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ECM die neue Botschaft
PROJECT CONSULT Newsletter 20030903
Die Bezeichnung DMS hat ausgedient
DMS, Dokumentenmanagementsysteme, war in den 90er Jahren des vergangenen Jahrtausends die Bezeichnung, mit der sich die Branche in Deutschland identifizierte. DMS und später DMS EXPO waren denn auch die Namen der Leitmesse, auf der sich die Branche präsentierte. Doch bereits in den letzten zwei Jahren war hier eine Absetzbewegung zu erkennen. Der Veranstalter Advanstar änderte die Bedeutung des Akronyms DMS zunächst in „Dokumente – Messaging – Security“ um dann für die diesjährige Veranstaltung vom 16. bis 18. September in Essen das Kürzel in „Digital Management Solutions“ umzudefinieren. DMS war außerdem immer nur eine fast ausschließlich deutsche Angelegenheit. Bei uns wurde das Akronym als Bezeichnung für die gesamte Branche verwendet, schloss so Groupware, Archivierung, Workflow und andere Bereiche ein. Im Ursprungsland des Document Management stand der Begriff für eine Gruppe von Systemen, dem Dokumentenmanagement im engeren Sinn. Diese waren ausgelegt den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Dokumenten zu unterstützen: Check-in/Check-out, Versionsmanagement, elektronische Aktenordner und Kollaboration auf Basis von Dokumenten waren typische Merkmale. Nunmehr erscheint der Begriff DMS etwas in die Jahre gekommen. Marketing-Manager versuchen sich seit geraumer Zeit mit neuen Slogans, die mehr Interesse an den Produkten hervorrufen sollen: KM Knowledge Management, CLM Content Life Cycle Management und was noch so den Kreativen an Bezeichnungen einfiel.
ECM Enterprise Content Management
Nunmehr kommt aus den USA ein neues Akronym: ECM für Enterprise Content Management. Die ersten, die es benutzten, waren die Kollegen von IBM um das Jahr 1999/2000 herum. Kurz darauf nahm sich die AIIM, Association for Information and Image Management International, dieses Begriffes an und erhob ihn zum neuen Leitmotiv des Dachverbandes. ECM war auch eine Reaktion der traditionellen Anbieter, die durch moderne Webbasierte Technologien unter Druck geraten waren. So platziert sich ECM heute als universelle, unternehmensweite Lösung, die herkömmliche Dokumenten und Internet-Technologien zusammenführt. Die AIIM hat in mehreren Anläufen versucht, das Bild dieses neuen Akronyms zu prägen. Heute rechnet man unter ECM die Bereiche Capture (Erfassung, Indizierung, Klassifikation), Manage (mit Komponenten wie Records Management, Workflow, Collaboration, traditionelles Dokumentenmanagement und Web Content Management), Deliver (Ausgabe, Output-Management), Store (dynamische Speicherung mit den notwendigen Diensten, Datenbanken und Speichersystemen) und Preserve (Archivierung mit den dazugehörigen Speichertechnologien). Ein wesentlicher Ansatz ist die Schaffung einer Middleware, über die die einzelnen Funktionen den führenden Anwendungen und Portalen zur Verfügung gestellt werden.
So richtig sexy klingt ECM aber nicht
Das Akronym ECM löst nicht das Problem der Branche: es ist wenig eingängig, wenig sexy und sehr erklärungsbedürftig. Keine Botschaft, auf die potentielle Käufer von selbst springen. Zunächst einmal ist ECM eine leere Hülle mit aufgeblähtem Anspruch, es ist kein Produkt, vielleicht nur eine Vision. Nimmt man das gesamte Portfolio, dass die AIIM dem Akronym ECM zuordnet, wird klar, dass heute nicht ein Anbieter dies aus einer Hand als integrierte, unternehmensweite Lösung liefern kann. ECM kann man auch auf gut deutsch mit einer „eierlegenden Wollmilchsau“ gleichsetzen. Alle Anbieter müssen sich strecken, um den mit ECM verbundenen Anspruch gerecht werden zu können. Dennoch hindert dies niemanden, dieses Kürzel in seine Broschüren zu drucken. Da sind einmal traditionelle Anbieter aus der alten DMS-Welt wie IBM, Filenet, Documentum, Gauss Interprise oder IXOS, die sich bereits mit Dokumentenmanagementlösungen ihre Sporen verdient haben. Aber auch Anbieter wie Interwoven oder Reddot, die aus der Arena des Web-Content-Managements kommen, steigen jetzt unter dem Banner ECM in den Ring. Es wird sich schnell zeigen, wie weit Anspruch und Realität auseinanderklaffen. Der Anspruch von ECM, wirklich unternehmensweit zum Einsatz zu kommen, gleichberechtigt neben andere führende Anwendungen wie ERP oder Bürokommunikationslösungen zu treten, wird das größte Problem für die Anbieter werden.
Alternative: Dokumenten-Technologien
Ein anderer Ansatz zur Neuorientierung der Branche ist DRT Document Related Technologies. Hierunter verbergen sich die gleichen Komponenten wie bei ECM – und noch ein paar mehr. Der Anspruch ist jedoch ein anderer. DRT-Komponenten gliedern sich in vorhandene IT-Landschaften als Dienste ein. Dies kommt auch den Anbietern entgegen, die sich nur auf einzelne Komponenten des ECM-Portfolios spezialisiert haben und nicht den Anspruch einer allumfassenden Lösung nachlaufen. Die Vorteile des DRT-Ansatzes sind, dass wo immer Bedarf ist, die Funktionalität in vorhandene Anwendungen integriert wird und Dokumenten-Technologien als Infrastruktur zum Einsatz kommen. Man kann auch DRT-Komponenten unter einer eigenständigen Benutzeroberfläche bündeln, jedoch ist die Integration in kaufmännische oder Fachanwendungen, in Bürokommunikationslösungen und andere große Standardsoftwareanwendungen erfolgversprechender als eine eigenständige unternehmensweite ECM-Lösung. DRT ist außerdem für neue technologische Entwicklungen offener und wird auch zukünftig alle Technologien einschließen, die sich mit der Handhabung schwach und unstrukturierter Informationen, den Dokumenten, beschäftigen. Ob es den Anbietern gelingt, durch gemeinsame Marketingaktivitäten das Akronym ECM in Deutschland zu etablieren? Oder ob man mit den deutschen Übertragung „Dokumenten-Technologien“ für DRT Document Related Technologies lieber an dem im Hirn deutscher Entscheider verankerten Dokumentenbegriff anknüpft? Oder sich eines anderen Akronyms bedient? Letztlich egal – die Anbieter müssen zunächst dafür Sorge tragen, dass ihre Systeme auch funktionieren und den gewachsenen Ansprüchen der Anwender genügen. Allein ein neues Akronym wie ECM hilft hier nicht viel weiter. (Kff)
Anm. der Redaktion: Im Diskussionsforum http://www.ITFORUM.org finden sich zahlreiche aktuelle Diskussionsbeiträge zu diesen drei Themen. (FH)
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Zuletzt aktualisiert am: 22.6.2004
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