierbei sind die Forderungen nach einem einheitlichen Postkorb, der alle Arten von Daten und Dokumenten aus beliebigen Systemen vereinigt und die Nutzung der DMS-Funktionalität aus Text-, kaufmännischen und anderen operativen Anwendungen heraus. DMS verschwindet damit „im Bauch“ anderer Lösungen, entwickelt sich andererseits hierdurch zur Mittlerschicht zwischen verschiedensten Anwendungen und stellt einheitliche Repositories für alle Anwendungen bereit. Auch wenn diese Lösungen keine „echte Middleware“ wie z. B. CORBA darstellen, ist dieser Positionierungsansatz sehr erfolgversprechend.
Der Intranet-, Extranet- und NC-Ansatz (NC wird hier nicht als „schmalbrüstiger“ Computer, sondern als Network-Computing verstanden) geben den Rechenzentren neuen Aufwind. In großen Organisationen ist ein Trend von nur aufwendig zu administrierenden Client-Server-Lösungen zurück zu zentralisierten Systemen festzustellen. Größtes Hindernis ist hierbei jedoch die verfügbare Übertragungsbandbreite, die besonders bei Dokumenten-Management-Lösungen hohe Anforderungen erfüllen muß. Hier sehen nun Telekommunikations-Dienstleister eine Chance. Sie besitzen Übertragungskapazität und können durch die Bereitstellung von Groupware, Workflow und Archivlösungen z. B. im „Pay-per-View“-Verfahren eine sehr hohe Kundenbindung erreichen. Wer seine Dokumente beim Telekommunikationsdienstleister gespeichert hat, kann nicht mehr mit „Call-by-Call“ wechseln. Als einer der Ersten in Deutschland ist nunmehr der Provider WebDataCenter zaghaft in diesen Markt gestartet. Er bietet – zunächst für geringe Speichermengen kostenfrei – die Ablage von Dateien über das Internet an. Das Angebot von WebDataCenter verfügt noch nicht über die Merkmale einer Archiv-, Dokumenten-Management- oder Workflow-Lösung - aber der Weg ist vorgezeichnet.
Bei der Erschließung großer Informationsmengen lassen sich zwei grundsätzliche Ansätze unterscheiden: bereits bei der Erfassung „Ordnung“ schaffen oder intelligente Suchmaschinen auf unstrukturierte Datenbestände „loslassen“. Für eine optimierte Erfassung und Strukturierung gibt es eine Reihe neuer Ansätze. IBM hat bei ihrem Kunden DKV z. B. eine entsprechende Lösung in Produktion. SER hat mit seinen neuen Produkten eClassify und SERbrainWare im selben Gebiet innovative Lösungen vorzuweisen. Ähnliche Ansätze verfolgt COI bei ihren Posteingangserfassungssystemen. Solche automatisierten Dokumentenanalyse-, Erschließungs- und Zuordnungssysteme haben dabei ein riesiges Anwendungspotential, das weit über herkömmliches Dokumenten-Management hinausgeht. Vergleichbare Ansätze finden sich bereits im Internet. NorthernLight bietet inzwischen seine Suchergebnisse auch in strukturierter, übersichtlicher Form an. Die Entwicklung von Datenbanken und Erkennungssoftware erlaubt inzwischen auch die Erschließung von Bildinhalten. In diesen Gebieten des Dokumenten-Managements sind in den nächsten Jahren die wichtigsten, den Markt treibenden Innovationen zu erwarten.
Knowledge Management stellt derzeit die Klammer über die herkömmlichen DMS- und die neuartigen Technologien dar. Wesentliche Komponente ist dabei die intelligente Informationserschließung, die sich in den Ansätzen, z. B. bei Einsatz von neuronalen Netzen, Cluster-Analysen oder Seriations-Verfahren immer mehr den Ansprüchen der Künstlichen Intelligenz (KI) nähert. Hier bahnt sich eine vollständige Inversion der Rolle des Menschen beim Einsatz solcher Systeme an. Wenn der Mensch nicht mehr für die intelligente Erfassung von Informationen benötigt wird, wie z. B. beim Einsatz der Tools von SER, wenn er nicht mehr für Entscheidungen gebraucht wird, wie beim Einsatz von regelbasiertem Workflow, dann verändern sich zahlreiche heutige Berufsbilder drastisch. Hier entstehen Ängste, die es gilt, durch eine „weiche Einführung“ neuer Technologien zu überwinden. Neue Berufsbilder werden sich nicht von selbst entwickeln. Die organisatorische Komponente wird daher bei der Einführung von Knowledge-Management-Lösungen immer wichtiger und die Rolle des Menschen im Umfeld dieser Lösungen muß neu definiert werden. (Ulrich Kampffmeyer)


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Zuletzt aktualisiert am: 8.11.2003
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