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von Christoph Jeggle (Christoph.Jeggle@PROJECT-CONSULT.com), Seniorberater bei und Dr. Ulrich Kampffmeyer (Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com), Geschäftsführer der PROJECT CON-SULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, http://www.PROJECT-CONSULT.com.
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Im folgenden Beitrag sollen die Prinzipien und Konzepte Enterprise Content Management (ECM) Produkt- und Produktsuitenansätzen im Open-Source-Bereich gegenübergestellt und SaaS als Alternative für eigene Inhouse-Lösungen betrachtet werden.
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Die Prinzipien von Enterprise Content Management
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Enterprise Content Management (ECM) ist ein wichtiger Bestandteil von E-Business und stellt die Komponenten zur Handhabung, Erschließung und Verwaltung schwach strukturierter Daten zur Verfügung. Diese Komponenten lassen sich in verschiedene Kategorien einordnen, von der
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• Erfassung (Capture),
• Verwaltung (Manage),
• Speicherung (Store),
• Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen
• Sicherung (Preserve).
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Die Anwendungsfelder
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• DM Document Management (DMS, Dokumentenmanagement),
• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware),
• WCM Web Content Management (einschließlich Portale),
• RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Langzeitspeichermedien) und
• Workflow / BPM Business Process Management (Vorgangsbearbeitung)
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bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.
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Bei der Implementierung dieser Funktionalität wird ECM durch drei grundlegende Ideen geleitet.
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• Enterprise Content Management als integrative Middleware, die die Infrastruktur für den Umgang mit schwach strukturierten Daten im Unternehmen bereitstellt.
• Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste, die in verschiedensten Anwendungen genutzt werden können.
• Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen, um so Redundanz von Informationen zu vermeiden und konsistente Daten bereitstellen zu können.
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Bei einer durchgehenden Berücksichtigung dieser Ideen merkt der Anwender gar nicht, dass er ECM Komponenten verwendet. Informationen werden vom im Hintergrund arbeitenden ECM dem Anwender zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Anwendung in der geeigneten Form bereitgestellt.
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Schon diese kurze Skizze des Enterprise Content Management lässt die Komplexität ahnen, die hinter ECM Lösungen stecken. Vor nicht allzu langer Zeit war es gar nicht denkbar, dass solche Lösungen durch Open Source Produkte bereitgestellt werden können. Diese Situation hat sich grundlegend geändert. Durch Open Source Produkte werden inzwischen leistungsfähige Plattformen wie z.B. das Betriebssystem Linux bereitgestellt.
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Was ist eigentlich Open Source?
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Open Source Software ist freie Software, aber nicht Freeware. Freeware ist proprietäre Software, die kostenlos abgegeben und kopiert werden darf, ohne dass der Quellcode preisgegeben wird und ohne dass Veränderungen an der Software möglich sind. Freie Software soll das aber genau ermöglichen. Sie soll jedem die Freiheit geben, sie zu benutzen, zu kopieren oder und zu verbreiten, entweder unverändert oder verändert, entweder kostenlos oder gegen Bezahlung. Open Source oder Freie Software kann also durchaus eine kommerzielle Seite haben. Es ist zunächst nur die Aussage, dass die Software „quelloffen“ ist. Der Programmcode der Software wird offen gelegt und die Software kann von Programmierern verändert und zu einem neuen, ablauffähigen Programm zusammengestellt werden. Open Source Software gibt es für alle Plattformen, nicht nur für Linux.
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Viele Open Source Produkten enthalten eine komfortable Installationsroutine und Konfigurationswerkzeuge, die sich nicht von proprietären Produkten unterscheiden..
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Open Source Software hat inzwischen auch das Enterprise Content Management erreicht. Mit Open Source Produkten wie beispielsweise der Datenbank MySQL und Applikationsplattformen wie Apache Tomcat oder JBoss steht die notwendige Infrastruktur als Open Source bereit, um die oben skizzierten Ansprüche an ECM zu erfüllen.
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Open Source Produkte, die mit ECM in Verbindung stehen, sind dabei nach diesen Kriterien zu unterscheiden:
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• Funktionalität:
Der funktionale Schwerpunkt kann vom Dokumentenmanagement bis zum Web Content Management reichen
• Vermarktung:
Einige Open Source Produkte unterscheiden sich in der Marktpräsenz kaum von proprietärer Software. Sie werden über Firmen mit einer entsprechenden Produktdarstellung präsentiert. Andere dagegen präsentieren sich als Entwicklungsprojekte, die von Anwendern nach Belieben verwendet werden können, ohne dass es die Möglichkeit zu professionellem Support gibt.
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Anbieter von ECM Open Source Software
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Folgende Namen sind Beispiele für ECM Open Source Software mit Produktcharakter, die auch professionellen Support bieten:
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• Alfresco (http://www.alfresco.com)
• agorum core (http://www.agorum.de)
• Bitfarm Archiv (http://www.bitfarm-archiv.de)
• xinco (http://www.Xinco.org)
• OpenDocMan (http://www.opendocman.com; als Hosting Service)
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Dabei ist Alfresco das Produkt, das auf dem internationalen Markt mit den bekannten proprietären Produkten des ECM Marktes zu konkurrieren beansprucht.
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Davon sind deutlich die Produkte zu unterscheiden, die sich zwar manchmal mit der Bezeichnung ECM ausstatten, aber nur einen sehr kleinen Teil des ECM abdecken: das Web Content Management (WCM). Beispiele dafür sind:
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• eZ Publish (http://ez.no/de/)
• Zope (http://www.zope.de)
• Typo3 (http://typo3.org)
• Magnolia (http://www.magnolia.info)
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Der funktionale Schwerpunkt dieser Produkte liegt in der Bereitstellung und Veröffentlichung von Informationen im Intra- bzw. Internet einschließlich des Seitendesigns und des Freigabeprozesses. In diesem Bereich sind Open Source Produkte sehr stark verbreitet.
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Der Vollständigkeit halber sind auch Produkte zu nennen, die eher einen Projektcharakter haben wie zum Beispiel:
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• Contineo (http://contineo.wikispaces.com)
• KnowledgeTree (http://www.knowledgetree.com)
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Das Angebot für ECM Open Source ist vorhanden, aber welche Vorteile bzw. Nachteile bringt Open Source in diesem Bereich.
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Als Vorteil werden häufig die Lizenzkosten genannt, die bei Open Source Produkten wegfallen. Projekte mit Open Source Produkten können aber dennoch genauso teuer werden. Die Lizenzkosten stellen in der Regel nicht den größten Teil der Kosten in ECM Projekten dar, sondern die Kosten für die Anpassung und Implementierung sind häufig höher. Außerdem sind auch Open Source Produkte nicht kostenlos. Die Lizenz ist zwar kostenfrei, aber es ist dringend zu empfehlen, einen kostenpflichtigen Wartungs- und Unterstützungsvertrag mit dem Anbieter der Open Source Software zu schließen. Die fehlenden Lizenzkosten werden in manchen Projekten auch durch erhöhte Anpassungs¬aufwände ausgeglichen.
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Der Einsatz von Open Source kommt daher weniger wegen geringerer Kosten in Frage, sondern bietet sich in Projekte aus anderen Gründen an. Dazu zählt besonders die Möglichkeit, eigene Anpassungen und Erweiterungen erheblich leichter implementieren zu können, da der Quellcode des Systems zugänglich ist. Außerdem kann das Open Source Prinzip bewirken, dass Software zuverlässiger ist und Fehler schneller beseitigt werden. Ob das allerdings tatsächlich der Fall ist, kann nur im Blick auf das jeweilige Open Source Produkt beantwortet werden.
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SaaS als Alternative?
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Inzwischen aber stellt sich nicht mehr nur die Frage nach proprietärer oder Open Source Software, sondern der Anwender kann sich inzwischen auch für eine weitere Möglichkeit entscheiden: Software as a Service (SaaS). Hier geht es darum, komplexe Systeme im eigenen Haus zu vermeiden, die aufwändig zu betreiben, upzudaten oder zu migrieren sind.
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Dahinter steckt die konsequente Weiterentwicklung des oben bereits skizzierten Ansatzes von ECM, die Funktionen als unabhängige Dienste anzubieten. Wenn das möglich ist, kann auch eine Bereitstellung dieser Dienste von außerhalb durch einen Dienstleister implementiert werden. Im Unterschied zu dem vor einigen Jahren propagierten Ansatz des Application Service Providers (ASP) soll SaaS die Möglichkeit bieten, die Dienste individuell für den Anwender zusammenzustellen, statt den Anwender auf eine starre Anwendung festzulegen.
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Technisch ist eine solche Lösung sowohl mit proprietärer als auch mit Open Source Software umzusetzen, aber die Akzeptanz von SaaS ist inzwischen weniger eine technische Herausforderung, weil durch Web 2.0 inzwischen auch brauchbare Benutzerschnittstellen über das Web bereitgestellt werden können. Die Herausforderung ist vielmehr das Vertrauen, seine Daten einem Dienstleister außerhalb des Unternehmens anzuvertrauen.
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Der Markt wird sich nicht für eine Möglichkeit entscheiden. Proprietäre ECM Systeme werden neben Open Source und SaaS weiter im Markt vorhanden bleiben – und bei den Open Source Produkten muss sich noch einiges tun, um dem Anspruch von ECM in Gänze gerecht zu werden. (CJ/Kff)
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