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Wozu neutrale Beratung
PROJECT CONSULT Newsletter 20000215
Der Einsatz von Dokumenten-Mangement-Lösungen findet immer weitere Verbreitung. Die Produkte sind standardisierter und einfacher zu integrieren. Wozu also noch produkt und herstellerneutrale Beratung?
Am Markt werden inzwischen unterschiedlichste Produkte und Lösungen für nahezu jeden Anwendungszweck angeboten. Die Anforderungen einer langfristigen Informationsbereitstellung kollidieren hierbei häufig mit den schnellen Veränderungen im Markt. Firmen und Produkte, die vor kurzem noch als stabil und führend angesehen wurden, sind heute nicht mehr vorhanden. Der Anwender sieht sich dem Problem gegenüber, optimale Lösungen zu finden, die in seine Anwendungslandschaft passen. Hierbei sollte nicht von den Produkteigenschaften ausgegangen, sondern die fachlichen Anforderungen in den Vordergrund gestellt werden. Der Grundsatz "Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik" von Hartmut Storp gilt hier noch immer. Dokumenten-Management, besonders in den Ausprägungen des Knowledge, Workflow oder klassischen DokumentenManagements ist vorrangig eine organisatorische Aufgabe. Intensive Vorbereitung und Begleitung während der Einführung sichern die Akzeptanz. Anwender besitzen in der Regel nicht das entsprechende Personal, um diese zeitlich begrenzten Aufgaben effizient abzudecken. Außerdem trifft der aktuelle Mangel an Fachkräften im Dokumenten-Management-Umfeld Anwender und Anbieter gleichermaßen. Lösungen kommen heute häufig nicht mehr aus einer Hand, es sind auf seiten der Anbieter unterschiedlichste Systemintegratoren und Lieferanten zu managen. Auch beim Anwender sind verschiedene Gruppen zu berücksichtigen: von der Fachabteilung über Organisation und Informatik bis hin zu Revision und Personalvertretung. Unterschiedliche Bildungsstände, Machtpositionen und Interessen treffen aufeinander. Sie alle müssen in einem Team zusammengefasst und geführt werden, um der angestrebten Lösung zum Erfolg zu verhelfen. Allein diese drei Beispiele von der Konzeption und Produktauswahl über die Abdeckung von Ressourcen bis zum qualifizierten Projektmanagement und Coaching zeigen den Bedarf für Beratung. Berater sind in der Lage, spezielles Know-how und Erfahrungen aus gleichgerichteten Projekten zielgerichtet einzubringen. Sie ermöglichen die "Betriebsblindheit" sowohl beim Anwender in Hinblick auf gewachsene Strukturen und Prozesse als auch beim Anbieter in Hinblick auf seine Produktverliebtheit zu überwinden. Sie sind Mittler zwischen den Welten von Technik, Organisation und Mensch. Sie können einerseits durch innovative Lösungsansätze die Effizienzpotentiale des DokumentenManagements ausschöpfen helfen. Andererseits wissen sie um die Tücken der Einführung von technischen und organisatorischen Lösungen und verhindern unrealistische Visionen, die nicht umsetzbar sind. Gute Berater verfolgen das Ziel, ihre Kunden so auszubilden, dass sie später mit der implementierten Lösung auch "leben" können. Wesentliche Komponenten sind hierbei, dass sowohl Berater, Kunde und Anbieter im Team effektiv zusammenarbeiten.
Wie sieht nun die Beraterlandschaft aus und was heißt "neutral" ?
Es gibt qualifizierte Einzelberater, die mit großem Erfahrungsschatz und auch produktunabhängig beraten. Sie leiden unter den Problemen, nur ein oder zwei Projekte parallel betreuen zu können, nach einem längeren Projekt bei einem Kunden mit einem bestimmten Produkt der Anschluss an Know-how und Marktentwicklung wieder zu gewinnen und, daß in der Regel keine "Back-Office"Unterstützungsleistungen für Fachdokumentation, Recherchen und Projektmanagement vorhanden sind. Bei den mittelständischen Beratungsgesellschaften sieht das Bild schon anders aus, besonders wenn sie sich auf die Thematik Document Related Technologies spezialisiert haben. Gemischte Teams erlauben das Zusammenführen von unterschiedlichem Spezial-Know-how und die effiziente Aufteilung der Arbeit. Der Kunde macht sich nicht von einem einzelnen Kopf abhängig. Eigene Recherche-Aktivitäten, Mitarbeit in Standardisierungsgremien, Workshops mit Herstellern, Kenntnisse aus zahlreichen Projekten mit unterschiedlichsten Produkten und ein effizientes Projektmanagement sorgen für das erforderliche Wissen. Diese Beratungen haben derzeit bei speziellen Dokumenten-Management-Projekten die höchste Erfolgsrate. Auch die großen Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften steigen verstärkt in den Wachstumsmarkt Dokumenten-Management ein. In den großen Organisationen ist auch in spezialisierten Bereichen entsprechendes Wissen vorhanden. In realen Kundensituationen zeigt sich jedoch häufiger, dass die Spezialisten den Auftrag akquirieren und dann durch anderes, gerade verfügbares Personal abwickeln lassen. Das Auftauchen von großen, hochbezahlten Gruppen von Beratern, in denen vielleicht zwei über das notwendige Spezial-Know-how verfügen und der Rest Mitläufer und Auszubildende sind, ist gerade bei Großunternehmen keine Seltenheit. Die Erfolgsrate dieser Beratungen ist aber gemessen an einigen Ruinen der jüngeren Vergangenheit relativ gering. Auch die Hersteller und Systemintegratoren von Dokumenten-Management-Software tummeln sich inzwischen im Berater-Business. Sie verfügen über zum Teil sehr detaillierte Fachkenntnisse aus ihren Realisierungsprojekten, jedoch kleben Sie häufig an ihren eigenen Produkten und Lösungen. Die Anforderungen der Kunden werden daher oft nur unter dem Blickwinkel der Funktionalität der eigenen Software betrachtet. Auch ist ein Trend festzustellen, Kundenwünsche in individuelle Anwendungen umzusetzen, um einerseits zu den reinen Lizenzen per Dienstleistung etwas dazu zuverdienen und andererseits Kundenprojekte zur Entwicklung neuer Produkteigenschaften zu nutzen. Die Neutralität im Interesse des Kunden bleibt hier doch das eine oder andere Mal auf der Strecke.
Und dann gibt es noch die "Hausberater", Unternehmen unterschiedlichster Größe und Ausrichtung, die sich dadurch auszeichnen, dass sie schon seit Jahrzehnten bei einem Kunden tätig sind. Tauchen neue Themen auf, werden diese gezielt besetzt, auch wenn das entsprechende Know-how nicht immer vorhanden ist. Der Mangel an gutem und seriösem Personal führt zu nicht mehr kontrollierbaren Strukturen von SubSub-freie-Berater-Konstrukten, massiven Abwerbungsversuchen in der Branche und erstaunlichen Karrieren von im Fachthema völlig inkompetenten Selbstdarstellern. Die Wahl einer wirklich produkt und herstellerneutralen, fachkundigen und verantwortungsbewussten Beratung ist inzwischen fast so schwierig geworden, wie die Wahl eines geeigneten Produktes oder Systemintegrators. So verwundert es auch nicht, dass die ersten Berater auftauchen, die die Auswahl von Beratern beraten. Bei soviel Beratung zur Beratung kann das eigentliche Projektvorhaben auch schon einmal in Vergessenheit geraten. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 21.6.2004
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