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MoReq2 – Pro und Kontra
PROJECT CONSULT Newsletter 20081120
Der neue Standard MoReq2 ist nicht unumstritten. Diskussionen zwischen Beratern haben dies erst wieder bei SER Solutions im September deutlich gemacht. Wir wollen hier einige Aussagen zum Pro und Kontra zusammenfassen, damit Interessierte sich ein Bild machen können. Alle Zitate und Links zu Zitaten können auf unserer Webseite http://www.MoReq2.de abgerufen werden. Beginnen wir mit dem Kontra.
Kontra
Bereits bei der ersten Vorstellung von MoReq2 machte Rory Staunton, Chef des renommierten Analysten- und Beratungshauses Strategy Partners aus England deutlich, dass er MoReq2 für zu voluminös, komplex und nicht umsetzbar halte. Er forderte die Schaffung einer abgespeckten Version, die größere Chancen am Markt hat. Die Diskussion anlässlich der DLM Forum Konferenz in Lissabon am führte zu einem Austausch von Argumenten zwischen Rory Staunton, Marc Fresko als Autor und Ulrich Kampffmeyer als einer der Herausgeber von MoReq2.
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme meldete sich in der Zeitschrift CIO gleich zweimal zu Wort. In der Ausgabe vom 26.05.2008 heißt es in einem redaktionellen Beitrag: „Der 29. Juni sollte im Kalender rot eingekringelt werden, denn zu diesem Termin tritt die EU-Richtlinie 2006/43/EG in Kraft. Zu diesem locker als EuroSox bezeichneten Regelwerk hat ein Zusammenschluss von Firmen, Wissenschaftlern und Entwicklern einen Standard namens MoReq2 entwickelt. Für den wird nun eifrig die Werbetrommel gerührt. Bindend ist er aber nicht. Mit Speck fängt man Mäuse und mit Compliance Kunden, scheint so mancher Anbieter zu denken. Hinter dem Kürzel MoReq2 steht der Standard Model Requirements for the Management of Electronic Records. Herausgeber ist ein gemischtes Team diverser Lobbyisten.“ „Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI), in dem nach eigenen Angaben die Mehrheit der Enterprise Content- Management (ECM)- und Dokumenten-Management-Systeme (DMS)-Anbieter zusammengeschlossen ist, will das Thema MoReq2 dieser Tage auf seiner Mitgliederversammlung diskutieren.“ Im Juni wurde dann in der CIO Ausgabe vom 23.06.2008 noch einmal durch stellvertretenden Vorsitzenden Bernhard Zöller nachgelegt: „Technisch zu wenig konkret, von unklarem Nutzwert und eher Reklame-Gag als echter Bedarf“. Bernhard Zöller, stellvertretender Vorsitzender des VOI, sagt über MoReq2: "Die Testszenarien, die vom Anbieter zu absolvieren sind, sind mit 1.200 Seiten so umfangreich, dass mancher kleiner Anbieter schlicht aus Aufwandgründen davor zurückschrecken wird." Zöller sieht nicht ein, warum die nichtzertifizierten Anbieter in Misskredit geraten sollten, bloß, weil sie nicht bereit sind, "viel Geld für eine Zertifizierung auszugeben, für die es derzeit noch keine Nachfrage gibt". In Sachen MoReq2 bleibt er jedoch bei der Einschätzung, man sähe den Sinn nicht. "Zumindest solange nicht, wie der Nutzen primär bei den Zertifizierungsdienstleistern zu liegen scheint und ohne deren Marketing-Aktivitäten keine konkrete Nachfrage am Markt zu diesem Thema herrscht", wie Bernhard Zöller sagt.
Auch in der Diskussionsrunde mit Dr. Kampffmeyer bei der SER Solutions am 09.09.2008 wird MoReq2 von Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner, scharf kritisiert: „Die Hauptkritik an MoReq und das geht jetzt erstmal nicht um das Zertifizierungsverfahren– ist auf gut deutsch gesagt - das ist ein veraltetes funktionales Konzept.“ „Man baut jetzt aber und das ist das was wir kritisieren, auf Basis dieses bürokratischen, geldverschwenderischen Monsters ein Zertifizierungsverfahren.“ „Also mein Kritikpunkt ist … wir dürfen die technologische Weiterentwicklung nicht bremsen. In dieser Version ist er ausgebremst auf dem Status der 70iger Jahren.“ „MoReq2 halte ich für eine EU-skurrile-bürokratische Geldverschwendung, die Ihnen nichts bringt.“ (Auszüge)
Antworten auf diese Anschauungen finden sich in unseren Newsletterausgaben 20080904 und 20080930.
Pro
Die offizielle Stellungnahme der Europäischen Kommission zu MoReq2 findet sich auf der Webseite der EC http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/ „Since it was first published in 2001, the original Model Requirements for the management of electronic records (MoReq) have been used widely throughout Europe and beyond. MoReq is now regarded as an unqualified success. It has been cited many times on many continents and it has a central role on the electronic records management scene.“ ”MoReq2 not only addresses the impacts of the technological change but also takes account of new standards and best practice that have been developed over the last several years. It is written as an evolutionary update of the original MoReq. MoReq2 for the first time will also allow for a software testing regime to be implemented. It is written specifically to support the execution of independent compliance testing and a suite of compliance tests have been developed in parallel with the model requirements themselves.” “Finally, the years of experience in using and applying MoReq has pointed out the need for national variations, to take into account different national languages, legislation, regulations, and record keeping traditions. For this reason, MoReq2 introduces a moderated mechanism – called ‘Chapter Zero’ – to allow member states to add their unique national requirements.” “MoReq2 was prepared for the European Commission by Serco Consulting with financing from the European Union’s IDABC programme. The development of MoReq2 was overseen by the Secretariat General of the European Commission working closely with the DLM Forum. Drafts were reviewed by DLM Forum experts at key stages in the development. These reviews were in addition to input and review by dozens of users, consultants, suppliers, academics and professional bodies from around the globe, giving MoReq2 an unprecedented level of authority. As such MoReq2 will be of great value to all those involved in the management of electronic records in Europe and around the world.”
Auf der Webseite MoReq2.de finden sich eine Vielzahl positiver Kommentare zum MoReq2 Records Management Standard http://moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/).
Der Leiter des Projekt- und Autorenteams von MoReq1 und MoReq2, Mark Fresco, EDM & ERM Consulting Services Director, Serco Consulting, England, stellt den Nutzen heraus: „MoReq2 gives European organisations of all kinds a real advantage as they move to managing their electronic information. With MoReq2 we now have a state-of-the-art specification that can be used to ensure the success of information management initiatives.”
Die Firma imbus ist der Autor der MoReq2 Testszenarien. Der Vorstand von imbus, Dipl.-Inf. Tilo Linz, Vorstand Marketing/Vertrieb, imbus AG; Vorsitzender German Testing Board e.V. Sprecher der GI-Regionalgruppe Nürnberg/Fürth/Erlangen, Mitglied im ISTQB, Deutschland, schreibt: „Die Zertifizierung von Records Management Lösungen nach dem internationalen MoReq2 Standard, liefert Anwendern und Entscheidern Markttransparenz und Investitionssicherheit.”
Auch die Herausgeber des MoReq2 sind von der Bedeutung des neuen Records Management Standards überzeugt.
Professorin Dr. Luciana Duranti, Archival Studies, School of Library, Archival, and Information Studies, The University of British Columbia, Vancouver, British Columbia, Canada; Director, InterPARES Project, Kanada, hält fest: “ Moreq2 is consistent with the findings of all major research projects on digital records and as such is likely to become a de facto standard well beyond Europe. It shows in a clear way how the fundamental concepts, principles and methods taught in academic programs can be effectively translated in an implementable standard.”
Professorin Maria Guercio, Archival Science and ERMS at the Universita’ degli studi di Urbino, Director of the Institute for archival science and librarian studies; Member of ISO-UNI for the TC 46 SC 11 – Archival and Records Management; Member of the Italian group dedicated to the definition of national legislation in the electronic records area, konstatiert: “The approval of MoReq2 is an essential tool able to provide – thanks to the certification process adopted – concrete and specific elements for evaluating the functionalities (and the quality) of the applications dedicated to the creation of accurate and reliable records systems in the electronic environment.”
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Deutschland, ist der Meinung: „Moreq2 ist für Unternehmen, die international aufgestellt oder international tätig sind, eine Chance, mit einem einzigen Records Management Standard alle Anforderungen von Governance, Risk Management und Compliance in allen Ländern einheitlich abzudecken.“ “Mit MoReq2 gibt es erstmal einen einheitlichen Records Management Standard für ganz Europa, der durch ein Zertifizierungsverfahren gestützt ist.”
Marie-Anne Chabin, Director of Archive 1; Chairman of the working group “MoReq” within Ialta France (French association for the promotion of electronic signature); Member of the French working group on digital data preservation PIN (Préservation de l’Information Numérique), Frankreich, gibt folgende Einschätzung: “The European standard MoReq2 provides a complete and testable set of specifications which allows organisations facing the challenge of digital information management to implement secured, reliable and efficient electronic records management.” “MoReq2 is an essential tool to be used in order to give a best overview of the main functionalities needed for an efficient electronic records management.”
Miguel Camacho, Records Management specialist, Acoount Manager, SADIEL S.A., Spanien, meint: “In the long ascent toward a society where digital lifestyle becomes a everyday reality and knowledge is carefully stored in such a way that it can be enjoyed by the ones to follow, MoReq2 constitutes an excellent base camp, since it provides all of us, companies and public administrations, with a European reference that not only is the result of consensus, but it is also solid and full of useful elements for us to continue our own climb.” “MoReq2 is acting as a trigger for companies to become aware of the importance of counting with a internal policy on how electronic record management must be handled, mostly when the paper based information is less everyday and most transactions with customers are carried electronically.”
Das DLM Forum als Träger des MoReq2-Standards stellt die Bedeutung heraus. Toivo Jullinen, DLM Forum Chair; DLM Forum MoReq2 Review Group, member; European Archives Group, member; The National Archives of Estonia, head of development bureau; Estonian University of Life Sciences, lecturer in public administration, Estland, meint: “Today institutions and individuals in all sectors over the modern society are using computers to do their everyday job. Information is created and documented electronically by means of ICT. This has urged people to look for sound electronic records management and preservation of records over the long periods of time after they have been transferred to archives.” “There is a common need for this on the European level whether dictated by the legislation, business needs or by the interests of those reusing the information in the reading rooms and on the web pages of cultural and knowledge institutions now or in the future. MoReq2 definitely helps us to achieve our goals in the documents and archives sector and has a good perspective to be used as a standard even beyond European Union.”
Auch nationale und internationale Verbände unterstützen MoReq2.
Atle Skjekkeland, Vice President, AIIM International, USA: „We expect Moreq2 to become one of the most important records management standards in Europe. It will help you implement good IT solutions for managing electronic records.” “The Moreq2 standard makes it easier to procure and implement an IT solution for managing electronic records. It reduces your risk by providing you with a model requirements for the management of electronic records.”
Drs. Hanns-Ulrich Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA, AIIM - the ECM Association, England, halt fest: “Moreq2 ist die Gelegenheit in Form eines Standards eine sonst ziemlich vielschichtige und uneinheitliche geregelte Materie sowohl für den Hersteller als auch vor allem für den Anwender durchsichtig und nachvollziehbar zu machen.” „Für uns als Verband aller im Informationsmanagement verbundenen Mitglieder gehören Standards und die Entwicklung solcher mit zu den wichtigsten Aufgaben und Moreq2 mit zu den wichtigsten Europäischen Standards der nächsten Jahre.”
Dr. Hermann Huemer, Mitglied des Geschäftsführenden Vorstands und Kassier der ÖGDI, Österreichische Gesellschaft für Dokumentation & Information, Österreich: “Sowohl aus der Sicht des Qualitätssicherers als auch aus jener des Trainers für Dokumentenmanagement begrüße ich die Standardisierung, wie sie mit MoReq2 möglich wird. Damit wird ein ein¬heitlicher Bezugsrahmen für die Ausbildung geschaffen, was zur weiteren Professiona¬lisierung der Branche beiträgt. Im kommenden Semester werden wir daher MoReq2 in unser Lehrangebot integrieren.”
Einen ähnlichen Ton schlägt auch Professor Dr. Stefan Gradmann, Knowledge Management an der Berlin School of Library and Information Science (IBI) / Humboldt Universität zu Berlin; Präsident der GDI Deutschen Gesellschaft für Information und Dokumentation; Vorsitzender des WP2-Committees (Technical and Semantic Interoperability) von Europeana / EDLnet, Deutschland, an: „Moreq2 ist für uns Dreh- und Angelpunkte einer interoperablen Europeana: so besehen wird Moreq2 ein Schlüsselelement für die Integration archivalischer Ressourcen in die Europäische Digitale Bibliothek.“ „Ich betrachte Moreq2 als ein Kernelement unseres IBI-Curriculums im Bereich Digitale Bibliotheken: der Standard erlaubt eine Konzeptualisierung von Informationsmanagement im Bereich der ‘Digital Records’ auf hinreichendem Abstraktionsniveau um deren Konzepte mit den in Bibliotheken und escience dominanten Vorstellungen in Beziehung setzen zu können. Zudem schafft Moreq2 eine gesunde Basis für ein Neu-Denken von digitaler Langzeitverfügbarkeit (einer unserer weiteren Schwerpunkte in Forschung und Lehre.“
Auch die Hersteller von Records Management Software sind von MoReq2 und dem Potential dieses neuen Standards überzeugt:
Volker John, Director Product Management, SAPERION, Deutschland: „MoReq2 bietet die Chance, den bisherigen, verwirrenden Zustand rund um das Thema Records Management auf Basis einer Applikations- und Hersteller-unabhängigen Definition zu beenden.”
Hyperwave, Österreich: “Dokumentmanagement (DM), Enterprise Content Management (ECM) und Records Management (RM) haben unterschiedliche Bedeutungen und Anwendungsgebiete in Organisationen, Moreq2 schafft hier eine übergeordnete Verbindung in der Verwaltung von unstrukturierten Daten über den gesamten Dokumentlebenszyklus.” “Moreq2 als gesamteuropäischer Standard vereinheitlicht und beschleunigt die Produktentwicklung, vereinfacht den Erfahrungsaustausch und reduziert den Aufwand für die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften in multinationalen Konzernen.”
Peter Lipps, Vice President & General Manager, Enterprise Records Management Business at Open Text, USA: “MoReq2 will give governments and corporations a single approach to managing their most important records, a daunting task for large organizations struggling with ever increasing stores of electronic information. For European corporations operating in multiple European countries, MoReq2 is particularly valuable because it will provide a single set of best practices for all of Europe.” “Industry analysts have consistently acknowledged Open Text’s global leadership in the Enterprise Records Management market both in the U.S. (DoD 5015.2), Europe (TNA, DOMEA®) and APAC (VERS). Open Text is committed to supporting MoReq2 as the unified European EDRM standard that has the potential to supersede existing local government standards.”
Meridio, England: “Mit MoReq2 können erstmals länderübergreifende Records Management Lösungen auf Basis eines einheitlichen Standards implementiert werden. MoReq2 ermöglicht Meridio mit nur einer Zertifizierung in allen europäischen Ländern einen Records Management Standard zu erfüllen.”
Craig Rhinehart, IBM Software Group, Information Management, Director, ECM Compliance and Discovery Product Marketing, USA: “MoReq2 as a standard designed to be pan European increases the profile of records management at a time when organisations are coming under increased pressures both legal and regulatory to be able to effectively manage the records lifecycle from creation to disposal, applying holds and multiple retention periods where required and IBM sees the adoption of such standards as vital for customers and vendors in the ever changing compliance landscape.” “IBM as a proponent of standards based software has been actively involved in the DLM Forum and in the MoReq2 review process as a member of the vendor panel, so with two records management products on the market and a large user base that demands standards based products, we intend to seek accreditation with MoReq2 at the earliest opportunity to maintain our position in an increasingly important market.”
Mag. Hans Greiner, Senior Vice President Indirect Sales Europe, Fabasoft Distribution GmbH, Deutschland: “Fabasoft ist ein Vorreiter für offene Standards. Fabasoft sieht den MoReq2 Standard als eine zukunftsweisende Initiative für einen europaweit einheitlichen Standard im Bereich Records Management.”
Oswald Freisberg, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe, Deutschland: “Da aus unserer Sicht Interoperabilität und Standardisierung insbesondere im europäischen eGovernment von großer Bedeutung sind, haben wir die Entwicklung unserer Government Content Management-Software PRODEA neben dem deutschen DOMEA-Konzept auch an europäischen Standards wie GEVER (Schweiz), ELAK (Österreich) und natürlich dem EU-Standard MoReq2 ausgerichtet.“
Christian Arend, Managing Director, Coextant Systems GmbH, Deutschland: “Coextant Systems misst MoReq2 als die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten-und Records-Management in Europa eine hohe Bedeutung zu.”
In verschiedenen Pressenachrichten und Interviews haben sich auch andere Anbieter von ECM- und Records-Manage¬ment-Software bereits positioniert:
Jürgen Biffar, Geschäftsführer des an den MoReq2-Spezifikationen beteiligten DMS-Herstellers Docuware, kann die inhaltliche Kritik nicht nachvollziehen. So adressiere MoReq durchaus das Thema E-Mail, wenn auch nicht aus technischer Sicht. Biffar sieht vielmehr in den zahlreichen nationalen Vorgaben für die Aktenverwaltung das größte Hindernis für den Erfolg von MoReq. So sei hierzulande besonders das "unselige" Domea-Konzept derart detailliert, spezialisiert und überambitioniert, dass es Projekte behindere und die Produktentwicklung erschwere. MoReq sei hingegen viel pragmatischer und werde sich durchsetzen: "Behörden wollen ihre Freiheiten bei der Aktenverwaltung behalten." Gelingt dies, könnte MoReq laut Biffar auch zum Vorbild und Qualitätskriterium für Privatunternehmen werden, jedoch frühestens in drei bis vier Jahren.
Der SharePoint-Spezialist itsystems AG wirbt bereits mit einer verfügbaren Lösung für die Verwaltung von Geschäftsprozessen und elektronischen Akten, die in Einklang mit Standards einschließlich MoReq steht.
Auch von Anwenderseite aus der Industrie gibt es positives Feedback, so z.B. für Compliance-relevantes Records Management in der Pharma-Branche:
Lic. phil. Jürg Hagmann, Wirtschaftshistoriker; Education, consulting & support manager for global records management; Verband der Schweizer Archivare und Archivasrinnen, Schweiz: “Informationsspezialisten müssen zusammen mit den IT-Professionals zu einer gemeinsamen Sprache und einem gemeinsamen Verständnis finden, wenn sie ihre Implementationsstrategien (EDRMS) erfolgreich umsetzen wollen. Dies wird enorm erleichtert durch die Vermittlung von Standards wie Moreq.” „Obwohl in der Pharma Industrie einige Elemente von Moreq (z.B. Controls & Security, chapter 4) bereits durch regulatorische Anforderungen (FDA, part 11) in Dokumentenmanagementsystemen umgesetzt sind (CSV Validierung), kann Moreq dazu beitragen, die spez. Aufbewahrungsanforderungen unter einem gemeinsamen Nenner zu implementieren, insbesondere im unstrukturierten Bereich.”
Mal sehn, wie sich die Diskussion weiterentwickelt. Kommentare kann man auch direkt im Blog auf der MoReq2-Webseite abgeben: http://moreq.niniel.org/2007/08/02/moreq-standard/.
PROJECT CONSULT wird MoReq2 auch in 2009 mit mehreren Seminaren und einem Kongress unterstützen! (Kff)
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