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PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Archived old Web Site - Privacy declaration, addresses and links to external web sites may be invalid - Please visit www.PROJECT-CONSULT.com | | | IDEA, GDPdU & Archivierung | | | | | Die ideale Lösung lässt sich nur unternehmensspezifisch finden | | | | | Während die Diskussionen rund um die GDPdU bislang in weiten Teilen theoretisch geprägt waren, haben inzwischen die ersten digitalen Betriebsprüfungen stattgefunden. Insoweit wurden viele bis-lang zumeist in der Theorie diskutierten Problemfelder von der Praxis unter verschiedenen denkba-ren Ausgestaltungen der IT-Wirklichkeit durchlebt und somit wichtige Erkenntnisse für die Praxis-tauglichkeit der GDPdU gewonnen. Stets im Mittelpunkt des Interesses stand dabei die Frage, wel-che Anforderungen an die Auswertbarkeit von älteren Daten gestellt werden, die nicht mehr im Pro-duktivsystem vorliegen und separat archiviert wurden: Wie wird hier im Fall einer Betriebsprüfung vorgegangen? Dabei liegt die Verantwortung für die Bereitstellung der steuerrelevanten Daten nebst Auswertungsmöglichkeiten stets beim Steuerpflichtigen. Schlüsselkomponente und Maßstab zugleich bildet dabei stets die IDEA-Software, da sie vom Betriebsprüfer für die Auswertung ver-wendet wird.
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| | | Wozu Archivsysteme? | | | | | Zunächst ist festzustellen, dass weder die Abgabenordnung noch die hierzu ergangene Verwaltungs-anweisung – die GDPdU – eine Pflicht zur Einrichtung von Archivsystemen vorsehen. Dennoch er-langen Archivsysteme im GDPdU-Kontext eine wichtige Bedeutung, sobald in den operativen Haupt-, Neben- und vorgelagerten Systemen die steuerrelevanten Daten des Prüfungszeitraumes nicht mehr auswertbar vorliegen und insoweit auf bereits archivierte Datenbestände zurückgegriffen werden muss. Angesichts der Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren wird die Auslagerung von Datenbeständen aus den Produktivsystemen aus Kosten- bzw. Performanceüberlegungen besonders bei mittleren und größeren Anwendungen den Regelfall darstellen. Es ist hierbei auch zu unterschei-den, ob die Daten a) nur im Rahmen einer Datensicherung ausgelagert, b) von der Anwendungssoft-ware selbst für die externe Speicherung vorbereitet und verwaltet oder c) in ein externes, unabhängi-ges Archivsystem übergeben werden. Fall, a), Datensicherung, ist eine Selbstverständlichkeit. Sie hat aber nicht direkt mit der recherchierbaren Speicherung von Daten und Dokumenten in einem Archiv-system zu tun – auch wenn die Hersteller von Datensicherungssoftware hierfür ebenfalls den Begriff Archivierung benutzen. Wird das Produktivsystem, in dem die Daten entstanden sind, auch für die Aufbereitung und Speicherung älterer Datenbestände genutzt, dann sind in Fall b) diese nur mit dem die Daten erzeugenden System verarbeitungsfähig. Spätestens Updates oder Migrationen auf andere Systeme führen hier zu Problemen. Im Markt hat sich daher der Ansatz c) herausgebildet, unabhän-gige Archivsysteme für die Speicherung dieser Daten zu verwenden. Dabei liegt die eigentliche Mo-tivation für den Einsatz von Archivlösungen keineswegs in den GDPdU, als vielmehr in rein be-triebswirtschaftlichen Überlegungen, insbesondere in der Motivation, unternehmensinterne Prozesse zu verbessern. Das Archivsystem speichert die steuerrelevanten Informationen zusammen mit allen anderen Daten und Dokumenten. Nur so ist ein aufwändiges Archivsystem wirtschaftlich zu nutzen.
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| | | Archivierung versus Auswertbarkeit | | | | | Die durch die Abgabenordnung, §§ 146, 147 AO, geforderte Auswertbarkeit von Daten ist keine originäre Aufgabe des Archivsystems. Archivsysteme dienen der langfristigen, sicheren und unver-änderbaren Speicherung von Informationen, nicht zu deren Verarbeitung. Die Daten im Archivsys-tem sind auch nur dann auswertbar, wenn sie bereits vollständig, richtig und mit den entsprechenden Strukturinformationen zum Aufbau der Datenbestände archiviert wurden. Die Auswertbarkeit muss daher von den Haupt- und Nebensystemen bereits bei der Übergabe der Daten an das Archivsystem sichergestellt sein. Bleibt die Frage nach den „GDPdU-konformen“ Auswertungsmöglichkeiten und deren Bereitstellung im Archivsystem. Während die Abgabenordnung keine Aussage über die Aus-gestaltung und den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten beinhalten, fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005) quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmöglichkeiten, die jenen des Produktivsystems entsprechen. Spätestens hier wird deutlich, dass diese Anforderungen nicht durch Archivlösungen abgedeckt werden können, deren originäre Zielsetzung nicht in der Auswertung, als vielmehr in der revisionssicheren Langzeitarchivierung besteht. Es kann nicht Aufgabe eines Archiv-systems sein, die Auswertungsmöglichkeiten beliebiger ERP-Systeme in unterschiedlichsten Varian-ten, Versionen und Konfigurationen über jahrzehntelange Zeiträume nachzubilden. Wie kann es nun dennoch gelingen, die geforderte Auswertbarkeit herzustellen, ohne dass steuerrelevante Daten zwingend im operativen System vorgehalten werden müssen? Vielfach diskutierte Ideen wie z. B. „IT-Museen“, die in Unternehmen alte Systeme zur Auswertung der Daten über Jahrzehnte lauffähig vorhalten, oder die Vorstellung, alte Datenbestände nach einem Jahrzehnt „einfach“ in die laufende Anwendung zurückzuladen, sind unrealistisch. Im Sinne einer praxistauglichen und wirtschaftlich angemessenen Lösung sind solche Szenarien abzulehnen.
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| | | Der Blick in das Unternehmen entscheidet! | | | | | Die Frage nach den geforderten Auswertungsmöglichkeiten lässt sich weder über eine Generalklau-sel, noch über die Androhung von „Sippenhaft“ im Falle fehlender Auswertungsmöglichkeiten lösen. Das übergeordnete Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten muss vielmehr unternehmensspezifisch mit Leben erfüllt werden. Dies entspricht auch den Erfah-rungswerten aus den ersten digitalen Betriebsprüfungen und ist letztlich Ausfluss aus der Heteroge-nität der in den Unternehmen herrschenden IT-Strukturen. Überzeugend erscheint in diesem Zu-sammenhang insbesondere die Argumentation von Intemann und Cöster (Intemann/Cöster, DStR 47/2004, S. 1981 (1983)), welche sich bei der Beurteilung der Anforderung nach qualitativ und quantitativ vergleichbaren Auswertungsmöglichkeiten für archivierte Daten sowohl an den techni-schen Gegebenheiten als auch an dem hierfür notwendigen Investitionsbedarf für das betroffene Un-ternehmen orientieren. Die Forderung des Fragen- und Antwortenkatalogs stößt demnach immer dann an ihre Grenzen, sobald die technische Machbarkeit überschritten ist bzw. die Realisierung ei-ner entsprechenden Lösung erhebliche (unangemessene) Mehraufwendungen für die betroffenen Un-ternehmen bedingt.
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| | | IDEA als geeigneter Maßstab | | | | | Bei der Beurteilung der geforderten Auswertungsintensität stellt sich die Frage, welche Mindestan-forderungen an archivierte Datenbestände mit steuerlicher Relevanz zu stellen sind. Bereits bei den im Unternehmen im Einsatz befindlichen operativen Systemen (ERP, kaufmännische Software, Ma-terialwirtschaft, etc.), können in Abhängigkeit von Produkten, Herstellern, Versionen und Konfigura-tionen unterschiedlichste Auswertungsmöglichkeiten während des Entstehens und des Aufbewah-rungszeitraums der Daten vorliegen. Will man auf eine grundsätzliche gesicherte Auswertbarkeit ab-stellen, bietet die „IDEA-Auswertbarkeit“ nach Ansicht der Autoren die Mindestanforderung und damit den Maßstab – immer vorausgesetzt – datenbezogene, technische und finanzielle Gegebenhei-ten rechtfertigen diese Einschränkung. Wenn man insoweit als Unternehmen sicherstellen kann, dass diese beiden Vorgehensweisen, Überlassung auf einem Datenträger in einem mit IDEA auswertbaren Format und die Auswertung mit IDEA bzw. einer gleichgelagerten Lösung selbst, verfügbar sind, ist eine Mindestsicherheit gegeben, die richtigen Maßnahmen für eine Betriebsprüfung ergriffen zu ha-ben. Eine letztendliche Sicherheit gibt es jedoch nicht. Jedes Unternehmen arbeitet anders, benutzt andere kaufmännische Software, hat andere steuerrelevante Informationen. Daher muss eine Lösung immer auf die Unternehmenssituation abgestellt sein. Auch wenn die Kombination von IDEA mit einem beliebigen Archiv eine denkbare Möglichkeit darstellt, um das Problem der langzeitigen Si-cherstellung der Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten zu lösen, ist in jedem Fall eine individuelle Prüfung und Betrachtung erforderlich. So muss insbesondere bei Migrationen die Frage der geforder-ten Auswertungsfunktionalität stets unternehmensspezifisch erfolgen und sich letztlich an Machbar-keit und Finanzierbarkeit messen lassen.
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| | | Universelles Auswertungsprogramm als „Königsweg“ | | | | | Um dem Kriterium der „quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten“ jenseits der Mindestanforderung IDEA unternehmensspezifisch beizukommen, bietet sich der in der Fachlitera-tur bereits anerkannte Lösungsweg auf Basis eines universellen, vom Produktiv- und Archivsystem unabhängigen, übergeordneten Auswertungsprogramms an. Dieser auf Kampffmeyer/Groß zurück-gehende Ansatz sieht vor, dass die Daten nebst Strukturinformationen an ein externes Speichersys-tem, ein Archivsystem oder ein Datensicherungssystem abgeben werden und die bei Bedarf dem Steuerprüfer zur Auswertung unabhängig bereitgestellt werden können. Ein der Archivierung vorge-schalteter Validierungslauf ermöglich zudem die Daten auf ihre Verarbeitungsfähigkeit und Voll-ständigkeit zu prüfen. Dabei wird dem Kriterium der quantitativen und qualitativen Auswertungs-möglichkeiten über einen so genannten „IDEA-Client“ Rechnung getragen, welcher zunächst auf die Minimalanforderung abstellt. In Abhängigkeit von technischen und finanziellen Gegebenheiten der Unternehmen sieht dieser Lösungsansatz eine Skalierbarkeit der geforderten Auswertungsmöglich-keiten vor und unterstützt damit die unternehmensspezifische Suche nach einer sinnvollen, sicheren und wirtschaftlichen Lösung der GDPdU-Problematik. Die IDEA(le)-Lösung scheint damit gefun-den, auch wenn sie sich unternehmensspezifisch ganz unterschiedlich darstellen kann.
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| | | | | IDEA, GDPdU & Archivierung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg 2005
PROJECT CONSULT Webseite http://www.PROJECT-CONSULT.net
Rubrik „Wissen/Artikel“
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Seitentitel: Artikel_IDEA GDPdU, Zitierung: http://www.pc.qumram-demo.ch/portal.asp?SR=753
Zuletzt aktualisiert am: 4.5.2005
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