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Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?
PROJECT CONSULT Newsletter 20000330
Die Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems, jedweder Couleur, ist kein einfacher Prozess. Es geht hier nicht um die Entscheidung für eine Textverarbeitung oder ein Buchhaltungsprogramm – Dokumenten-Management ist langfristig zu sehen und verändert die Organisation des Unternehmens. Aufbewahrungsfristen von 10 und mehr Jahren machen eine Entscheidung schwer und die Veränderungen in der Ablauf, Aufbau und Arbeitsorganisation sind schwerwiegender und teuer als Hard und Software. Die Einführung solcher Lösungen ist daher beratungsintensiv und erfordert einen möglichst objektiven, nachvollziehbaren und aufgabenstellungsgrechten Auswahlprozess.
Typisch bei der Ermittlung geeigneter Produkte und Anbieter ist die Benutzung von Kriterienkatalogen. Es gibt zahlreiche Publikationen mit solchen Katalogen. Sie bilden auch häufig die Basis für Studien. Letztlich ist es unerheblich, ob der zukünftige Anwender selbst oder aber ein Berater zusammen mit ihm einen solchen Kriterienkatalog erstellt und als Basis für eine Ausschreibung benutzt – der Kriterienkatalog selbst ist als Mittel in Frage gestellt.
Einem Kriterienkatalog sollte immer eine konkrete Aufgabendefinition, eine Ist-Analyse und ein Fachkonzept, in dem beschrieben ist, was eigentlich realisiert werden soll -und organisatorisch geregelt werden muss, vorausgehen. Diese Anforderungen lassen sich schlecht in einem Fragenkatalog fassen, den der Anbieter mit ja/nein oder technischen Angaben ausfüllen muss. Die objektive Vergleichbarkeit von technisch orientierten Kriterien ist heute schon nicht mehr gegeben – zum einen sind die Produkte von ihrer Funktionalität her kaum zu unterscheiden und die Beantworter des Kriterienkataloges „schummeln“ auch schon einmal gern mit ihren Antworten, um nicht frühzeitig aus dem Auswahlverfahren herauskatapultiert zu werden. Da wird schon einmal aus einem geplanten oder individuell für einen Kunden realisierten Feature eine Standardeigenschaft des Produktes, die „natürlich“ bereits verfügbar ist. Fragen nach der Architektur, Modularität und Ausbaufähigkeit lassen sich kaum in Einzelkriterien herunterbrechen, geschweige denn in Papierform verifizieren. Auch der Vergleich vorangegangener Beantwortungen eines Kriterienkataloges mit den aktuellen Angaben zieht nicht – dieser Vergleich ignoriert den technologischen Fortschritt und unterschiedliche Produktkonfigurationen für die spezielle Branche oder Aufgabenstellung des Kunden. Allein auf die Auswertung der Antworten in einem Kriterienkatalog eine Produkt und Lösungsauswahl begründen zu wollen, ist reine „Kaffeesatz-Leserei“.
Es gibt heute ganz andere, viel entscheidendere Kriterien für die Wahl eines Lösungsanbieters: hat er bereits vergleichbare Systeme „inTime“ und „in-Budget“ mit der gleichen Aufgabenstellung durchgeführt ? Steht ein qualifiziertes Team aus einem solchen Projekt auch für das eigene Vorhaben zur Verfügung ? Wie ist die Qualifikation des angebotenen Projektleiters ? Kennt sich der Anbieter in meiner Branche und speziellen Organsitionsform aus ? Welche Überlebenschance hat das Produkt am Markt ? Ist es über Standardschnittstellen mit anderen Lösungen einfach verbindbar ? Werden die Informationen so gespeichert, dass Migrationen vermieden werden ? Wie ist die Eignung der Tools, damit das System vom Anwender später selbst betrieben werden kann ? Wie sind Qualitätssicherung, Release-Planung und Versionierung organisiert ? Sind die genannten Referenzkunden zufrieden und wie wurde dort die Einführung bewältigt ? Die Zahl dieser Anforderungen, die sich nicht in einfachen Kriterien in einem Katalog fassen lassen, ließe sich beliebig fortsetzen.
Wie geht man jedoch vor, wenn man sich nicht auf einen Kriterienkatalog verlassen will? Zu einer guten Ausschreibung gehört ein detaillierte Beschreibung des Umfeldes und der Aufgabenstellung. Es bietet sich an, diese so zu formulieren, dass man in einfachen Teststellungen oder Prototypen an Hand von Szenarien das Produkt evaluieren und bewerten kann. Die Eignung der Tools ergibt sich schon daraus, wie schnell und gut gelungen ein solcher Prototyp gerät. Hierbei erhält man auch Einblick in die internen Abläufe und die Projektkultur des Anbieters. Es ist daher sinnvoller, im Vorwege sich auf drei oder vier geeignete Anbieter zu beschränken und diese intensiv zu evaluieren. Eine Vielzahl von Anbietern anzuschreiben erhöht den eigenen Aufwand ohne für mehr Transparenz zu sorgen. Anbieter, die sich bei einer Vorprüfung oder Marktbetrachtung als wenig geeignet erweisen dennoch einzubeziehen, erscheint sogar unfair – schließlich kann nur einer gewinnen, aber alle anderen haben die gleiche Arbeit der Beantwortung der Ausschreibung zu bewältigen. Die seriöse Bearbeitung einer größeren Ausschreibung für eine unternehmensweite Lösungen für Behörden, Banken, Industriekonzerne oder Versicherungen kann gut und gerne 30 oder mehr Arbeitstage beim Anbieter binden.
„Totgesagte leben länger“ zu einer Ausschreibung gehört auch ein Kriterienkatalog, nicht als Kernstück, jedoch als „notwendiges Übel“. Der Kriterien oder Fragenkatalog erhält jedoch eine gänzlich andere Bedeutung und Gewichtung: detailliert vom Anbieter beantwortet, in Besprechungen überprüft ob die Antworten auch der Fragestellung entsprechen , gegen das Fachkonzept gespiegelt und als Zusammenfassung der vom Anbieter zugesagten Funktionalität dient er nunmehr als vertragliche Absicherung des Kunden. Der Kriterienkatalog wird bindender Bestandteil des Auftrages oder Realisierungsvertrages. Deshalb ist es auch wichtig, in einem Kriterienkatalog zu unterscheiden, was Standardlieferumfang im Produkt ist, was konfiguriert oder parametrisiert werden muss und welche Funktionalität individuell für den Kunden bereitgestellt wird. Letztlich leitet sich hieraus der Maßstab ab, wie hoch der individuelle Anteil einer Lösung ist und in welche Abhängigkeit man sich bei Updates der Standardsoftware begibt.
War früher die Erstellung und Auswertung eines Kriterienkataloges der am meisten Zeit fressende Anteil einer Ausschreibung, so können solche Katalog heute vollständig, individualisiert und aufgabenstellungsgerecht über Datenbanken erstellt und verarbeitet werden. Dies erleichtert das Vorgehen nicht nur für den Kunden, sondern auch für den Anbieter, der nicht selten unter über 100Seiten starken, häufig immer gleichförmigen Ausschreibungen leidet. Die gewonnene Zeit kann für Überprüfungen bei Referenzen, die Entwicklung realistischer Szenarien und die organisatorische Vorbereitung der Einführung genutzt werden.
Fazit: Der Kriterienkatalog ist nicht tot, er wird aber nicht mehr als alleinige Entscheidungsgrundlage genutzt oder gar zum Selbstzweck erstellt, sondern einer sinnvollen Verwendung als Bestandteil des Realisierungsvertrages zugeführt. Nur bei Divergenzen und bei der Abnahme eines Systems als Gundlage für die Tests und Nachweis für die tatsächlich gelieferte Funktionalität wird er noch einmal hervorgeholt. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 22.6.2004
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