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Frage 11, Frage 12
PROJECT CONSULT Newsletter 20030516
Wenn wir uns in diesem Newsletter schon in die GDPdU verbeißen, dann wollen wir auch noch gleich zwei Fragen aus dem aktuellen „Fragen und Antwortenkatalog“ des BMF vom März dieses Jahres einmal unter die Lupe nehmen. Diesen finden Sie auf der Web-Seite des BMF unter http://www.bundesfinanzministerium.de und auf der PROJECT CONSULT Homepage unter „GDPdU: heiße Diskussion um die GDPdUCheckliste“. Zunächst einmal Fragen und Antworten im Wortlaut.
11. Unter welchen Voraussetzungen ist ein Archivsystem „GDPdUkonform“?
a) Sofern das Archivsystem lediglich zur Archivierung und Wiedereinspielung von Daten in das Produktivsystem genutzt wird, stellt sich die Frage nach einer „GDPdU-Konformität“ des Archivsystems nicht, da in diesem Fall der Datenzugriff (alle drei Varianten) vom Produktivsystem zu realisieren ist.
b) Soll hingegen aus dem Archivsystem heraus der Datenzugriff erfolgen, gilt Folgendes: Die nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 der Abgabenordnung geforderte „maschinelle Auswertbarkeit“ von Daten ist durch das Archivsystem nur sichergestellt bzw. gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht als wären die Daten (einschließlich Auswertungstools) noch im Produktivsystem. Für die Datenträgerüberlassung setzt dies auch voraus, dass die Daten mit den benötigten Strukturinformationen (s. Abschn. I Nr. 2 c der GDPdU) des spezifischen Buchhaltungssystems auf maschinell verwertbaren Datenträgern bereitgestellt werden können.
12. Wie ist die Nutzbarkeit der Auswertungsgramme (Auswertungstools) des betrieblichen DV-Systems sicherzustellen ?
Eine Nutzung von Auswertungsprogrammen (Auswertungstools) im Sinne des Abschn. I Nr. 2 a der GDPdU ist nach dem Wechsel des DV-Systems auch dann gewährleistet, wenn die zum neuen System gehörenden Auswertungsprogramme (Auswertungstools) in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie die des alten DV-Systems bieten. Ansonsten sind die Auswertungsprogramme (Auswertungstools) des alten DV-Systems in uneingeschränkt nutzbarem Umfang (z.B. durch Migration) bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten.
Standardisierte Auswertungsprogramme (z.B. AIS), die zwar vorhanden (archiviert), aber nicht installiert sind, müssen für den Datenzugriff in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.
Lassen wir uns dies doch einmal auf der Zunge zergehen
... quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungen ... Auswertungstools nachinstallieren ... bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stellen ... usw.
Das BMF hatte vielleicht die Idee, es dem Anwender leichter zu machen, in dem man den Zugriff auch auf Archiv zulässt, hat aber mit diesen Formulierungen einen ungeheuren Bock geschossen. Natürlich will niemand in sein operatives System 5 oder gar 10 Jahre nach Abschluss der Daten diese wieder zurückladen. Schließlich muss der operative Betrieb weitergehen, in 10 Jahren werden die Prüfungsmethoden weiter sein und die dann laufende Version des ERP-Systems kann mit den alten Daten auch nichts mehr anfangen.
Will man nun die Last der maschinellen Auswertbarkeit auf Archivsysteme abwälzen? Diese haben die Daten gar nicht originär erzeugt. Sie sind nicht für Fehler und fehlende Daten bei der Übergabe aus der erzeugenden kaufmännischen Anwendung verantwortlich.
Soll wirklich ein kleinerer Archivsystemanbieter mit seiner Software dafür einstehen, ein komplexes ERP mit Hunderten oder gar Tausenden von Auswertungsmöglichkeiten nachzubilden? Die Auswertbarkeit, die Auswertungstools, nicht nur für die aktuelle Version sondern für alle Zwischenversionen seit der Speicherung der ersten Daten nicht nur verwalten sondern ablauffähig vorhalten?
Dies vielleicht auch noch für mehrere ERP-Anwendungen?
Für Betriebssystemversionen und Hardware, die es dann gar nicht mehr gibt (außer im Museum)?
Kann man von einer Archivsoftware, die vielleicht nur ein paar Tausend EURO gekostet hat, erwarten, dass sie ein ERP-System wie Navision, Oracle, Baan, SAGE oder SAP nachbildet, mit allen Auswertungstools, auch solchen, die der Anwender ursprünglich gar nicht installiert hatte?
Die mit Antwort auf Frage 11 und auch auf Frage 12 verbundene Erwartung ist blanker Unsinn. Archivsystemanbieter, die sich gern „GDPdUkonform“ nennen, tun sich keinen Gefallen, sich hierauf einzulassen. Man kann nicht die Probleme von kaufmännischen Anwendungen, die zum Teil noch nicht einmal selbst GoBSkonform speichern, auf nachgeordnete Archivsysteme verlagern.
Werfen wir noch einmal einen Blick darauf, was das BMF vielleicht gemeint haben könnte.
Nehmen wir einmal an, das BMF meint gar keine richtige Archivierung sondern bezeichnet alle Systeme, in die Daten aus der Ursprungsanwendung ausgelagert werden, als elektronisches Archiv. Also auch Dateisysteme oder Bandsicherungen. Nehmen wir einmal an, das BMF wollte dem Steuerpflichtigen etwas Gutes tun und ihm das Problem von Massendaten in operativen Anwendungen lösen helfen. Es würde ein Schuh daraus werden, wenn das BMF sich darauf einließe, zu verlangen, dass die steuerpflichtigen Daten ordnungsgemäß und vollständig in einem IDEAkompatiblen Format ausgelagert werden und anschließend mit einer beliebigen Auswertungssoftware wie z.B. IDEA selbst oder einer „abgespeckten Prüfungsversion der kaufmännischen Software“ ausgewertet werden könnten. Dann wäre dies nicht das Problem der Archivsystemhersteller. Diese müssten nur die Daten plus zugehöriger Strukturinformation, z.B. nach dem Beschreibungsstandard, empfangen, sicher verwahren und bei Bedarf wieder zur Verfügung stellen. Eine Anwendung oberhalb des Archivsystems würde dann die Selektion, Schichtung, Statistik, Auswertung, Sortierung etc. und z.B. auch die Erstellung des Datenträgers nach Z3 ermöglichen. Bereits vorhandene Tools wie AIS oder TaxAudit mit IDEA sowie „etwas Zusatzprogrammierung“ seitens der Anbieter dieser Produkte könnten dann im Prinzip sogar den Z1 Zugriff auf die Daten ermöglichen. Die Finanzverwaltung müsste sich dann aber für Z1 mit dem Datenbestand zufrieden geben, der für Z3 vorgesehen ist.
Das Archivsystem wäre dann weiterhin ein Archivsystem im Sinne der Definition des VOI Verband Organisations- und Informationssystem e.V. und müsste sich nicht um die Nachbildung einer kaufmännischen Anwendung einschließlich Migration und Bereitstellung aller Auswertungstools über den Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren kümmern brauchen. Müssen dann nur Daten und Strukturinformationen empfangen und en bloc weggeschrieben werden, ist die Erfüllung der Vorgaben sehr einfach. Die Verantwortung für die Auswertbarkeit läge dann dort wo sie hingehört – beim erzeugenden System oder einer spezialisierten Anwendung. Das ERP oder kaufmännische System muss nur die Informationen vollständig und richtig abliefern. Fazit: es müssen die Anbieter der kaufmännischen Software in die Pflicht genommen werden und nicht die Archivsystemanbieter. (Kff)
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