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Die Zukunft von ECM – … ECM, was bitte?
PROJECT CONSULT Newsletter 20070529
Das Kürzel ECM gibt es inzwischen seit einigen Jahren, als Akronym für Enterprise Content Management seit ca. 1999 oder so. ECM baut übrigens auch sehr gute Espresso-Maschinen und als Electronic CounterMeasures fliegt ECM in manchem Kampfjet mit. Aber bleiben wir bei der Unternehmensinhalteverwaltung. Ja, auch diese Eindeutschung wurde schon gewagt, hat sich aber gottseidank nicht durchsetzen können. ECM steht für Enterprise Content Management. Der internationale Branchenverband AIIM aus den USA hat den Inhalt des Begriffes in den letzten Jahren einige Male ein wenig geändert. Die grundsätzliche Ausrichtung mit den Bereichen Capture für Erfassung, Manage für die Verwaltung, Deliver für Ausgabe und Bereitstellung, Store für die Speicherung und Preserve für die Langzeitarchivierung hat sich gehalten. Bei Manage ist einiges dazu gekommen: Zu Collaboration, Geschäftsprozessmanagement, Dokumentenmanagement, Web-Content-Management und Records-Management gesellten sich zum Beispiel E-Mail- und Media-Asset-Management. Dennoch hat sich über die Jahre die technologisch ausgerichtete Definition gehalten. Man konnte relativ genau bestimmen, welche Funktionalität bei ECM dazugehört. So hat die AIIM sehr stark dazu beigetragen, dass sich ein einheitliches Bild des Marktes herauskristallisieren konnte – auch wenn wir in Deutschland gern weiterhin von DMS und elektronsicher Archivierung sprechen. Viele Anbieter versuchen sich ECM in Richtung ihres Portfolios zurecht zu biegen. So gelangten z.B. Portale in den Katalog der Komponenten.
Neuer Anlauf für eine ECM Definition?!
Das doch etwas sperrige Akronym ECM und die zugehörige Typische-US-Drei-Wort-Beschreibung Enterprise Content Management führen immer wieder zu neuen Diskussion über Sinn, Nutzen, Umfang und Ziel von ECM.
Die aktuelle Definition der AIIM Association for Image and Information Management international finden bei Russ Stalter in seinem Blog wenig Gnade. Er stützt seine Kritik auf die drei gängigen Definitionen von ECM:
AIIM international, 2006
Enterprise Content Management (ECM) is the technologies used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization’s unstructured information, wherever that information exists.
Außer der AIIM führt er die Definitionen von Gartner und Forrester, den führenden Analysten in diesem Markt:
Gartner Group, 2005
ECM has emerged after 10 years of market consolidation. Vendors from various areas have entered other markets by developing new functions, or by acquiring companies and technology from related markets. As a result, few standalone vendors remain in some of these markets (for example, Web content management and record management). Today, ECM encompasses the following core components:
• Document management for checkin/checkout, version control, security and library services for business documents
• Web content management for automating the webmaster bottleneck, and managing dynamic content and user interaction
• Record management for longterm archiving and the automation of retention and compliance policies, and to ensure legal or regulatory record compliance
• Document capture and document imaging for capturing and managing paper documents
• Document-centric collaboration for document sharing and supporting project teams
• Workflow for supporting business processes and routing content, assigning work tasks and states, and creating audit trails
Forrester Research, 2006
ECM must be a strategy for:
1) how to manage all unstructured information — images, Web content, rich media assets, and corporate records;
2) how to integrate the many content repositories within an enterprise; and
3) how to put content to use — by making it contextual within business processes and user experiences.
Die Kritik an am Begriff ECM zielt hauptsächlich darauf, dass das Thema zu komplex, zu schwierig, zu techniklastig und zu wenig verständlich dargestellt wird, dass es keine einheitliche Sprachregelung gibt, und dass jeder Anbieter sein eigenes Süppchen kocht.
In seinem Blog „BetterECM“ schlägt Stalter folgende Definition vor (http://betterecm.com):
BetterECM definition of ECM
ECM is a management practice that provides for governance of an information management environment toward the goal of improving compliance, information reuse and sharing, and operational performance. ECM is a structured approach employing methods, policies, metrics, management practices and software tools to manage the lifecycle of information and to continuously optimize an organization’s collections of information and information management processes.
Unsere Meinung – die Definition von Stalter ist keinen Deut besser als andere Definitionen – eher schwammiger und weicher mit noch mehr Interpretationsbedarf. Bei PROJECT CONSULT bleiben wir daher weiterhin bei der Definition der AIIM, die wir in einem Whitepaper als synchronistisch-multilinguale Publikation zusammengefasst haben (ECM Whitepaper 2006). Die erneuten Versuche, ECM zu definieren, zeigen zumindest, dass weiterhin Leben und Dynamik im Thema Enterprise Content Management ist. Dies zeigt auch der Markt.
Ganzheitliches Informationsmanagement ist angesagt
Der ECM-Markt hat sich in den letzten Jahren stürmisch weiterentwickelt. Viel entscheidender als leichte Umdefinitionen der Begriffe ist jedoch die neue Aufteilung des Marktes geworden. Microsoft macht mit Sharepoint einiges an ECM-Grundfunktionalität für alle Office-Anwender verfügbar. Die großen klassischen Anbieter orientieren sich in Richtung Komplettangebote und ECM-Suiten wie z.B. EMC, IBM oder OpenText. Dazu kommen Oracle und andere Schwergewichte. Die mittelständischen Anbieter fokussieren sich auf Spezial- oder Branchenlösungen. Aus verschiedenen Richtungen kommend treten immer mehr Anbieter in den weiteren Lichtkreis von ECM – Speicherhersteller unter dem Schlagwort ILM Information Lifecycle Management, ERP-Anbieter mit integrierter Records-, Business-Process- und Dokumentenmanagement-Funktionalität, Druckerhersteller mit Multifunktionsgeräten nebst DMS-Lösung, Web-Content-Management-Anbieter mit ergänzendem Archiv-, Records- und Workflow-Management, usw. usw. Die klassische ECM-Branche zerfleddert längst an den Rändern. Neben die kommerziellen Produkte tritt inzwischen OpenSource, Freeware und SaaS Software as a Service. Mit den neuen Trendthemen wie Virtualisierung, Service oriented Architecture, SaaS, Information Lifecycle Management, und - erneut - Wissensmanagement wird der Markt ständig neu aufgemischt. „DEN“ einen Trend gibt es nicht, aber es zielt alles darauf ab, dass die Grundfunktionalität von Enterprise Content Management Allgemeingut wird, dass ECM zur Infrastruktur sich wandelt, dass ECM Bestandteil von einem übergreifenden Informationsmanagement wird. Einige technologische Ansätze werden weiterhin bestehen bleiben – Speziallösungen bei Input- und Output-Management, vielleicht die virtuelle Akte, vielleicht der einheitliche Posteingangskorb, sicherlich der Compliance-Store für die Archivierung rechtlich relevanter Informationen. Noch einige Zeit wird ECM Enterprise Content Management dem Anwender als Begriff Orientierung bieten, in ein paar Jahren wird die Verwaltung von Inhalten aber auf der Ebene der Betriebssysteme, des Netzwerkmanagements und der Datenbanken angekommen sein. Der eine oder andere Knopf in den Anwendungen wird noch daran erinnern, dass es einmal spezielle Software gegeben hat, geben musste, um Information effektiv nutzbar, verteilbar und archivierbar zu machen. Wir können also langsam anfangen, die ersten historischen Rückblicke zum Thema ECM zusammen zustellen. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 31.7.2007
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