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„Information & Document Management“
PROJECT CONSULT Newsletter 20090911
Fast unbemerkt hat sich unser Diskussionsforum auf XING, die Gruppe „Information & Document Management“(https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/) im Sommer gemausert – über 7.000 Mitglieder, mehrere aktive Diskussionsstränge, darunter auch einige in Englisch, Französisch und Spanisch. Die Gruppe ist eines der wenigen multilingualen Überbleibsel aus den Frühzeiten von openBC. Wir können hier nicht jede Diskussion aufgreifen, möchten aber auf einige interessante Themen verweisen.
Zunächst das Thema E-Mail-Management. Beginnend bei der Frage, ob es denn jeder braucht (https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=17651217) über spezielle Formate und Konvertierungsprobleme (https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=23371902) bis zum Beginn und Umfang der Archivierung (https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=23397690) reichten die Beiträge – einer davon mit mehr als 8000 Abrufen. E-Mail-Archivierung stellt weiterhin eines der großen – organisatorischen - Probleme für die Unternehmen dar. Eine einhellige Meinung konnte in der Diskussionsgruppe nicht erzielt werden. Nicht zu vergessen die Posts mit den Hinweisen, dass das Medium E-Mail am 2.8.2009 schlappe 25 Jahre alt geworden ist (unabhängig dass das internet schon 40 Jahre alt ist) – die Zeit vergeht, aber viele Probleme in der elektronsichen Kommunikation sind geblieben (oder neu hinzugekommen).
Ebenfalls mit dem Thema E-Mail war die Frage nach der elektronischen Signatur und DE-Mail verbunden (https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=23377750): „Wird De-Mail Fluch oder Segen für die elektronische Signatur?“. Hier wird auch grundsätzlich die Frage gestellt, wozu brauchen wir De-Mail, es gibt doch genügend Angebote. Ausgangspunkt für diese Diskussion war ein post im Blog der Fa. Saperion (die auch in dieser Ausgabe des Newsletter sich dem leidigen Thema „Nachsignieren“ annähert).
Eine intensive Diskussion entspann sich auch um die beiden Begriffskombinationen „revisionssichere Archivierung“ und „rechtssichere Archivierung“. Der letztere Begriff soll eingeführt werden, da revisionssicher als zu wenig sicher eingeschätzt wird. Nur, kann man als Anwender unreflektiert Produkten trauen, auf denen der Aufkleber „rechtssichere Archivierung“ prangt? Der Anspruch der revisionssicheren Architvierung ist dagegen die Nachprüfbarkeit, dass alles im System und im Betrieb der Lösung richtig gemacht wurde, und keine Zusicherung im Vorwege, dass eine Lösung rechtssicher sei. Aber offenbar findet der Begriff „rechtssicher“ immer mehr Freunde, auch wenn er den Anwendern eine falsche Sicherheit vortäuscht (https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=23155287).
Ebenfalls in den Umkreis der elektronischen Archivierung fällt die Frage, ob denn ZIP ein geeignetes platzsparendes Format für die Langzeitarchivierung sei. Daran ranken sich Fragen des Informationsverlustes durch Kompression und des möglicherweise zu proprietären Formates für eine langfristige Les- und Nutzbarkeit der Informationen (https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=23722597). Der Autor dieses Beitrages hat dann die Hürde noch etwas höher gelegt und stellt die Frage in direktem Zusammenhang mit signierten Daten. Also Signaturen schneidet man doch in vertrauenswürdigen Archiven möglichst beim Speichern ab, um die langzeitige Lesbarkeit ohne propiertären Schnickschnack sicherzustellen.
Die interessante Frage nach „Inhouse versus SaaS“ bei ECM-Lösungen (https://www.xing.com/app/forum?op=redirect;id=24052783;articleid=24052783) ging offenbar an dem Tag mit den vielen Vorstellungen neuer Gruppenmitglieder „unter“. Dabei handelt es sich um die Schicksalsfrage für die ECM-Branche. Die meisten Anbieter gehen immer noch davon aus, dass ihre Produkte inhouse beim Endanwender installiert und betrieben werden. Längst machen sich Outsourcing und alternative Betriebskonzepte breit und die Cloud, SaaS und ASP OnDemand drohen. Wenn erst immer mehr Anender ihre Achriv-, Collaborations-, Workflow und DMS-Lösungen im Internet nutzen, geht es mit den Inhouse-Installationen bergab. Zwar herrscht immer noch eine gewisse Scheu gewisse unternehmenskritische Daten in die Cloud zu legen, und es gibt immer noch das Problem der Schnittstellen zur Verknüpfung von SaaS-Anwendungen mit lokal installierten Programmen, jedoch die Akzeptanz wächst angesichts des Einsparpotentials im Betrieb und kalkulierbarer laufender Kosten. Dem Thema werden wir uns sicher in den nächsten Ausgaben des PROJECT CONSULT Newsletter häufiger widmen.
Bleibt nur den Hinweis, öfter mal in dem von PROJECT CONSULT betreuten Diskussionsforum auf XING (https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/) nach aktuellen Themen Ausschau zu halten. (Kff)
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Zuletzt aktualisiert am: 6.10.2009
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