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Die organisatorische Herausforderung bleibt
PROJECT CONSULT Newsletter 20031117
Die DMS EXPO 2003 zeigte es wieder einmal deutlich – zahlreiche potentielle Kunden wanderten von Stand zu Stand, um sich über verfügbare Technologien und Lösungen zu informieren. In den Gesprächen sahen sich die Aussteller immer wieder mit der gleichen Situation konfrontiert, dass viele der Interessenten noch keine Vorstellung davon haben, was sie denn mit dem Einsatz von Dokumenten-Technologien bezwecken wollen. Der Ansatz, erst einmal sich Produkte anzusehen, Funktionalität abzufragen, und dann erst zu überlegen, was man damit machen kann, ist sicherlich der falsche. Es gibt eine Reihe von Unternehmen, die die Lizenzen bereits seit Jahren im Schrank stehen haben, und immer noch überlegen, was sie damit anfangen sollen. Und manches Projekt ist steckengeblieben, weil sich die besichtigten bunten Oberflächen in der Praxisrealität nicht vernünftig umsetzen ließen. Die heute verfügbare Software erfüllt von ihrer Funktionalität her sicherlich fast jedes Bedürfnis, jedoch sind von der Technologie getriebene Projekte häufig bereits im Ansatz zum Scheitern verurteilt. Die Auswahl eines Produktes ohne zuvor konkretisierte Anforderungen führt dazu, dass man auch als Anwender in der Dimension und Funktionalität des Produktes zu denken beginnt und die eigenen fachlichen Anforderungen darüber leicht vergisst.
Scope Creep
Am Beginn eines jeden Projektes sollte daher zunächst eine klare Zieldefinition stehen, die von den beabsichtigten betrieblichen und geschäftspolitischen Anforderungen bestimmt sein sollte. Auf Basis dieser Ziele müssen dann zunächst die fachlichen Anforderungen definiert werden. Dies hat nicht nur zum Ziel, dem möglichen Anbieter eine klare Vorstellung der zu erbringenden Leistung zu vermitteln, sondern besonders auch hausintern eine Festlegung zu treffen, was eigentlich gewollt ist. Im Englischen gibt es den schönen Begriff „Scope Creep“ – die schleichende Verlagerung der Zielsetzung und des Fokus. Scope Creep stellt eine große Gefahr für Projekte dar, da der zeitliche, finanzielle und organisatorische Rahmen schnell überschritten wird. Im Rahmen der Zielsetzung und des Fachkonzeptes ist es nicht nur sinnvoll zu definieren, was gemacht werden soll, sondern auch abzugrenzen, was nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt gemacht werden soll. Dies ist besonders wichtig, wenn man eine stufenweise Einführung einer Lösung plant. Architektur, Funktionalität, Skalierbarkeit und andere Eigenschaften müssen hier natürlich auf den Endausbau schon ausgelegt werden, auch wenn man zunächst nur einen Teil der Funktionalität für einen Piloten oder einen kleineren Anwendungsbereich benutzen will. Hier liegt die Schwierigkeit, Anforderungen zu definieren, die man erst zu einem späteren Zeitpunkt umsetzen will. Tut man dies jedoch nicht, kann es einem schnell passieren, dass man auf einer „Insel“ sitzt und erneut über den Wechsel und die Auswahl eines neuen Produktes nachdenken muss. Es ist außerdem in größeren Unternehmen sinnvoll, zunächst einmal zu prüfen, ob nicht schon Produkte oder Funktionalität im Standardlieferumfang der vorhandenen Software enthalten waren, die man bisher nicht nutzte. All dies sind Argumente, sich vor einer Produktauswahl Gedanken über die eigenen Anforderungen zu machen.
Die Risiken liegen nicht in der Technik
Bei der notwendigen Analyse der Situation und der zukünftigen Anforderungen an eine Lösung wird man sehr schnell auf eine Reihe von entscheidenden Randparametern stoßen. Dies können auch technische sein, wie z.B. die vorhandene IT-Landschaft oder die IT-Strategie des Anwenderunternehmens. Jedoch wird man sehr schnell auch feststellen, welche organisatorischen Randparameter entscheidend für einen Projekterfolg sind. Unternehmensstruktur, Ablauf und Aufbauorganisation, Ausbildungsstand und Qualifikation der Mitarbeiter, Arbeitsweisen, Tarifverträge, rechtliche Anforderungen etc. etc. Manche Projektteams haben sich auch gern mit Produkt und Funktionalitätsfragen beschäftigt, um den Herausforderungen der organisatorischen Aufgaben aus dem Weg zu gehen. Ohne entsprechende Anpassungen ist das Risiko des Scheiterns aber sehr groß. Die Aufwände für organisatorische Anpassungen, Schulung, Qualifizierung und Einführung übertreffen die Arbeiten, die für die Anpassung eines Produktes erforderlich sind, bei weitem. Um den Projekterfolg zu sichern, müssen sich die Anwender sorgfältig vorbereiten und je früher damit begonnen wird, desto besser. Auch die Anbieter bevorzugen gut vorbereitete Kunden, mit denen man sich nicht in endlosen Diskussionen einer Lösung annähern muss. Die Kosten für die Einrichtung, notwendige Anpassungen und den Betrieb einer Lösung sind wesentlich sicherer zu kalkulieren, wenn die Dimension einer solchen Lösung allen Beteiligten bekannt ist. Nur so lassen sich Projekte straff und wirtschaftlich durchführen.
Die Einführung einer Dokumenten-Technologie-Lösung verändert Arbeitsweisen. Dieser unternehmenskulturelle Wandel darf nicht unterschätzt werden. Wenn man den Mitarbeitern das liebgewonnene Papier wegnehmen will, Organisationsformen verändern muss, die sich in über Jahrzehnte in einer papiergebundenen Form entwickelt haben, den Aktenordner nur noch als virtuelle Darstellung anbieten will, die Umlaufmappe durch Workflow ersetzen möchte, dann ist dies eine tiefgreifende Veränderung, auf die die Mitarbeiter nicht vorbereitet sind. Ängste und Akzeptanzprobleme begleiten Projekte zur Einführung von Document Related Technologies. Wer nur in technischen Dimensionen denkt, riskiert daher Fehlschläge. Auch wenn die Anbieter inzwischen auf bestimmte Anwendungsfelder oder Branchenszenarien vorkonfektionierte Lösungen anbieten – die organisatorische Herausforderung bleibt! (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 22.6.2004
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