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„GDPdU... und raus bist du !“
PROJECT CONSULT Newsletter 20010710
Zwei Aufschreie hallen durch die deutschen Lande, einer lautstark, einer eher verhalten im Untergrund. Anlass ist ein Entwurf, der auf dem Server des Bundesfinanzministeriums seit Oktober letzten Jahres zu finden war. Die GDPdU oder im Klartext die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Hierbei geht es um die Klarstellung, was die Finanzbehörden in Zukunft bei Prüfungen nach § 147 Abs. 6 AO erwarten: die Möglichkeit in Daten selbst zu recherchieren.
Der erste laute Aufschrei kommt von den Mikrofilmern. Anlass ist ein Absatz im GDPdU-Entwurf unter "III Archivierung digitaler Unterlagen". Dort heißt es lapidar, "... die Aufzeichnung im COM-Verfahren (ComputerOutputMicrofilm) reicht nicht mehr". Damit bricht den Mikrofilm-Dienstleistern ein ganzes Marktsegment weg. Der positive Aspekt der zuständige Fachverband FMI e.V. hat endlich wieder ein Thema zu besetzen, zwar reichlich spät, aber immerhin. Auch die Geräte und Filmhersteller sind aufgeschreckt, werben wieder für die Technologie und sind eifrig beim "Lobbying". In den Vordergrund wird nun der Begriff "Preservation", langfristige, verlust und migrationsfreie Sicherheitsarchivierung" gerückt. Kodak sponsort zu diesem Thema gleich eine ganze Web-Repräsentanz ( http://www.AIIM.org ), also hat dieses Thema nicht nur nationale Brisanz.
Die Anbieter elektronischer Archivsysteme wittern Morgenluft und einen großen Markt. Überall, wo eine Buchhaltungssoftware oder ein vergleichbares kaufmännisches Softwaresystem läuft, scheint nunmehr die digitale Archivierung angesagt. In Abschnitt "II Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" wird erstmals Klartext gesprochen (die GOBS war hier noch etwas wage in der Aussage). Die Speicherung soll auf einem Datenträger erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt. Dies ist ein deutliches Argument für WORM, CD und DVD. Die Regel beinhaltet auch, dass bei der temporären Speicherung, z.B. auf dem Weg ins elektronische Archiv, die Daten und Dokumente unveränderbar sein müssen. Dies richtet sich an die Berechtigungssysteme und die Protokollierung der Transformationen. Die Regeln ergänzen das Thema Archivierung auch um Anforderungen für digital signierte Dokumente und die Aufbewahrung qualifizierter Zertifikate. Nicht zuletzt wird auch auf die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Indizierung und den Bedarf eines IKS, internen Kontrollsystems, explizit hingewiesen. Allerdings dürften sich asOne und Easy mit ihren Marketingkampagnen etwas zu weit vorgewagt haben.
Der zweite Aufschrei ist sehr leise man kann ja schlecht laut sagen, dass man dem Finanzamt keinen Einblick in seine Daten geben möchte. Der Zugriff mit Datenbanken (Index sic!) auf digitale Daten und digitale Dokumente gibt den Finanzbehörden theoretisch ungeahnte Recherchemöglichkeiten. Auf einer Reihe von Web-Sites, die von Anwaltskanzleien betrieben werden, finden sich interessante Beiträge, wie weitgehend denn eine Recherche sein darf. Für Unternehmen, die in der Vergangenheit ihre Bilanzen "nachpoliert" haben oder Unternehmensverbände, die die interne Transferierung von Kosten und Erträgen genutzt haben, gibt es jetzt kaum noch Schlupflöcher. Der direkte Zugriff auf Dokumente, die Zusammenstellung von Daten und Dokumentgruppen zu Lieferanten und Vertriebspartnern, und andere Möglichkeiten, die sich aus dem direkten softwaregestützten Zugriff ergeben, eröffnet auch neue Informationsquellen, die zur Nachprüfung bei diesen Unternehmen geradezu einladen. Die Finanzbehörde kann auch verlangen, dass die entsprechenden Daten und Dokumente auf Datenträgern ihnen zur Verfügung gestellt werden. Aber auch Wirtschaftsprüfer werden sich freuen, wenn sie z.B. alle Daten und Dokumente "inHouse" prüfen können erste Beispiele, wie bei Ernst & Young, gibt es schon. Dies ist einerseits ein Argument für selbsttragende Archive, andererseits möchte man es den Behörden vielleicht auch mit der Recherchemöglichkeit nicht so einfach machen. Es bleibt also abzuwarten, ob das derzeitig zu beobachtende intensive "Lobbying" zu Änderungen, speziellen Ausführungsbestimmungen oder Einschränkungen der GDPdU führt.
Ungeachtet der aufgeführten Implikationen des Entwurfs zur GDPdU der Vorstoß des Finanzministeriums war unbedingt notwendig! Die Anpassung an europäische Vorgaben wie z.B. das Signatur-Gesetz und dessen Auswirkungen lässt dem Rechtsgeber keine andere Möglichkeit. Immer mehr Dokumente entstehen digital und sind nicht mehr für eine Repräsentation in Papierform vorgesehen. Man kann nicht über eCommerce reden und keine Möglichkeit schaffen, auf kaufmännische EDI, XML und Email-Dokumente zuzugreifen. Die elektronische Unterschrift schafft eine neue Rechtsqualität für solche Dokumente. Daher muss auch die Archivierung und der Zugriff geregelt sein. Im Prinzip stellt die GDPdU auch nichts Neues dar, HGB, AO und GOBS sahen schon immer die Prüfungsmöglichkeit digitaler Informationen vor. Es geht lediglich um die neue Qualität und die Direktheit der Aussagen. Für die Anwender von elektronischen Archivsystemen ergibt sich nun die Herausforderung, beim Design von Datenbanken, Archivorganisation und Indizierung, bei Aufteilung von Datenbeständen und bei den Zugriffsberechtigungen den neuen Herausforderungen zu begegnen eine klare Trennung von Daten und Dokumenten die unter das HGB fallen von allen anderen Unternehmensinformationen.
Viele werden jetzt zu Ende reimen wollen „... und raus bist Du noch lange nicht“ – immerhin ist der Entwurf aus dem Web zumindest einmal wieder „raus“. Ob das Prinzip Hoffnung greift – ich glaube es nicht. Die digitale Welt erfordert digitale Lösungen und irgendwann vielleicht auch einmal die automatisierte Prüfung durch Software selbst. Gehen wir gedanklich noch einen Schritt weiter. Hierzu müsste die öffentliche Verwaltung nur den Schritt wagen, sich als ASP zu positionieren und einfach alle kaufmännischen Daten und Belege ihrer „Kunden“ selbst zu speichern. Dann wäre die Wirtschaft zumindest die leidigen Themen „Revisionssicherheit“ und „Ständige-Verfügbarmachung“ los. Also meine Herren im Ministerium, wenn Sie bereits soviel Mut mit der GDPdU gezeigt haben (und das kurz vorm Wahlkampf mit dem Risiko den gesamten Mittelstand zu vergraulen), warum nicht gleich noch einen Schritt weiter – alle Daten in Staates Hände. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 21.6.2004
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