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E-Mail-Management
PROJECT CONSULT Newsletter 20090226
Das Thema E-Mail im Zusammenhang mit einer effektiven Verwaltung und Archivierung bewegt die Gemüter. So waren in der Druckausgabe von Computerwoche Mittelstand am 23.02.2009 einige Thesen herausgestellt worden, die in Aussagen mündeten wie „E-Mail-Archivierung betrifft nur die wenigsten Unternehmen“ und „Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem wirtschaftlichen Eigeninteresse“ (siehe auch die Diskussion unter https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=17651217;articleid=17651217). Zugegebenermaßen sah der eingereichte Originalartikel etwas anders aus, dennoch ist die Botschaft fatal. Der Artikel zielte auf den Mittelstand und signaliserte, dass es mit dem Thema Compliance und E-Mail nicht so ernst zu nehmen ist. Vernünftigerweise hätte man natürlich erst einmal sagen müssen, was die rechtliche Grundlage ist - denn es gibt nicht zweierlei Recht. Dann kann man anschließend auch auf die Möglichkeiten von verschiedenen Lösungen eingehen. Ein Kleinunternehmen mit wenig E-Mail-Verkehr und ohne elektronische Rechnungen kann sich im Microsoft-Umfeld immer noch mit der Archivierung von .PST-Dateien auf CD behelfen. Auch wächst das Angebot, Dateien – und damit auch E-Mails – auf sichere Speicher in „virtuellen Safes“ bei Rechenzentren über das Internet zu archivieren. Der vielzitierte „Bäcker um die Ecke“ wurde zwar nicht im Artikel erwähnt, machte aber in der Diskussion deutlich, dass wirtschaftliche Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen kaum zu finden sind. Dass E-Mail-Management aus Gründen der Nutzung und Erschließung der Informationen, aber auch aus Compliance-Gründen, wichtig ist, war im Prinzip unbestritten. Und damit sind wir bei zwei Kernpunkten: Zum Einen ist reine E-Mail-Archivierung wenig sinnvoll, da sie eine neue Insel von Information generiert. E-Mails gehören in einen Sachzusammenhang mit anderen Dokumenten, mit Nachweisen von Eingang und Ausgang, und entsprechender Klassifizierung und Auswahl entsprechend der inhaltlichen und rechtlichen Wertigkeit. E-Mails auf Grund ihres Formates in ein separates Archiv zu stellen kann sich sehr schnell zur Sackgasse entwickeln. Daher ist der richtigere Ansatz E-Mail-Management mit nachgelagerter Archivierung zu betreiben. Zum Zweiten haben wir hier ein grundsätzliches Problem von Standard-Software. Eigentlich müsste jede Anwendung, die relevante - inhaltlich, kaufmännisch und steuerlich - Information erzeugen, empfangen, verarbeiten und versenden kann, über entsprechende Funktionen auch zur Archivierung verfügen. Viele Standard-Software-Produkte wurden designt unter Be- und Verarbeitungsgesichtspunkten und haben keine Funktionalität zur effektiven Verwaltung oder gar Archivierung von usntrukturierten Informationen. Die Forderung muss daher lauten, E-Mail-Anwendungssoftware ist so zu programmieren, dass sie entweder die effiziente Verwaltung, Erschließung und Archivierung von E-Mails im Zusammenhang mit weiteren Dokumenten und Ablagen selbst, oder aber zumindest über eine standardisierte Schnittstelle unterstützt. Eigentlich dürfte es gar keine separaten E-Mail-Archivierungsprodukte geben müssen. Die Funktion „Archivieren“ sollte so selbstverständlich wie die Funktion „Drucken“ sein. Vielleicht erbarmen sich ja die Anbieter von Kommunikationssoftware – un hier sprechen wir nicht nur von E-Mail – vernünftige Funktionen und Schnittstellen selbst bereitzustellen. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 2.3.2009
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