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Standards im Dokumentenmanagement ?
PROJECT CONSULT Newsletter 20010607
Der Austausch von Emails ist inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Nun gut, ab und zu gibt es Formatierungsprobleme zwischen den verschiedenen Systemen und so manches Attachment lässt sich nicht öffnen. Zur Not greift man zum Telefon. Auch bei der Anzeige verschiedener Dokumente gibt es weit verbreitete Lösungen – TIFF für Schwarz/Weiß-Faksimiles, demnächst JPEG2000 für Farbbilder, PDF für Office-Dokumente sowie MP3, MPEG etc. für die Multimedia-Welt. Was für Standards braucht man dann noch für Dokumenten-Management ?
Zunächst muss man erst einmal unterscheiden, welche Standards welchem Zweck dienen: Aufzeichnungsformate, Schnittstellen, Architekturen, formale Richtlinien, Metadaten-Formate usw. Zum zweiten muss jedem klar sein, wofür solche Standards benötigt werden: Kommunikation, Migrationssicherheit, Integration in heterogene Umgebungen, übergreifende Lösungen auf Basis verschiedener Produkte usw.. Drittens erfüllen Standards unterschiedliche Zwecke bei Anbietern und Anwendern. Der Anbieter möchte einfacher Komponenten zur Verringerung der Fertigungstiefe nutzen und die Einhaltung von Standards als Qualitätsmerkmal vermarkten. Der Anwender möchte Sicherheit für seine Informationen, unterschiedliche Produkte im Rahmen von „bestofbreed“Strategien kombinieren, messbare Kritierien für Produkte und besonders Verfügbarkeit von gespeicherten Dokumenten unabhängig von Produkt und Hersteller haben.
Betrachtet man unter diesen Gesichtspunkten traditionelle Standards in der DRT-Branche, so ist das Feld nicht sehr gut bestellt. Z.B. ODMA, Open Document Management API, wird zwar als Client-Enabling-Schnittstelle von vielen Produkten unterstützt, jedoch lässt die Anpassung auf Internet-Standards noch auf sich warten. Die DMA Document Management Alliance hat zwar ein theoretisch stimmiges und sinnvolles Mehrschichtengebäude aufgebaut, konnte sich jedoch nicht im Markt durchsetzen. Ähnlich sieht es bei den Spezifikationen der WfMC Workflow Management Coalition aus, die sich ebenfalls nicht nachhaltig etablieren konnten. Der proprietäre Standard ArchiveLink von SAP wird zwar vielfach eingesetzt, dürfte aber in Zukunft durch die Orientierung auf Content-Management-Lösungen an Bedeutung verlieren. Zudem stöhnen die Anbieter über die hohen SAP-Zertifizierungskosten und die „time-to-market“-Problematik ohne signifikante Marktvorteile durch die Schnittstelle zu haben (bis auf iXOS und EASY). ArchiveLink ist einfach ein Muss, um bei der Beantwortung von Kriterienkatalogen ein Kreuzchen machen zu können.
Dokumentformate wie Word, HTML und andere sind für eine langfristige Archivierung wenig geeignet. Aus diesem Grund richten sich die Augen zur Zeit auf XML als die ultimative Lösung für standardisierte Schnittstellen, Metadaten und Dokumentformate. Leider ist jedoch auch hier bereits wieder eine Diversifizierung durch proprietäre Entwicklungen und zahlreiche konkurrierende Gremien zu beobachten, die dazu führen können, dass XML seinen Charakter als allgemeingültiger Standard verliert.
Initiativen wie die ISO 15489 Records Management, der OAIS Open Archive Interface Standard der Weltraumbehörden oder die MoReq Model Requirements der Europäischen Kommission besitzen alle einen so allgemeinen Charakter, dass sie nicht in technischen überprüfbare Merkmale mit echtem Standard-Charakter übertragbar sind. Da sind in Deutschland verfügbare Richtlinien wie die PKDML Prüfkriterien des TüVIT und das DOMEA-Konzept der KBSt schon konkreter oder lassen sich wie die Empfehlungen des SIZ für Archivsysteme in der Sparkassen-Finanzgruppe auch als Prüfmaßstab verwenden.
Letztlich ist festzustellen, dass eine Branche wie DRT Document Related Technologies oder herkömmlich DMS Dokumenten-Management-Systeme Standards benötigt um ein eigenständiges Profil bewahren zu können. Die langfristige, Produkt, Hersteller und Medienunabhängige Speicherung von Daten, Informationen und Wissen macht Standards unerlässlich. Dies ist im Interesse von Kunden und Anbietern. DRT-Lösungen stellen das Gedächtnis des Informationszeitalters dar. Liebe Hersteller, es wäre an der Zeit, einmal einen konkreten, koordinierten Anlauf zu unternehmen, um diesem Anspruch gerecht zu werden und der Branche eine Zukunft zu geben. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 21.6.2004
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