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Sinn und Zweck von einheitlichen Definitionen
PROJECT CONSULT Newsletter 2004903
Jede Woche neue Begriffe, jede Wochen neue Akronyme. Gerade die IT-Branche ist anfällig für die ungebremste Kreativität der Marketingabteilungen. Jeder Anbieter versucht dem Markt seinen Stempel aufzudrücken und seine Produkte durch neue Begriffe vom Rest der Meute abzugrenzen. Dies hilft weder Anwendern noch Anbietern, da die notwendige Transparenz im Markt verloren geht. Einheitliche und allgemein anerkannte Definitionen sind die Grundlage für die Identifizierbarkeit von Produkten und Leistungen.
Wozu Definitionen?
Der Mensch neigt naturgegeben dazu, alles in Schubladen einzusortieren. Was nicht passt wird argwöhnisch betrachtet oder einfach dort hin abgestellt, wo es auf den ersten Blick noch am besten hinein gehört. Für das optimale Einordnen sind Begriffe erforderlich, die auf einem gleichen Verständnis dessen basieren, was durch den Begriff repräsentiert wird. In der Branche, die die DoQ repräsentiert, wird jeder Anbieter von Systemen zur automatischen Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten dies unterstreichen. Nur durch die richtige Zuordnung der Dokumente zu Kategorien und gemeinsamen Merkmalen können sie verwaltet, weitergeleitet und auch wieder gefunden werden. Auch bei denjenigen, die sich mit der Erstellung von Datenbankmodellen, Indizierungssystematiken und Thesaurus beschäftigen, ist dies eine Selbstverständlichkeit. Spätestens auf dem Weg auf die andere Seite des Flurs, in die Werbe- und Marketing-Abteilung, geht diese Erkenntnis jedoch verloren. Gerade in Zeiten, wo Produkte und ihre Eigenschaften immer vergleichbarer werden, meint man das Interesse der potentiellen Käufer mit immer neuen Slogans und Begriffen wecken zu können.
Einheitliche Definitionen sind ein Zeichen von
Maturität
Spätestens wenn eine Technologie oder eine Branche matur geworden ist, haben sich die Begriffe konsolidiert. Dies ist offenbar bei Anbietern von Software noch nicht der Fall. Die „weiche Ware“ lädt gerade dazu ein, immer neue weiche, schwammige Schlagworte auf den Markt zu werfen. Längst aber haben die Anwender erkannt, dass es sich um „sequentielle Umetikettierung“ handelt. Ein Blick auf Werbeprospekte und Messestände zeigt zu dem, dass es längst nicht mehr ausreicht, offenbar nur unter einer Botschaft die Produkte zu bewerben. Solange die Schriftgröße nicht unter Brillenleser-Standards fällt wird nahezu jeder Begriff aufgenommen, um nur keinen der Marketing-Hypes auszulassen. Schafft dies Vertrauen beim Anwender? Mit Sicherheit nicht. Gerade in einer Branche, die den Anspruch erhebt, langfristig das elektronische Wissen einer Organisation zu erfassen, verwalten, erschließen, bereitzustellen und zu bewahren besteht ein gewisser Anspruch an Kontinuität. Und wenn man die Bedeutung von Themen wie Dokumenten-Technologien, Enterprise Content Management oder Information Lifecycle Management dort verankern will, wo sie hingehören – auf die höchste Management-Ebene der Unternehmen und Verwaltungen – muss man für Klarheit, Verständlichkeit, Identifizierbarkeit und Wert einer Botschaft Sorge tragen. Der Stellenwert wird jedoch immer noch nicht erkannt, die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Information unterschätzt, die Informationsüberflutung zwar bejammert, aber nicht bekämpft, der Nutzen der Technologien noch immer nicht korrekt bewertet.
Ausufern
Zugegeben, je konkreter und enger gefasst eine Definition ist, des do schneller wird sie akzeptiert. Standards und Normen, Lexika und Glossare, Gesetze und Bücher leisten hier unersetzliche Hilfestellung. Ein Auto mit seinen haptisch begreifbaren Komponenten wird in der Begrifflichkeit nicht in Frage gestellt und jeder hat eine sehr konkrete Vorstellung was ein Auto ist und was es leistet. In der Softwarewelt ist dies schwieriger, aber auch wird jeder eine konkrete Vorstellung davon haben, was eine Datenbank ist und was eine Textverarbeitung leistet. Die Probleme treten meistens dann auf, wenn mehrere Entitäten zusammengefasst, eine Gruppierung von Eigenschaften und Funktionen auf einer höheren Ebene erreicht werden soll. Dies ist auch das Problem der ehemaligen DMS-Branche. Durch die Konvergenz der Technologien sind die Portfolios immer umfangreicher geworden und der Funktionsumfang der Produkte geht weit über das hinaus, was man in den 90er Jahren noch als „State-of-the-Art“ angesehen hatte. Die zahlreichen Neuentwicklungen haben das Anrecht auf neue Definitionen, neue Slogans, neue Begriffe.
Und es gibt sie –
griffige, allgemeingültige Definitionen!
Werfen wir einmal ein Blick auf die Situation unserer Branche, die in den letzten Jahren von neuen Slogans wie DRT Document Related Technologies, ECM Enterprise Content Management und ILM Information Lifecycle Management überrollt wurden (Collaboration, Knowledge Management, Compliance etc. lassen wir sicherheitshalber, um nicht noch mehr Verwirrung zu stiften, einmal außen vor).
DRT Document Related Technologies
Dokumenten-Technologien dienen zur Erzeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung, Verteilung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten.
Dokumenten-Technologien sind Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen.
(PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, 1999)
ECM Enterprise Content Management
ECM Enterprise Content Management sind die Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/ Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.
Die Komponente Verwaltung/Verarbeitung schließt dabei Document Management, Records Management, Business Process Management/Workflow, Web Content Management und Collaboration ein.
(AIIM Association für Information and Image Management International, 2003)
ILM Information Lifecycle Management
ILM Information Lifecycle Management besteht aus den Regeln, Prozessen, Anwendungen und Werkzeugen, die dazu dienen, den geschäftlichen Wert von Information, von ihrer Entstehung bis zur Entsorgung, in Übereinstimmung mit den notwendigen und kosteneffizientesten IT-Infrastrukturen zu bringen.
Information wird durch Regelwerke und Dienste, basierend auf Anwendungen, Metadaten und Daten, mit den Geschäftsprozessen zusammengeführt.
(SNIA Data Management Forum / Information Lifecycle Initiative, 2004)
Nimmt man allein diese drei Definitionen, so stellt man fest, dass sie sich von ihrem Anwendungsgebiet und auch von der in der Definition verwendeten Begrifflichkeit überlappen. DRT ist dabei noch am konkretesten. DRT ist Technologie-orientiert. Der Begriff Dokument ist in Gesetzen und Normen festgelegt. Dokumenten-Technologien dienen zum Umgang mit elektronischen Dokumenten, unabhängig von ihrer Form. Der Begriff lässt sich als Obermenge einfach auf neue Entwicklungen adaptieren. ECM leidet unter dem Begriff Enterprise, da dieser einen sehr hohen Anspruch an unternehmensweite Lösungen suggeriert. ECM geht von Lösungen aus und schließt Technologie ebenso wie Management- und Methodenumfeld ein. ECM umgreift zu dem eine Reihe von Begriffen, die selbst wieder Sammelbegriffe sind. ECM hat jedoch den Charme, dass der Begriff vom Akronym her eine gute Assoziation zu Begriffen wie ERP und CRM erlaubt – und dies würde dem Stellenwert der Technologien gerecht werden. ILM dagegen wirkt etwas aufgesetzt, da der Begriff ursprünglich von den Speichertechnologie-Anbietern geschaffen wurde. Der Anspruch von ILM geht jedoch inzwischen über das Speichermanagement hinaus und greift in zahlreiche Bereiche von ECM und DRT über.
Jedes der drei Akronyme ist in anderen Branchen anders besetzt. Keiner der Begriffe ist widerspruchsfrei und keiner ist für IT-Laien ohne langatmige Erklärungen verständlich. Gerade letzteres sollte aber die Branche veranlassen, sich auf nur eine Erklärung, eine Definition festzulegen. Das Thema ist komplex und wird auch durch neue Begriffe nicht einfacher. Wenn aber alle mit der gleichen Botschaft und der gleichen Erklärung antreten, dann hat die Branche auch die Chance, dass endlich Wert und Bedeutung des Themas in den Entscheideretagen erkannt werden. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 17.1.2005
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