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Elektronische Rechnung
PROJECT CONSULT Newsletter 20040903
Wir alle kennen sie – Rechnungen, die uns als PDF oder Daten in einer E-Mail erreichen oder die wir uns selbst im Internet ausdrucken müssen, da die Geldabbuchung direkt über unsere Kreditkarte erfolgt. Elektronische Rechnungen sind im Zeitalter des E-Business mehr als nur zeitgemäß. Sie sparen erheblichen Aufwand beim Versender der Rechnung. Wie sieht es jedoch mit der rechtlichen Qualität einer elektronischen Rechnung aus und welche Auswirkungen hat sie auf den Empfänger? Da geht es nicht nur um den Nachweis der Zustellung und des Empfanges, sondern auch um die Relevanz für die Steuer. Die GDPdU haben hier schon einiges festgelegt, was den Umgang, die Bereithaltung und die Auswertbarkeit digitaler, steuerrelevanter Daten angeht. Richtig zur Sache geht es allerdings erst bei der Frage des Vorsteuerabzuges. Das Umsatzsteuergesetz ist hier m geänderten Umsatzsteuergesetz recht klar:
§ 14 UStG
„(3) Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, und zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder unter den Voraussetzungen der Nummer 1 auf elektronischem Weg übermittelt wird.“
§ 15 UStG:
„(1) Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen:
1. die in Rechnungen im Sinne des § 14 gesondert ausgewiesene Steuer für Lieferungen oder sonstige Leistungen, die von anderen Unternehmern für sein Unternehmen ausgeführt worden sind.“
Im Klartext besagen die §§14, 15 UStG, dass nur qualifiziert elektronisch signierte Rechnungen oder Rechnungen in einem sicheren EDI-Verfahren zum Vorsteuerabzug berechtigen. Natürlich zieht zurzeit jedes Unternehmen aus empfangenen Rechnungen die Vorsteuer heraus – egal ob signiert oder unsigniert. Man macht sich einen Ausdruck und legt ihn herkömmlich in Papier ab. ‚Rechnungen in Papier müssen ja auch nicht unterschrieben sein – also wofür dieser Aufwand’ ist eine häufig gestellte Frage. Hintergrund für die gesetzliche Regelung ist auch hier eine europäische Regelung, die Gewinnverschiebungskaruselle und Umsatzsteuerbetrug eindämmen soll. Immerhin muss es jetzt schon nicht mehr unbedingt die elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung sein. Was heißt dies jedoch für den Absender? Er müsste jede Rechnung mit einer qualifizierten Signatur signieren, also die Rechnung anzeigen, die Karte durchziehen und seinen Code eingeben. Was sollen hier Unternehmen machen, die von der elektronischen Rechnung profitieren könnten, die wie Handelsunternehmen, Internetportale, Logistik- und Transportunternehmen, Energieversorger, Telekommunikationsanbieter usw. gern täglich tausende von elektronischen Rechnungen ausstellen wollen? Manuelle Verfahren scheiden hier aus. Es bleiben im Prinzip nur zwei technische Ansätze: Massensignatur und Zeitstempel.
(1) Mit Verfahren der Massensignaturen können innerhalb eines definierten Zeitfensters tausende von Rechnungen mit der personengebundenen Signaturkarte signiert werden. Dieses Verfahren vergibt jeder Rechnung eine qualifizierte Einzel-Signatur, auf Wunsch auch mit Anbieterakkreditierung.
(2) Beim Zeitstempel ist es schon schwieriger, da er eine andere rechtliche Qualität besitzt, obwohl auch von zertifizierten Trustcentern Zeitstempel angeboten werden. Die Zeitstempel erlauben keinen Rückschluss auf den Unterzeichner. Sie bieten jedoch den Vorteil, automatisch beliebig viele und zu beliebigen Zeitpunkten signierte Rechnungen zu erstellen.
Die meisten Versender elektronischer Rechnungen machen sich aber derzeit das Leben leicht. Allenfalls wird einmal am Monats- oder Jahresende eine Sammelrechnung in Papier nachgereicht, die die versendeten elektronischen Rechnungen zu „Zwischenabrechnungen“ degradieren soll. Man zieht sich hier auf den Passus zum EDI-Verfahren zurück, auch wenn kein EDI-Vertrag besteht und die Rechnung an einen beliebigen Empfänger gegangen ist. Schließlich kann ein Internetprovider mit ein paar 100.000 Kunden nicht mit jedem Teilnehmer einen extra Vertrag zum Charakter elektronischer Rechnungen abschließen, zumal Privatkunden und betroffene Firmenkunden häufig gemischt sind.
Kehren wir noch einmal zum Empfänger zurück. Wenn dieser nun eine elektronisch signierte Rechnung erhält, stellt diese das Original dar. Wenn auf der elektronischen Rechnung auch noch steht, „Bitte die Rechnung ausdrucken“, kann man dem Steuerprüfer auch schlecht verargumentieren, das die Kopie im Aktenordner das Original gewesen ist. Auch eine in Papier hinterher gesendete Rechnung ist dann zunächst nur eine Kopie der originär elektronischen Rechnung. Der Empfänger muss sich dann außerdem Gedanken machen, wie er denn das elektronische Original archiviert und verfügbar hält. Er steht dann vielleicht auch vor der Frage, welchen Rechtscharakter hat eine solche elektronische Signatur, wenn nach ein paar Jahren das Zertifikat vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfallen ist. Besonders für Kleinunternehmen und Mittelständler sind diese Fragestellungen und Aufgaben kaum mit Eigenmitteln lösbar. Hier würden nur „Elektronische Safes“ (siehe den Beitrag „Internet-Schließfächer“ von Matthias Neumann im Newsletter 20010809) als ASP-Lösung Hilfe bieten können, z.B. als Äquivalent zum bestehenden Safe bei einem vertrauenswürdigen Finanzdienstleister oder als Serviceleistung beim Absender der elektronischen Rechnung selbst. In einen solchen revisionssicheren elektronischen Safe könnte der Kunde alle seine elektronisch signierten und anderen wichtigen Daten einstellen ohne sich selbst um Kauf, Betrieb, Migration und Rechtssicherheit eines Archives Gedanken machen zu müssen. Und es bleibt noch eine „Alternative“: Als Empfänger einer elektronischen Rechnung einfach auf den Vorsteuerabzug verzichten – aber wer will das schon! Und es gibt ja auch noch Hoffnung für einfachere Verfahren, so zumindest Absatz 6 des § 14 des UStG. Kff
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Zuletzt aktualisiert am: 17.1.2005
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