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| DRT-Trends 2004 |
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| | | | von Dr. Ulrich Kampffmeyer
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| Trends bei Dokumenten-Technologien im Herbst 2004 |
| | | | Man ist gewohnt, Trends immer in Listenform, kurz und knackig, möglichst auf 7 oder 10 Punkte reduziert, vorzufinden. Dies trifft jedoch nicht immer den Kern der Sache. Deshalb sollen hier die verschiedenen Trends aus Sicht der potentiellen Anwender, des Marktes, der neuen Schlagworte der Marketiers und der Produkte betrachtet werden. Keiner der aufgeführten Trends ist wirklich neu. Viele haben sich bereits in den letzten Jahren abgezeichnet, einige sind wieder zunächst als Schlagworte aus den USA importiert worden. Eines wird aber immer deutlicher: Technologien und neue Ideen aus Randbereichen des ursprünglichen DMS-Portfolios dringen immer mehr in das weiter gefasste Spektrum der Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies) vor.
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| | | | Damit kommen auch neue Anbieter ins Spiel, die bisher nicht in dieses Segment des Marktes gerechnet werden konnten.
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| Trends aus Marktsicht |
| | | | Der Markt in Deutschland ist immer noch unübersichtlich. Man gewinnt jedoch nicht den Eindruck, dass sich dies kurzfristig ändert. Einige wichtige, allgemeine Markterscheinungen:
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| | | | | | | | Immerhin ist das Thema Dokumenten-Technologien bei Umfragen der Analysten und Fachzeitschriften wieder auf die oberen Ränge des Interesses der IT-Manager vorgerückt. Aktuelle Umfragen führender Marktforschungsunternehmen und Analysten zeigen, dass Themen wie Enterprise Content Management unter Compliance Gesichtspunkten wichtig geworden ist. Dabei unterschieden sich die Präferenzen aber deutlich. Während in den USA rund 20% der Unternehmen in diesem Jahr eine Lösung einführen wollen, sind es in Deutschland wesentlich weniger.
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| | | | | | | | Die Marktkonsolidierung ist immer noch nicht abgeschlossen, obwohl auch aus Randbereichen immer neue Firmen in das angestammte Territorium der DRT-Branche vorstoßen. Aufkäufe dienten bisher zur Ergänzung des Technologieportfolio, zukünftig wird es aber um Marktkanteile gehen. In den letzten Monaten gab es erhebliche Veränderungen: OpenText kaufte IXOS und Gauss, Vignette übernahm Tower Technologies, EMC legte sich Legato, Documentum andere zu, Tibco vereinnahmte Staffware, und BetaSystem ergänzte sich mit Kleindienst. Auch Interwoven, IBM, Stellent und weitere Anbieter erweiterten ihr Portfolio durch Aufkäufe. Deutsche Anbieter, die sich Ende der 90er an den Neuen Markt gewagt hatten, wurden aufgekauft oder sind auf Größenordnungen wie vor ihrem Börsengang zurückgefallen.
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| | | | | | | | Die Anbieter sind bemüht, immer mehr Funktionalität, wenn nicht aus der eigenen Programmierwerkstätte, dann durch Zukäufe, Partnerprodukte oder Komponenten, zusammenzuführen. Die Trends der Konsolidierung und der Komplettierung der Portfolios gehen dabei Hand in Hand. Während traditionelle DMS-Anbieter wie Documentum sich in Richtung Web Content Management und Business Process Management erweitern, ergänzen sich die WCM-Anbieter um Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow. Ein besonderes Merkmal sind Produktsuiten geworden, die mit zahlreichen Komponenten alle Aspekte von Dokumenten-Technologien abdecken wollen.
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| | | | | |  | | Das Partnergeschäft wird schwieriger
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| | | | | | | | Die Produktanbieter sind darauf angewiesen, dass ihre Komponenten in ausreichender Flächendeckung von möglichst vielen qualifizierten Systemintegratoren vertrieben werden. Anders lassen sich die Kosten für die Produktentwicklung, weltweiten Vertrieb und Pflege nicht tragen. Aber immer weniger Systemhäuser lassen sich auf exklusive Partnerschaften mit den Produktanbietern ein und bieten häufig einen bunten Blumenstrauß von Produkten, die dann wahlweise zum Einsatz kommen. Das Gewinnen und Halten von Partnern wird damit für die Produkthersteller immer schwieriger und aufwendiger – zumal sich alle Anbieter um die gleichen großen Integratoren bemühen.
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| | | | | | | | Keine geschlossene DMS-Branche mehr
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| | | | | | | | Durch Konvergenz, Konsolidierung und Ausweitung des Produktspektrums sind die Grenzen mit dem allgemeinen ITK-Markt immer weniger sichtbar. Durch unterschiedliche Marketingslogans und immer neue Positionierungen verwässern die Marktteilnehmer die Visibilität als eigenständige Branche immer mehr.
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| | | | Die Marktentwicklung in Deutschland ist angesichts der mäßigen allgemeinen Lage der Wirtschaft immer noch verhalten. Dies zeigt sich auch an einem Vergleich der geplanten Investitionszahlen aus den USA (USA), Irland (IRE), Brasilien (BRA), Deutschland (D), England (UK) und Kanada (CAN). Die geplanten Investitionsdaten lassen noch keine Segmentierung in individuelle Großprojekte, standardisierte Mittelstandslösung und „off-the-Shelf“-„Low-Budget“-Standard-Produkte erkennen. Diese Dreiteilung im Preis und in der Leistungsfähigkeit zeichnet sich inzwischen in den USA aber sehr deutlich ab. Gerade vorkonfektionierte Lösungen für die E-Mail-Archivierung zur Erfüllung der Anforderungen des Sarbanes Oxley Act leiten wieder einen Trend zu Standardprodukten ein.
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| Anwenderbedürfnisse treiben den Markt |
| | | | Die positive Nachricht ist: Durch die Umstrukturierung des Marktes orientieren sich die Anbieter immer mehr an realen Anforderungen der Anwender. Nicht mehr leere Produkthülsen, sondern spezialisierte Lösungen für aktuelle Aufgabenstellungen ist einer der wichtigsten Trends. Hierzu gehören zum Beispiel:
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| | | | | | | | Out-of-the-Box: Vorkonfiguration
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| | | | | | | | Möglichst keine unkalkulierbare Systemintegration, sondern vorgefertigte Produkte für definierte Problemstellungen, die sich möglichst bruchlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lassen. Vorkonfigurierte Lösungen zeichnen sich dadurch aus, das bereits über Standardschnittstellen zu üblichen Bürokommunikations- und ERP-Anwendungen verfügen und in Bezug auf die Strukturierung und Funktionalität an die Anforderungen spezieller Aufgabenstellungen oder Branchen angepasst sind.
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| | | | | | | | Rechtssichere Archivierung
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| | | | | | | | Die Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit über zwei Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich der Druck. Inzwischen gibt es hier Lösungen, die universelle Auswertungsprogramme wie z.B. IDEA mit einem Archivsystem und entsprechenden Prüf- und Konvertierungsprogrammen verbinden. Aber auch die bereits lange bestehenden Anforderungen von HGB AO und GoBS und die neuen Auflagen durch Basel II tragen hier zum Marktwachstum bei.
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| | | | | | | | Virtuelle elektronische Akten
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| | | | | | | | Als eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM-Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines Kunden oder Vorganges zusammenhängend dargeboten werden. Das Prinzip einer virtuellen Akte besteht darin, dass durch die Attribute der Datenbank, das Berechtigungssystem und durch eine Kategorisierung der Informationen beliebige Sichten auf Vorgänge, Produktdaten, Kunden, Projekte und andere Sachverhalte geordnet visualisiert werden können.
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| | | | | | | | Entlastung für E-Mail und ERP
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| | | | | | | | Weiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer größer, komplexer werdenden ERP-Systemen. Die Überflutung mit E-Mails bringt eine Reihe von Problemen mit sich. E-Mails müssen im Sachzusammenhang gespeichert werden und aus den persönlichen Postkörben in allgemein zugängliche Speicher überführt werden. Daten aus ERP-Lösungen und E-Mails mit ihren Attachment stellen nur zwei Informationsquellen dar, die mit anderen Daten und Dokumenten zusammengeführt werden müssen, um eine vollständige Sicht auf die Sachzusammenhänge zu erhalten.
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| | | | | | | | Personal und Kosten sparen durch
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| | | | | | | | Wieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen. Bestehende Organisationen sind häufig bereits durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur durch Prozesssoftware erreicht werden können. Besonders bei der elektronischen Archivierung wird deutlich, dass das so genannte „Späte Archivieren“ wenig nutzbringend für die Sachbearbeitung ist, da erst nach Abschluss der Bearbeitung die Dokumente in das Archiv überführt werden. Entschließt man sich für das „Frühe Archivieren“, müssen alle Informationen zur Bearbeitung prozessgesteuert bereitgestellt werden. Da in den Prozessen das bisher größte ungenutzte Optimierungspotential liegt, ist Workflow wieder im Trend.
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| | | | | | | | Erschließung und Wiedernutzung
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| | | | | | | | Das Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter Aufbereitung von Content und die Erschließung von Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen selbst das fast verschwundene Schlagwort Wissensmanagement wieder aufleben. Vorhandene, über die Jahre gewachsene und proprietär gespeicherte Informationen stellen zunehmend ein Problem dar. Daher wird die Anforderung eines übergreifenden Zugriffs auf unterschiedliche Speicherorte ein immer wichtigeres Desiderat.
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| | | | | | | | Effiziente Posteingangsverarbeitung und die universelle Inbox
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| | | | | | | | Systeme zur weitgehenden automatischen Erfassung von Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Nicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen, sondern alle Eingangsinformationen aus den unterschied¬lichsten Quellen und in beliebigen Formaten zusammenführen und in einen Workflow einspeisen. Besonders die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Eingangsschriftgut und –daten bringt erhebliche Beschleunigung und Vereinfachung – und spart darüber hinaus viel Geld. Selbst für geringere Mengen an Eingängen sind solche Lösungen inzwischen wirtschaftlich einsetzbar.
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| | | | | | | | Zumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim Scannen bahnen sich an. Auch im Umfeld der elektronischen Rechnung ist die qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben. Bisher werden die meisten elektronischen Rechnungen als Daten oder PDF unsigniert versendet, so dass sich hier zukünftig ein Nachholbedarf ergibt. Mit der zukünftigen größeren Verbreitung von elektronischen Signaturen müssen sich alle Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen.
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| | | | | | | | Ablösung von Inseln und proprietären Systemen
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| | | | | | | | Die Integration in die vorhandene IT-Landschaft, die Einbettung von Dokumeten-Technologien in vorhandene Anwendungen und die Abkehr von älteren Insel-Lösungen lassen das Thema Migration zum Dauerbrenner werden. Viele Anwender der ersten und zweiten Generation von DMS-Lösungen stehen heute vor dem Problem, ihre gespeicherten Informationen weiterhin verfügbar zu halten. Migrationsthemen werden hierdurch wichtiger und sollten bereits bei der Planung einer Lösung berücksichtigt werden. Im Umfeld von Großanwendern haben sich sehr heterogene Systeme mit unterschiedlichen Plattformen wie Großrechner, UNIX-Servern, Windows-Bürokommunikation, Portalen und Web-Plattformen entwickelt, die sehr aufwendig zu pflegen sind. Da alle auch eigene Informationsspeicher besitzen ist die Integration auch unter dem Gesichtspunkt der Verbesserung der Datenqualität und eines einfacheren, übergreifenden Zugriffs wichtig geworden.
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| | | | Ein Trend in Deutschland hebt sich in Vergleichsuntersuchungen aber noch deutlicher ab. Der Trend zum Sparen:
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| | | | | | | | Return on Invest, Nachhaltigkeit, günstige Einkaufsbedingungen und kostengünstiger Betrieb bestimmen letztlich die Produktentscheidungen, da funktional in den einzelnen Produktkategorien nur noch wenig Unterschiede ausmachbar sind.
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| | | | Kosteneinsparungen stehen in Deutschland im internationalen Vergleich im Vordergrund. In anderen Regionen der Welt sind die Gründe für die Beschaffung neuer Lösungen Effizienzsteigerung, Erfüllung rechtlicher und regulativer Vorgaben, Schaffung neuer Dienstleistungsangebote, verbesserter Kundenservice und bessere Erschließung von vorhandener Informationen. Die Tabelle zeigt die Ergebnis der AIIM-Befragung vom Oktober 2003 für USA (USA), Irland (IRE), Brasilien (BRA), Deutschland (D), England (UK) und Kanada (CAN).
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| | | | Dies spiegelt sich auch in den geplanten Projektschwerpunkten wieder (da die Fragen in den Einzelbefragungen etwas unterschiedlich zusammengestellt worden waren, fehlen in einigen Kategorien Angaben. Bei diesen %-Angaben waren Mehrfachnennungen zulässig).
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| Trends aus Marketingsicht |
| | | | Reale Anforderungen der Anwender und die Begrifflichkeit der Marketiers bei den Anbietern haben häufig wenig miteinander gemein. Die aktuellen Begriffe in den Werbebotschaften der Marketiers kommen auch in diesem Herbst wie so häufig aus den USA:
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| | | | | | | | ECM Enterprise Content Management
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| | | | | | | | ECM ist zur Zeit der wichtigste der neuen Ansätze der Branche. Enterprise Content Management ist bei vielen Anbietern der Nachfolger des Begriffes DMS geworden. Ganz klar ist die bei den international aufgestellten Unternehmen, aber auch deutsche Anbieter versuchen sich unter diesem Akronym zu positionieren. ECM ist ein sehr weit gefasster Begriff, der zahlreiche Komponenten einschließt.
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| | | | ECM beinhaltet nach der Definition des internationalen Branchenverbandes AIIM fünf Hauptkomponenten: Capture, Manage, Deliver, Store und Preserve.
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| | | | | | | | Die Kategorie „Capture“ (Erfassung) beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Dabei kann man mehrere Stufen und Technologien unterschieden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst.
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| | | | | | | | Die Kategorie „Manage“ umfasst Lösungen, die zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen dienen. Sie besitzen hierfür Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden sowie Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz von Informationen. Hier finden sich auch die traditionellen Komponenten wie DMS und Workflow wieder. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document Management, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Workflow / Business Process Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.
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| | | | | | | | Die Kategorie „Deliver“ schließt „Output-Management“, „Multi-Channel-Distribution“ und bisherige COLD-Technologien ein. Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (zum Beispiel Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (zum Beispiel Konvertierung oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch als „Output“ bezeichnet und vielfach noch als „Output Management“ angesehen, obwohl der Anspruch von „Deliver“ weiter gefasst ist und z.B. auch die Präsentation von Inhalten über Portale, Publishing-on-Demand, eBooks und anderes einschließt.
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| | | | | | | | Die Kategorie „Store“ umfasst Komponenten, die zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind, und unterstützt den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information. Auch wenn Medien zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt Im deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“ gleichzusetzen. Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehören auch die Sicherheitstechnologien, die bei der AIIM in der Kategorie „Deliver“ angesiedelt wurden. Die Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.
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| | | | | | | | Die Kategorie „Preserve“ (Bewahrung, Archivierung) entspricht weitgehend dem deutschen Anspruch an die Langzeitarchivierung. Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen langfristig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen Archivierung. Letztere besitzt heute aber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Preserve“ subsummiert. Elektronische Archivsysteme sind heute meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.
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| ERM Electronic Records Management |
| | | | Records Management oder Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. RM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, ob viele Ansätze sich hier wieder finden. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards wie die ISO 15489 „Records Management“ oder MoReq „Model Requirements“ der Europäischen Kommission gestützt.
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| | | | Records Management wird als eine der wichtigen Verwaltungskomponenten von ECM aufgefasst, aber vielfach auch unabhängig von umfassenden ECM-Lösungen eingesetzt. Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records Management die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Records Management ist Speichermedien-unabhängig und kann zum Beispiel auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zum Electronic Records Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
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| | | | | | | | Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
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| | | | | | | | Thesaurus- oder kontrollierter-Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
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| | | | | | | | Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
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| | | | | | | | Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z. T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
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| | | | | | | | Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen
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| | | | Records Management ist einer der Schlüsselbegriffe wenn es um das Thema „Compliance“ geht.
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| Compliance |
| | | | Dieser Begriff ist inzwischen zum Sammelbecken für alle Lösungen geworden, die die Einhaltung rechtlicher Vorgaben beinhalten. In Deutschland gehören hierzu z.B. die GDPdU, BASEL II, GoBS und andere Richtlinien. International sind von Bedeutung die FDA-Regeln in der Pharma-Branche. In den USA sind am häufigsten gebrauchten Schlagworte SOX Sarbanes Oxley Act und HiPAA im Gesundheitswesen. Besonders im Umfeld der E-Mail-Archivierung halten so genannte Compliance-Lösungen als vorkonfektionierte Produkte inzwischen Einzug.
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| | | | Bei den Compliance-Anforderungen sind solche zu unterscheiden, die direkt vom Gesetzgeber oder durch internationale Übereinkünfte, wie z.B. im Pharma-Bereich, gefordert sind, und solche, die implizit zu erfüllen sind. Letzteres trifft z.B. auf die BASEL-II- oder SOX-Anforderungen zu. Immer deutlicher zeichnet sich hierbei aber eine besondere Problemstellung ab: Die Anschaffung einer spezialisierten Lösung nur für die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Anforderungen ist häufig unwirtschaftlich. Ziel muss die Schaffung einer einheitlichen Infrastruktur sein, die quasi nebenbei die Anforderungen erfüllt. Die relevanten Daten und Dokumente stellen nur einen Teil des Gesamtbestandes an Information des Unternehmens dar. Zielführender ist daher der Ansatz, einheitliche Verwaltungs- und Speichersysteme zu schaffen, in denen entsprechend durch Kategorisierung und Vergabe geeigneter Berechtigungen auch die für Compliance relevanten Informationen vorgehalten werden. Dies ist auch unter dem Gesichtspunkt wichtig, dass heute noch nicht absehbar ist, welche neuen, zusätzlichen Compliance-Anforderungen in Zukunft auf die Unternehmen zukommen, und sich auch die Bedeutung und der Wert gespeicherter Informationen ändert. Im Zusammenhang mit Compliance werden häufig E-Mail-Archivierung und Records Management als wichtigste Ansätze gesehen. Aber auch Daten aus operativen Systemen und aus anderen Anwendungen müssen zur Erfüllung der Anforderungen aufbewahrt werden.
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| ILM |
| | | | ILM, Information Lifecycle Management, ist ein Begriff, der 2003 von den Anbietern von Speichersystemen erneut aufgebracht wurde. Die Speichersystemanbieter haben begonnen, ihre Subsysteme mit Software zu ergänzen, um eine effizientere Verwaltung der Information zu ermöglichen. Damit dringen sie in das ursprüngliche Terrain der Archiv- und DMS-Anbieter vor.
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| | | | Storage-Lösungen wurden in der Vergangenheit mehr oder weniger nur als Hardwarekomponenten angesehen, die über Dateisysteme oder spezielle Anwendungen mit Informationen beschickt wurden. Sicherheitsanforderungen, Auslagerungsstrategien und die Einbindung in Netzwerke führten zu kombinierten Hardware-/Softwarelösungen – RAID, HSM und SAN sind hier die zugehörigen Akronyme. Letztlich war aber der Fokus der Lösungen auf die Verwaltung der Speicherkomponenten ausgerichtet. ILM Information Lifecycle Management geht einen wichtigen Schritt weiter. Die Speicherung von Information orientiert sich nunmehr an Lebenszyklus und Nutzung der Information. ILM berücksichtigt damit sowohl die Aspekte dynamisch veränderlicher Information zu Beginn des Lifecycle als auch die Langzeitarchivierung. Anders als bei herkömmlichen Document- oder Content-Lifecycle-Management-Strategien erfolgt keine Einengung auf bestimmte Ausprägungen und Typen von Information. ILM speichert Information unterschiedslos von Quelle und Format. Damit wird es auch möglich Programmversionen, Daten, Datenbanken und beliebige Inhalte in die Verwaltung einzubeziehen. ILM kann man charakterisieren als die Zusammenführung verschiedener Storage-, Archiv-, Content- und Document-Management-Technologien um dem Anwender eine transparente Schnittstelle und dem Systemadministrator eine einfach zu administrierende, einheitliche Speicherplattform zu bieten. Das Konzept des „Lifecycle“ Management gibt es jedoch schon seit langem und ist wesentlicher Bestandteil von DLM Document Lifecycle Management Ansätzen gewesen. Hierdurch entstehen auch immer mehr Überlappungen in der Funktionalität von DMS-, ECM- und Archivlösungen mit ILM-Konzepten. In Bezug auf das ECM-Modell der AIIM kann man ILM mit den Katogorien „Store“ und „Preserve“ in Einklang bringen. Vielfach wird ILM noch als Konzept oder Strategie angesehen, aber die Anbieter von Speichersubsystemen benutzen das Akronym zunehmend zur Kategorisierung ihrer Produkte. Einige haben hierfür vorhandene Verwaltungssoftware ergänzt, andere sind Kooperationen mit den traditionellen DMS- und Archivsystemanbietern eingegangen.
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| Trends aus Produktsicht |
| | | | Bei den Produkten zeichnen sich zwei wichtige Trends ab:
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| | | | | | | | Unter Suiten versteht man modulare Lösungen aus verschiedenen Einzelkomponenten eines Anbieters, die allein stehend oder aber als geschlossene Gesamtlösung eingesetzt werden können. Suiten sichern auch einen kontinuierlichen, stufenweisen Ausbau von Lösungen
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| | | | | | | | In dieser Kategorie befinden sich geschlossene Subsysteme unterschiedlicher Art, die in andere Anwendungen über Schnittstellen integriert werden können. Hierzu gehören z.B. „Capture“-Lösungen zu Erfassung von Schriftgut, Rendition- und Konvertierungsserver, Übersetzungsdienste, Outputmanagement-Komponenten und viele andere. Dieser Komponentenansatz verringert die Fertigungstiefe.
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| | | | Neben vielen anderen Technologietrends sind besonders XML und JAVA als programmtechnische Grundlagen immer wichtiger geworden. Während XML bei Metadaten, Beschreibungen, Austauschformaten und Strukturierung immer wichtiger wird, erlaubt JAVA eine weitgehend plattformunabhängige Programmierung.
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| | | | | | | | Fast alle neu entwickelten Produkte nutzen J2E oder andere Java-Varianten. Ziel ist eine weitestgehende Plattformunabhängigkeit zu erreichen und auch für neue Plattformen wie Microsoft .Net gewappnet zu sein.
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| | | | | | | | XML als Beschreibungssprache wird zunehmend bei der Verwaltung von Systemprofilen und beim Dokumenten- und Aktenaustausch verwendet. Bei den angebotenen Produkten heißt es aber immer nachzuprüfen, wofür der Anbieter XML nutzt.
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| | | | | | | | Fast alle Anbieter von Dokumenten-Technologien haben bereits ihre Produkte auch unter Linux verfügbar gemacht (oder dies angekündigt). Nicht nur im öffentlichen Sektor entwickelt sich dieses Betriebssystem zu echten Alternative.
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| | | | | | | | Browser-basierte Clienten
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| | | | | | | | Fast überall, nicht nur in Verbindung mit Portalanwendungen, ist der Browser-basierte, schlanke Client auf dem Vormarsch. Inzwischen kann man selbst schwierigere Aufgaben, wie z.B. das Scannen, mit einer Browserbasierten Anwendung erledigen.
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| | | | Auch bei den Dokumentenformaten hat sich einiges getan. Traditionelle Formate wie TIFF oder JPEG werden durch neue Entwicklungen ergänzt und teilweise zukünftig abgelöst.
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| | | | | | | | Inzwischen PDF auch für die Archivierung geeignet. So ist z.B. der Standard ISO 19005 PDF/A in der abschließenden Normierung durch die ISO
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| | | | | | | | Für das Scannen in Farbe und die Speicherung von Farbbildern setzt sich inzwischen der neuen Standard JPEG2000 durch, der auch eine nahezu verlustfreie, effiziente Komprimierung für die speicherplatzsparende Archivierung bietet.
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| | | | Die neuen technologischen Ansätze zusammengefasst mit Browserfähigen Anwendungen, standardisierten Plugins für Portale, so genannten Portlets, und einer strengen Mehrschichtarchitektur mit einzelnen Diensten erlauben moderne, zukunftssichere Dokumenten-Technologie-Lösungen. Damit sind die Voraussetzungen für eine positive Entwicklung im Markt für Dokumenten-Technologien gegeben. Die meisten Produkte sind matur, so dass einem Einsatz nichts mehr im Wege steht.
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Zuletzt aktualisiert am: 4.8.2006
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